Ja. Ab Pro kannst du vorhandene Rollen umbenennen, ihre Rechte ändern und den Zugriff auf bestimmte Daten begrenzen. Du kannst auch eigene Rollen anlegen. Nur Admin bleibt unveränderbar.
Die acht vorgegebenen Rollen kannst du in jedem Tarif an Teammitglieder vergeben. Für deren individuelle Bearbeitung brauchst du jedoch mindestens Pro und das Recht zur Nutzer-Verwaltung.
Wichtig: Wenn du eine Rolle änderst, änderst du sie für alle Personen mit dieser Rolle. Soll nur eine einzelne Person andere Aufgaben übernehmen, lege lieber eine passende eigene Rolle an, statt unbemerkt die Rechte des ganzen Teams zu erweitern.
So bearbeitest du eine Rolle
Öffne Einstellungen → Team & Rechte → Rollen. Öffne die gewünschte Rolle über das Stift-Symbol. Bei Admin fehlt dieses Symbol, weil diese Rolle immer alle Rechte behält.
Im Reiter Berechtigungen legst du fest, welche Handlungen erlaubt sind. Die Bereiche wie Tiere, Personen, Vermittlungen oder Dienstplan stehen in eigenen Zeilen. Über Ressourcen filtern… findest du den gesuchten Bereich schneller.
Achte auch auf die getrennten Einträge für Bilder, Dokumente und Aufgaben. Wer Tiere bearbeiten darf, darf nicht automatisch Fotos hochladen oder Dokumente ändern. Wähle die benötigten Rechte bewusst aus und klicke anschließend auf Speichern.
Eine Person bekommt immer genau eine Rolle. Braucht jemand beispielsweise Tierpflege und Buchhaltung, kombinierst du die benötigten Rechte in einer Rolle, statt zwei Rollen zu vergeben.
Wie sieht eine Pflegestelle nur ihre eigenen Tiere?
Der Reiter Bereich & Grenzen legt fest, auf welche Einträge sich die Rechte beziehen. Der Unterschied ist: Berechtigungen regelt, was jemand tun darf; Bereich & Grenzen regelt, mit welchen Daten.
Unter Identitäts-gebundene Einschränkungen findest du unter anderem Tiere – nur die, die aktuell oder früher beim Nutzer in Pflege sind/waren. Diese Einstellung bezieht also auch frühere Pflegetiere ein.
Damit Sheltra die eigenen Tiere zuordnen kann, muss der Benutzerzugang mit der passenden Personenakte verknüpft sein. Prüfe dazu Verknüpfte Person in der Benutzerliste.
Darunter gibt es Listen erlaubter Werte, etwa für Personenrollen oder Postfachkanäle. Eine leere Erlaubnisliste bedeutet normalerweise: nicht eingeschränkt. Sie bedeutet nicht, dass gar nichts sichtbar ist.
Eine wichtige Ausnahme betrifft Bestandsbuch – nur Einträge der ausgewählten Tierschutz-Organisations-Personen: Ist dieser Schalter eingeschaltet, aber keine Organisation ausgewählt, sieht die Rolle keine Bestandsbucheinträge. Prüfe hier deshalb Schalter und Auswahl zusammen.
Wie lege ich eine neue Rolle an?
Klicke auf Neue Rolle. Sheltra fragt nach Anzeigename und Code.
Der Anzeigename ist die verständliche Bezeichnung für euer Team, zum Beispiel Transportkoordination. Du kannst ihn später ändern und unter Weitere Sprachen Übersetzungen hinterlegen.
Der Code ist dagegen eine feste technische Kennung, etwa TRANSPORT_LEAD. Verwende dafür Großbuchstaben, Ziffern und Unterstriche. Die Kennungen der acht Standardrollen sind bereits vergeben. Nach dem Anlegen lässt sich der Code nicht mehr ändern. Im Alltag sieht euer Team den Anzeigenamen, nicht diese Kennung.
Wie komme ich zur Standardrolle zurück?
Folgt Standard bedeutet, dass eine vorgegebene Rolle unverändert ist. Dann erhält sie auch neu hinzukommende Standardrechte automatisch.
Sobald du eigene Anpassungen speicherst, zeigt Sheltra die Abweichungen an. Neue Standardrechte werden dann nicht mehr automatisch ergänzt. Prüft angepasste Rollen deshalb auch bei neuen Funktionen.
Mit Auf Standard zurücksetzen stellst du die Ausgangsrechte wieder her. Beachte auch dabei, dass die Änderung alle Personen mit dieser Rolle betrifft.
Die Bearbeitung ist gesperrt oder Speichern klappt nicht
Bei Funktion nicht in deinem Paket enthalten fehlt die Funktion in eurem Tarif. Wer keinen Zugriff auf die Abrechnung hat, sieht unter Umständen nicht einmal diesen Hinweis. Eine zuständige Person kann den Tarif prüfen. Vorhandene Rollen lassen sich weiterhin über die Benutzerliste vergeben.
Beim Speichern gilt außerdem: Du darfst keine Rechte vergeben, die du selbst nicht besitzt. Nimm die entsprechende Auswahl zurück oder bitte eine Person mit ausreichenden Rechten, die Änderung vorzunehmen.
Kann ich Rollen löschen?
Die acht Standardrollen bleiben bestehen und haben kein Papierkorb-Symbol. Eine eigene Rolle kannst du nur löschen, wenn sie niemand mehr verwendet. Bei Konflikt mit einem bestehenden Datensatz gibst du den betroffenen Teammitgliedern zuerst eine andere Rolle.
Zur Zuweisung hilft Wie ändere ich die Rechte eines Mitglieds?, zur Einordnung der Standardrollen Welche Benutzerrollen und Berechtigungen gibt es?.
