Du kannst eine einzelne Liste oder mehrere Datenbereiche als Tabelle herunterladen. Das nennt man Export. Bilder und Dokumente sind in diesen Tabellen nicht enthalten. Für eine Sicherung samt Dateien brauchst du stattdessen einen Snapshot.
Zum Exportieren ist die Berechtigung Datenexport erforderlich. Auch in einer heruntergeladenen Datei stehen nur Daten, die du in Sheltra sehen darfst.
„Ich brauche die Liste, die gerade vor mir liegt“
Öffne zum Beispiel Tierschutz → Tiere und stelle Filter, Spalten und Sortierung passend ein. Über den kleinen Pfeil oben rechts neben dem Hauptbutton öffnest du die Exportauswahl. Darfst du keine neuen Einträge anlegen, steht dort stattdessen Exportieren.
Wähle Excel-Datei (.xlsx) oder CSV-Datei (.csv). Der Listenexport folgt der aktuellen Ansicht. Eine Excel-Datei ist meist der einfachere Weg zum weiteren Lesen und Bearbeiten. CSV eignet sich, wenn ein anderes Programm ausdrücklich dieses Tabellenformat verlangt.
„Ich möchte mehrere Bereiche zusammen herunterladen“
Öffne Einstellungen → Daten & Backup → Datenexport. Alles exportieren erstellt eine Excel-Datei mit je einem Tabellenblatt für Personen, Mitglieder, Tiere, Vermittlungen, Spenden und Veranstaltungen.
Buchhaltung, Bilder und Dokumente fehlen auch in diesem Gesamtexport. Der Name bedeutet daher nicht, dass wirklich jede Information und Datei des Vereins enthalten ist.
Vor dem Export musst du unter Identität bestätigen dein Aktuelles Passwort eingeben. Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet, wird zusätzlich der aktuelle App-Code abgefragt. Ein Klick genügt; bei vielen Daten kann der Button während der Erstellung grau bleiben.
Die Datei wird im Download-Ordner deines Browsers gespeichert, nicht per E-Mail versendet.
„Ich melde mich nur über Microsoft an und habe kein Sheltra-Passwort“
Ohne eigenes Sheltra-Passwort kannst du die Passwortabfrage des Gesamtexports nicht abschließen. Die einzelnen Listenexporte bleiben dir mit der passenden Berechtigung möglich. Bitte für die Gesamtkopie eine berechtigte Person mit Sheltra-Passwort, den Export auszuführen.
„Ich will auch Fotos und Dokumente sichern“
Erstelle unter Einstellungen → Daten & Backup → Snapshots mit Snapshot erstellen eine Sicherung. Ein Snapshot ist ein gespeicherter Gesamtstand eurer Daten einschließlich Bildern und Dokumenten.
Automatische Snapshots sind standardmäßig ausgeschaltet. Gehe daher nicht davon aus, dass vor einer größeren Änderung schon eine aktuelle Sicherung existiert. Die Wiederherstellung erklärt Kann ich gelöschte Inhalte wiederherstellen?.
„Ich brauche eine leere Tabelle zum Ausfüllen“
Wähle im Exportmenü Import-Vorlage. Du erhältst eine Excel-Datei mit den vorgesehenen Spalten, einer Beispielzeile und einem erklärenden zweiten Blatt. Dort stehen Pflichtangaben und erlaubte Werte. Deine aktuellen Filter ändern diese Vorlage nicht.
Ein passender Sheltra-Export kann ebenfalls als Grundlage für einen späteren Import dienen. Prüfe bearbeitete Daten vor dem echten Import immer mit einem Probelauf.
„Der Export fehlt oder enthält zu viele Zeilen“
Lass die Administration unter Einstellungen → Team & Rechte → Rollen die Exportberechtigung prüfen. Dabei hilft Wie ändere ich die Rechte eines Mitglieds?.
Ein Export enthält höchstens 50.000 Zeilen. Grenze große Listen mit Filtern ein, etwa nach Jahr oder Status, und exportiere mehrere Teilmengen.
Werden in einer CSV alle Werte in einer Spalte oder Umlaute falsch angezeigt, nutze möglichst die Excel-Datei. Beim CSV-Import in ein anderes Programm wähle Semikolon als Trennzeichen.
„Die Steuerberatung braucht Buchhaltungsdaten“
Öffne Buchhaltung → Auswertungen, wähle das Geschäftsjahr und klicke auf Export. Dort gibt es Journal (CSV) sowie DATEV (EXTF) – mit Steuerberater prüfen. Stimme das DATEV-Format vor der Verwendung mit eurer Steuerberatung ab. Der Bereich setzt das aktivierte Buchhaltungsmodul voraus.
Nichts davon passt
Bei Der Export konnte nicht erstellt werden. oder anderen Fehlern hilft Warum erhalte ich eine Fehlermeldung?. Bewahre heruntergeladene Vereinsdaten nur an einem dafür vorgesehenen, geschützten Ort auf.
