Nicht jede Datei passt an jede Stelle. Fotos gehören bei Tier- und Personenakten in den Bereich Bilder. PDFs und Word-Dateien gehören zu Dokumente. Excel- und CSV-Tabellen werden nur beim Datenimport angenommen.
Das Dateiformat erkennst du meist an der Endung nach dem letzten Punkt, zum Beispiel .pdf bei Impfpass-Bella.pdf oder .heic bei einem iPhone-Foto. Ist die Endung verborgen, öffne die Dateiinformationen über Eigenschaften unter Windows beziehungsweise Informationen auf dem Mac oder in der Dateien-App des Handys.
Welche Formate sind erlaubt?
| Bereich | Geeignete Formate |
|---|---|
| Bilder in Tier- und Personenakten, Beiträgen und als Profilbild | JPEG, PNG, WebP, GIF, HEIC, HEIF |
| Dokumente in einer Akte | PDF, DOC, DOCX, TXT |
| Dokumentablage des Vereins | Dokumentformate; dort sind auch Bilder erlaubt |
| Videos in der Content-Planung | MP4, MOV |
| Vereinslogo | Übliche Bildformate und SVG |
| Datenimport | CSV, XLSX |
„Ich möchte ein Foto als Dokument an eine Akte hängen“
Bei Bilder bitte über die Bildergalerie hochladen, hier sind nur Dokumente erlaubt. ist die Datei nicht unbedingt fehlerhaft. Du bist nur im falschen Bereich.
Schließe den Dokument-Upload und verwende in derselben Akte Bilder hochladen. In der allgemeinen Dokumentablage des Vereins sind Bilder dagegen erlaubt.
„Ich möchte eine Tabelle oder Präsentation ablegen“
Speichere sie in deinem Programm als PDF, wenn sie als lesbares Dokument abgelegt werden soll. Die Funktion heißt häufig Speichern unter, Exportieren oder Drucken mit einer PDF-Ausgabe. Kontrolliere danach, ob alle Seiten und Spalten vollständig sichtbar sind.
Eine Excel-Tabelle kannst du nicht im Original an eine Akte hängen. Für den Datenimport ist dagegen gerade die Originaltabelle als CSV oder XLSX richtig. Eine PDF eignet sich nicht, um ihre Tabellenwerte als Datensätze zu importieren.
„Meine Datei ist im Auswahlfenster grau“
Bildergalerie, Logo-Auswahl und Datenimport zeigen nur passende Dateitypen zur Auswahl an. Eine graue Datei gehört dort nicht zu den unterstützten Formaten.
Die Auswahl Alle Dateien kann den Namen sichtbar machen, hebt aber die Beschränkung nicht auf. Sheltra prüft die Datei beim Hochladen erneut. Öffne sie im ursprünglichen Programm und exportiere ein geeignetes Format. Nur die Endung umzubenennen wandelt die Datei nicht um.
Beim Dokument-Upload kann das Auswahlfenster zunächst auch ungeeignete Dateien zulassen; die Ablehnung erfolgt dann erst danach.
„Ich habe ein ZIP, eine Tonaufnahme oder ein Programm“
Ein ZIP ist ein Paket mit mehreren Dateien. Entpacke es auf deinem Gerät und lade nur die jeweils unterstützten Dateien einzeln hoch.
Tonaufnahmen und ausführbare Programme werden weder als Aktenanhang noch in der Vereins-Dokumentablage unterstützt. Nutze dafür einen anderen, von eurem Verein vorgesehenen Ablageort. Eine geänderte Dateiendung umgeht die Prüfung nicht.
„Muss ich iPhone-Fotos oder unser SVG-Logo umwandeln?“
HEIC und HEIF werden als Fotos angenommen und von Sheltra in darstellbare Bildfassungen umgerechnet. Eine vorherige Umwandlung ist nicht nötig.
SVG ist beim Vereinslogo erlaubt, nicht als Aktenbild oder Dokument. Ein eigenes Logo steht in Pro und All-in-One, nicht im Basis-Tarif, zur Verfügung.
„Ich arbeite an einer Dokumentvorlage“
Eine DOCX-Datei kann als Ausgangspunkt in den Vorlagen-Designer importiert werden. Ein Bild, das du innerhalb einer Vorlage einbaust, darf höchstens 2 MB groß sein. Die Schritte erklärt Wie erstelle, bearbeite oder lösche ich Dokumente und Vorlagen?.
Nichts davon passt
Prüfe auch Gibt es eine maximale Dateigröße?. Ist das Format passend und die Datei klein genug, hilft Warum kann ich keine Datei hochladen?.
