In einer Personenakte stehen die Angaben zu einer Person und ihre Verbindungen zu eurem Verein, zum Beispiel als Pflegestelle oder Adoptantin. Wenn etwas fehlt oder sich nicht ändern lässt, können Filter, Rollen oder bestehende Verknüpfungen die Ursache sein.
Lege eine scheinbar verschwundene Person nicht sofort erneut an. Prüfe zuerst den aktiven Verein, die Suche und die Filter. Doppelte Akten machen spätere Zuordnungen unnötig schwierig.
„Ich finde eine Person nicht mehr“
Entferne Suchbegriffe und prüfe gesetzte Filter. Kontrolliere auch am Vereinsnamen in der Seitenleiste, ob du im richtigen Verein arbeitest.
Deaktivierte Personen sind in den normalen Listen und Auswahllisten ausgeblendet. Um sie zu finden, setze den Filter Deaktiviert auf Ja. Nur alle Filter zurückzusetzen, reicht dafür nicht aus.
Sieht eine andere Person dieselbe Akte, du aber nicht, können eure Zugriffsrechte unterschiedlich sein. Unter Einstellungen → Team & Rechte → Rollen lässt sich über Sichtbare Personen-Rollen festlegen, welche Personengruppen eine Rolle sehen darf. Bitte eure zuständige Person, diese Einstellung zu prüfen.
Auch bei Datensatz nicht gefunden. lohnt sich die Kontrolle des aktiven Vereins. Die Meldung allein bedeutet nicht sicher, dass die Akte gelöscht wurde.
„Ein Bereich in der Personenakte fehlt“
Welche Bereiche du siehst, hängt unter anderem von den Rollen der Person, deinen eigenen Berechtigungen sowie dem verfügbaren Modul und Tarif ab.
Dabei sind zwei Arten von Rollen zu unterscheiden: In der Personenakte beschreibt eine Rolle, welche Verbindung die Person zum Verein hat, etwa Adoptant oder Pflegestelle. Deine Benutzerrolle legt dagegen fest, was du selbst in Sheltra ansehen und bearbeiten darfst.
Der Bereich Vorkontrolle setzt zum Beispiel voraus, dass die Person als Adoptant oder Pflegestelle eingeordnet ist. Prüfe das im Bereich Rollen der Akte. Trage eine solche Rolle nur ein, wenn sie tatsächlich zutrifft. Fehlt der Bereich weiterhin, lass auch Rechte und Tarif prüfen.
„Ich kann eine Person nicht löschen“
Die Aktion zum Löschen findest du in der Personenliste am Papierkorb-Symbol, nicht direkt in der geöffneten Akte.
Ist die Person bereits mit anderen Vorgängen verbunden, kann Sheltra stattdessen Person deaktivieren? anbieten. Das betrifft beispielsweise Vermittlungen, Patenschaften, Pflegestellen, Verträge oder andere zugeordnete Unterlagen und Vorgänge.
Diese Verknüpfungen werden benötigt, damit die bisherigen Abläufe nachvollziehbar bleiben. Entferne sie nicht wahllos, nur um das Löschen zu ermöglichen.
Deaktivieren ist nicht dasselbe wie Löschen. Die Akte und ihre Verbindungen bleiben bestehen, die Person wird aber aus den üblichen Listen und Auswahlfeldern ausgeblendet. Das lässt sich rückgängig machen. Eine deaktivierte Akte erfüllt deshalb nicht automatisch eine Bitte um Löschung personenbezogener Daten.
Mehr dazu steht unter Wie beantrage ich die Löschung meiner Daten?.
„Meine Änderung ist nach dem Speichern wieder verschwunden“
Bearbeiten zwei Personen dieselbe Akte gleichzeitig, kann die später gespeicherte Fassung frühere Änderungen überschreiben. Sheltra sperrt die Akte nicht automatisch für andere Bearbeitende.
Stimmt euch deshalb zunächst ab, wer die Akte weiterbearbeitet. In der Historie lassen sich vorherige und neue Werte sowie die bearbeitende Person nachvollziehen. Benötigte Angaben können anschließend gezielt wieder eingetragen werden.
Prüfe aber auch, ob dein erster Speicherversuch überhaupt erfolgreich war. Rot markierte Felder oder eine Fehlermeldung können das Speichern verhindert haben.
„Speichern klappt nicht“
Prüfe die gesamte Eingabeseite, auch weiter oben und unten. Ein fehlendes Pflichtfeld oder ein ungültiges Format kann das Speichern blockieren. Die allgemeine Meldung zu unvollständigen Eingaben nennt nicht immer sofort das betroffene Feld.
Scheitern gleichzeitig auch Änderungen in anderen Bereichen, kann zum Beispiel die Sitzung abgelaufen oder der Vereinszugang wegen der Abrechnung eingeschränkt sein. Hinweise dazu findest du unter Warum erhalte ich eine Fehlermeldung?.
Sichere noch nicht gespeicherte Angaben, bevor du die Seite neu lädst, dich abmeldest oder Browserdaten löschst. Bereits gespeicherte Akten liegen in Sheltra; noch offene Eingaben können bei solchen Schritten verloren gehen.
„Das Profilbild sieht nach dem Hochladen unscharf aus“
Warte zunächst, bis die Verarbeitung und die Vorschau abgeschlossen sind. Prüfe dann, ob auch die ursprüngliche Bilddatei bereits klein oder unscharf ist.
Ein erneutes Laden kann eine veraltete Vorschau aktualisieren. Sichere vorher offene Änderungen in der Akte. Ein unscharfes Original wird durch erneutes Hochladen nicht automatisch schärfer.
Das Problem bleibt bestehen
Nutze Hilfe & Feedback → Problem melden. Beschreibe den betroffenen Bereich, den letzten Schritt und die genaue Meldung. Bewahre die Referenz SR-XXXXXXXX für Rückfragen auf.
Füge nur die personenbezogenen Angaben hinzu, die zur Klärung wirklich notwendig sind.
