Ja. Bei Tieren, Personen, Vermittlungen und Patenschaften gibt es den Reiter Historie. Dort kannst du nachlesen, wann wichtige Angaben geändert wurden, welcher Wert vorher eingetragen war und wer gespeichert hat.
Die Historie ist ein Nachweis, keine automatische Wiederherstellung. Einen früheren Wert musst du selbst wieder in das betreffende Feld eintragen und speichern. Die Funktion steht in allen Tarifen bereit, soweit deine Rolle den jeweiligen Eintrag sehen darf.
So findest du einen früheren Wert
Öffne den betroffenen Eintrag und wechsle zu Historie. Die neuesten Änderungen stehen oben, gruppiert nach Heute, Gestern oder Datum.
Eine Karte entspricht einem Speichervorgang. Oben stehen Zeitpunkt und Name. Darunter siehst du pro geändertem Feld den alten und den neuen Wert, getrennt durch einen Pfeil. Wurden mehrere Felder zusammen gespeichert, stehen sie auf derselben Karte.
Prüfe, welcher Wert wieder gelten soll. Wechsle zum Bearbeitungsformular, trage ihn dort ein und speichere. Beachte, dass spätere Änderungen durchaus beabsichtigt gewesen sein können; stimme dich bei Unklarheiten mit dem Team ab.
Warum finde ich eine Änderung nicht?
Nicht jedes Feld wird protokolliert. Die Historie erfasst wichtige Änderungen, aber nicht jede einzelne Eingabe. Auch bloßes Ansehen wird hier nicht festgehalten. Du kannst also nicht nachschauen, wer eine Akte lediglich gelesen hat.
Prüfe außerdem die richtige Akte: Tier, beteiligte Person, Vermittlung und Patenschaft haben jeweils ihren eigenen Verlauf. Eine Änderung an der Person steht nicht automatisch beim Tier.
Hinzugefügte Notizen, Dokumente, Aufgaben, Bilder, Impfungen, Laborberichte, Behandlungen, Mitgliedschaften und Patenschaften können als eigene Ereignisse bei dem Eintrag auftauchen, zu dem sie gehören.
Ein direkt in Sheltra angelegter Eintrag erhält Datensatz angelegt. Bei importierten und danach noch nicht bearbeiteten Einträgen kann die Historie leer sein. Auch das Alter spielt eine Rolle: Einträge werden nach zwei Jahren automatisch gelöscht.
Wo stehen Änderungen an Schichten, Rechnungen oder Vereinseinstellungen?
Diese Bereiche haben keinen eigenen Reiter Historie. Die entsprechenden Vorgänge findest du auf der Übersicht in Letzte Änderungen und dort über Alle anzeigen, sofern deine Verwaltungsrechte das erlauben.
Mehr dazu steht unter Wie sehe ich, wer eine Änderung vorgenommen hat?.
Ein Wert ist mit Punkten oder einem Schloss verdeckt
Manche persönlichen Angaben sind zunächst ausgeblendet, etwa Ausweisnummer, Geburtsdatum und Anschrift bei Personen oder medizinische Angaben bei Tieren. Dazu gehören auch Felder wie Kastriert, TASSO-registriert, Medizinische Notizen und Weitere Erkrankungen.
Mit dem Augensymbol Wert anzeigen kannst du einen erlaubten Wert sichtbar machen und mit Wert verbergen wieder ausblenden. Achte darauf, dass niemand unberechtigt mitliest.
Steht dagegen Verborgen neben einem Schloss, fehlen deiner Rolle die Rechte für diesen Wert. Dann lässt er sich nicht aufklappen. Bitte die zuständige Person im Verein zu prüfen, welche Angaben du für deine Aufgabe benötigst.
Der Name der bearbeitenden Person fehlt
Wurde ein Benutzer aus dem Verein entfernt, verschwindet dessen Namenszuordnung auch aus der Historie. Die Änderung selbst bleibt stehen, aber wer sie vorgenommen hat, lässt sich darüber nicht mehr feststellen.
Die Auth-Ereignisse helfen hier nicht weiter: Sie erfassen Anmeldungen, Passwortrücksetzungen und Einladungen, keine Feldänderungen. Soll jemand nur pausieren, erhält Deaktivieren die Zuordnung, während Nutzer entfernen sie entfernt.
Kann ich einen größeren Stand wiederherstellen?
Dokumentvorlagen haben eine eigene Versionsverwaltung. Unter Einstellungen → Zentrale Vorlagen findest du an der Vorlage Versionen. Dort kannst du eine frühere Fassung in den Entwurf übernehmen.
Einstellungen → Snapshots betrifft dagegen Sicherungen größerer Teile eures Vereins. Das ist kein geeigneter Ersatz für das Berichtigen eines einzelnen Feldes: Eine Wiederherstellung ersetzt den aktuellen Stand der ausgewählten Datengruppen und damit auch neuere Arbeit anderer Teammitglieder. Lies vorher unbedingt Kann ich gelöschte Inhalte wiederherstellen?.
Wir brauchen den Nachweis länger als zwei Jahre
Sichert benötigte Nachweise vor der automatischen Löschung selbst. Du kannst den Reiter über die Druckfunktion des Browsers beispielsweise als PDF speichern.
Der allgemeine Datenexport enthält das Änderungsprotokoll nicht. Was er umfasst, steht unter Wie exportiere oder lade ich meine Daten herunter?.
