Unter Personen verwaltest du Menschen und Einrichtungen, zum Beispiel Adoptanten, Pflegestellen, Paten, Tierarztpraxen und Partnertierheime. Eine Personenakte ist nicht automatisch ein Benutzerkonto für die Anmeldung.
Suche vor dem Anlegen nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Sheltra warnt bei der normalen Neuanlage nicht automatisch vor einem doppelten Eintrag. Zwei vorhandene Personenakten lassen sich später nicht einfach zusammenführen.
So legst du eine Person oder Einrichtung an
- Öffne Personen und klicke auf Neue Person.
- Wähle unter Art entweder Person für einen Menschen oder Organisation für eine Einrichtung.
- Trage bei einer Person Vorname und Nachname ein. Bei einer Organisation ist der Organisationsname erforderlich. Weitere Angaben kannst du ergänzen, sobald sie vorliegen.
- Aktiviere unter Rollen, welche Beziehung die Person zu eurem Verein hat, und klicke auf Anlegen.
Eine Person darf mehrere Rollen haben, etwa Adoptant und Pate. Weitere Rollen sind Interessent, Pflegestelle, Kontrolleur, Mitglied, Transporteur, Tierarzt, Tierschutzorganisation, Lieferant, Mitarbeiter und Helfer. Transporteur erscheint nur, wenn Transporte im Verein eingeschaltet sind.
Rollen änderst du später im Reiter Rollen. Zusätzliche Einstellungen zu einer Rolle werden erst nach deren Aktivierung angezeigt. Diese Personenrollen sind nicht mit den Benutzerrollen für Zugriffsrechte zu verwechseln.
„Ich möchte Daten ergänzen oder bisherige Änderungen sehen“
Öffne die Akte, bearbeite die Angaben und klicke oben auf Speichern. Solange nichts geändert wurde, bleibt der Button grau.
Die Reiter heißen Übersicht, Rollen, Aktivitäten und Historie. In Historie siehst du, wer wann etwas geändert hat. Vorkontrolle erscheint zusätzlich, wenn die Person Adoptant oder Pflegestelle ist oder bereits eine Vorkontrolle vorliegt.
Angaben wie Adoptant (ehemalig) oder Pflegestelle (kein aktuelles Tier) werden aus den vorhandenen Zuordnungen abgeleitet. Du musst diese Zusätze nicht selbst pflegen.
„Eine Person wurde doppelt angelegt“
Entscheidet, welche Akte künftig verwendet werden soll. Verknüpfte Vorgänge der anderen Akte wandern nicht automatisch dorthin. Prüft deshalb beide Einträge, bevor ihr einen entfernt.
Zum Löschen klicke in der Personenliste rechts in der betroffenen Zeile auf das Papierkorb-Symbol Löschen. Ist nichts verknüpft, wird die Person nach der Bestätigung gelöscht.
Bestehen Verbindungen zu Vermittlungen, Patenschaften, Tieren, Dokumenten, Aufgaben oder einem eigenen Zugang, verhindert Sheltra die Löschung und bietet Deaktivieren an. Eine reine Vereinsmitgliedschaft zählt dagegen nicht zu diesen Löschsperren.
Deaktivieren erhält die ganze Akte mit ihren Beziehungen. Sie verschwindet nur aus normalen Listen und Auswahlfeldern. Du findest die Aktion auch direkt in der Akte unter Aktionen → Deaktivieren.
Beim Import kann der Assistent mögliche Übereinstimmungen anhand von E-Mail und Telefonnummer vorschlagen. Auch dort wird nicht ohne deine Entscheidung etwas zusammengelegt.
„Ich brauche eine deaktivierte Person wieder“
Setze in der Personenliste Deaktiviert auf Ja, öffne die Akte und wähle Aktionen → Reaktivieren. Danach ist die Person wieder in den normalen Listen und Auswahlen verfügbar.
„Ein Button fehlt oder bestimmte Angaben bleiben leer“
Bitte eure Administration, die benötigten Rechte zu prüfen. Für den sichtbaren Button Neue Person wird Personen bearbeiten benötigt; für das tatsächliche Anlegen zusätzlich Personen anlegen.
Deaktivieren und Reaktivieren benötigen Personen löschen. Adresse, Geburtsdatum und Ausweisnummer sind nur mit Sensitive Personenfelder lesen sichtbar. “Sensitiv” meint besonders schützenswerte Angaben. Manche Rollen dürfen außerdem nur selbst angelegte Personen ändern.
Eine zusätzliche Tierschutzorganisation kann am Tarif scheitern. Dazu hilft Wie erstelle, bearbeite oder lösche ich Organisationen?. Die Zugriffsrechte erklärt Welche Benutzerrollen und Berechtigungen gibt es?.
Nichts davon passt
Bei Lade- oder Speicherproblemen nutze Warum funktioniert die Personenakte nicht?.
