Jede Person, die in eurem Vereinszugang mitarbeiten soll, bekommt eine eigene Einladung. So braucht ihr keine Passwörter zu teilen und könnt festlegen, wer welche Daten sehen oder bearbeiten darf.
Öffne Einstellungen → Team & Rechte → Benutzer und wähle oben rechts Benutzer einladen. Dafür brauchst du das Recht, Nutzer und Rollen zu verwalten.
So füllst du die Einladung aus
Trage E-Mail und Anzeigename ein. Prüfe die Adresse sorgfältig: An diese Person geht der Zugang.
Wähle anschließend die Rolle. Vorausgewählt ist Mitarbeitende. Diese Rolle kann viele Angaben lesen und Notizen schreiben, aber beispielsweise keine Tierdaten ändern. Welche Rechte die anderen Rollen haben, steht unter Welche Benutzerrollen und Berechtigungen gibt es?.
Mit Verknüpfte Person verbindest du den Benutzerzugang mit einer Personenakte eures Vereins. Gibt es genau eine passende, noch nicht verknüpfte Person mit derselben E-Mail-Adresse, kann Sheltra die Verbindung automatisch herstellen. Bei Rollen wie Pflegestelle ist die richtige Zuordnung besonders wichtig: Nur so weiß Sheltra, welche Tiere zu dieser Person gehören.
Klicke auf Einladen. Das Fenster bleibt zunächst geöffnet und bestätigt den Vorgang. Mit Fertig schließt du es. In der Benutzerliste steht der neue Eintrag als Einladung offen.
Du erreichst dasselbe Fenster auch über Benutzer einladen am Ende einer Benutzerauswahl. Auf einer Personenakte gibt es außerdem Login-Zugang geben. Dabei werden Name, Adresse und Verknüpfung bereits übernommen; prüfe sie trotzdem vor dem Absenden.
Was muss die eingeladene Person tun?
Der Einladungslink gilt sieben Tage. Wer noch kein Konto hat, legt darüber ein Passwort fest und klickt auf Konto aktivieren. Wer bereits ein passendes Konto hat, meldet sich an und wählt Einladung annehmen.
Nutzt euer Verein die Anmeldung über das Microsoft-Konto der Organisation, erfolgt der Zugang darüber und ohne zusätzliches Sheltra-Passwort.
Die eingeladene Person sollte nicht unabhängig davon einen neuen Verein registrieren. Sie soll eure Einladung annehmen, damit sie in eurem bestehenden Vereinszugang landet.
Die E-Mail kommt nicht an
Prüfe zuerst, ob Sheltra die Einladung als E-Mail verschickt hat. Ist der E-Mail-Versand für euren Zugang nicht eingerichtet, erscheint der Link direkt im Einladungsfenster. In diesem Fall musst du ihn selbst an die richtige Person weitergeben; eine automatische Nachricht kommt dann nicht.
Wurde eine E-Mail verschickt, lasst auch den Spam-Ordner prüfen. Dort landen gelegentlich erwünschte Nachrichten. Kontrolliere außerdem die eingetragene Adresse.
Über Einladung erneut senden in der Benutzerliste kannst du einen neuen Link ausstellen. Der bisherige Link wird dadurch ungültig. Erstellt nicht einfach eine zweite Einladung, weil dann mehrere Links gleichzeitig bestehen können. Bei einer falschen Adresse entfernst du die alte Einladung und legst eine neue mit der richtigen Adresse an.
Ist der Link abgelaufen, hilft ebenfalls Einladung erneut senden.
Die Pflegestelle sieht keine Tiere
Prüfe in der Benutzerliste die Verknüpfte Person. Ohne passende Verbindung weiß Sheltra nicht, welche Tiere die eigenen Pflegetiere sind. Ist dort bereits Mit … verknüpfen vorgeschlagen, kannst du diese Zuordnung nach Prüfung übernehmen.
Der Link meldet eine andere angemeldete E-Mail-Adresse
Bei Diese Einladung ist für …, du bist aber als … angemeldet ist die eingeladene Person gerade mit einem anderen Konto angemeldet. Sie soll sich abmelden und den Einladungslink erneut öffnen, diesmal mit dem zur Einladung passenden Konto.
Eine Rolle lässt sich nicht vergeben
Du darfst keine Rolle vergeben, die mehr Rechte besitzt als deine eigene. Sie kann trotzdem in der Auswahl stehen; Sheltra lehnt das Einladen dann ab. Bitte eine Person mit Admin-Rechten, die Einladung zu prüfen.
Das Nutzerlimit ist erreicht
Basis umfasst drei Nutzerplätze, Pro 15, All-in-One unbegrenzt viele. Offene Einladungen und deaktivierte Zugänge zählen mit. Deaktivieren schafft keinen freien Platz.
Entfernt nicht mehr benötigte Einladungen nach Wie lösche ich Einladungen?. Reichen die Plätze weiterhin nicht, braucht ihr einen größeren Tarif.
Es erscheint eine Person, die niemand eingeladen hat
Bei der Anmeldung über Microsoft können Ausstehende Beitrittsanfragen erscheinen. Prüfe, wer dahintersteht, bevor du Genehmigen oder Ablehnen wählst. Eine genehmigte Anfrage bekommt zunächst immer Lesezugriff. Die passende Rolle stellst du danach in der Benutzerliste ein.
Bei weiteren Anmeldeproblemen hilft Warum funktioniert meine Anmeldung nicht?.
