Zunächst ist wichtig, welche Daten gelöscht werden sollen: eine Personenakte eures Vereins, dein eigener Benutzerzugang oder der gesamte Vereinszugang.
Über Personen-, Tier- und Mitgliederdaten entscheidet euer Verein. Soll Sheltra dabei unterstützen, erfolgt das auf Anweisung der zuständigen Vereinsvertretung. Für die Löschung eines ganzen Vereinszugangs wendet ihr euch an hallo@sheltra.cloud.
Deaktivieren ist keine Löschung. Eine Abo-Kündigung ebenfalls nicht. Beides sollte deshalb nicht als erledigtes Löschverlangen verbucht werden.
Wie lösche ich eine Personenakte?
Öffne die Liste Personen, suche den richtigen Eintrag und wähle rechts das Papierkorb-Symbol Löschen. In der geöffneten Personenakte selbst gibt es nur Deaktivieren.
Prüfe vor einer tatsächlichen Löschung, ob ihr die Daten entfernen dürft und ob noch benötigte oder aufzubewahrende Unterlagen betroffen sind. Bei Unsicherheit klärt das mit der zuständigen Person für Datenschutz oder Buchhaltung.
Sind andere Einträge mit der Person verbunden, erscheint Person deaktivieren? und Diese Person ist mit anderen Datensätzen verknüpft und kann nicht gelöscht werden. Sheltra zeigt dabei nicht an, welche Verbindung die Löschung verhindert.
Welche Verknüpfungen können das Löschen verhindern?
Dazu gehören beispielsweise Vermittlungen, Patenschaften, Pflegestellen, Kontrollen, Transporte, Verträge und Unterhaltungen. Auch Bestandsbuch, Befunde, Dokumente, Notizen, Aufgaben oder ein Benutzerzugang können die Person verbinden. In Tierakten kann sie etwa als Zuständige Person oder Tierschutzorganisation eingetragen sein.
Eine reine Vereinsmitgliedschaft blockiert die Löschung nicht. Spenden, Spendenbescheinigungen und Mitgliedsbeitragsrechnungen können den Personendatensatz dagegen festhalten.
Eine Verbindung änderst du dort, wo der zugehörige Vorgang liegt. Entferne aber nicht wahllos Belege oder Vorgänge, nur um den Lösch-Button freizubekommen. Ob Daten aufbewahrt werden müssen oder entfernt werden können, muss der Verein im Einzelfall klären. Eine technische Sperre allein ist noch keine vollständige Begründung gegenüber der anfragenden Person.
Was passiert beim Deaktivieren?
Die Personenakte verschwindet aus den gewöhnlichen Listen und Auswahlfeldern. Die Daten und Verbindungen bleiben erhalten und können wieder aktiviert werden. Über Deaktivierte anzeigen findest du den Eintrag erneut.
Informiere die anfragende Person deshalb zutreffend darüber, was geschehen ist und welche weitere Prüfung nötig ist. Behaupte nicht, die Daten seien gelöscht, wenn sie nur ausgeblendet wurden.
Mir fehlt das Löschrecht
Das Papierkorb-Symbol kann sichtbar sein, obwohl deiner Rolle Personen löschen fehlt. Der Versuch wird dann abgelehnt. Bitte die zuständige Person, die Berechtigung unter Einstellungen → Team & Rechte → Rollen zu prüfen oder die Anfrage selbst zu bearbeiten.
Ich möchte meinen eigenen Zugang löschen
Einen Selbstlösch-Button für dein Konto gibt es nicht. Eine andere Person mit Verwaltungsrechten kann dich unter Einstellungen → Team & Rechte → Benutzer → Nutzer entfernen aus dem Verein nehmen.
War dies dein letzter Vereinszugang, wird auch dein Konto gelöscht. Zugehörige Tiere, Vermittlungen und Aufgaben bleiben jedoch erhalten und werden von deinem Benutzerzugang getrennt. Eine vorhandene Personenakte ist ebenfalls gesondert zu behandeln.
Dich selbst kannst du nicht entfernen; auch die letzte aktive Admin-Person ist gegen das Entfernen geschützt. Für weitere Hilfe schreibe an hallo@sheltra.cloud und nenne deine Anmeldeadresse, aber kein Passwort. Die Details stehen unter Wie lösche ich mein Konto?.
Unser gesamter Verein soll gelöscht werden
Wendet euch an hallo@sheltra.cloud. Abo kündigen unter Einstellungen → Abrechnung beendet nur das Abonnement zum Periodenende, nicht automatisch den Datenbestand.
Klärt vor der Löschung notwendige Exporte, Zuständigkeiten und Aufbewahrung. Die vertraglichen Angaben stehen unter {{AGB_URL}} und {{AVV_URL}}.
Was ist mit Protokollen, Postfach und Sicherungen?
Beim Löschen eines Datensatzes können Protokollzeilen als Ereignisnachweis bestehen bleiben, während ihre bisherigen Feldinhalte geleert werden. Die allgemeinen Protokollfristen erklärt Ist die Anwendung DSGVO-konform?.
Unter Einstellungen → Abrechnung → Speicher betrifft Aufbewahrung im Posteingang nur Anhänge. Aufbewahrung von Unterhaltungen entfernt die ganze Unterhaltung. Beide automatischen Löschungen müsst ihr bewusst einstellen; sie sind endgültig.
Ältere Snapshots enthalten den damaligen Datenstand. Eine spätere Löschung aus den laufenden Daten entfernt ihn nicht nachträglich aus jeder Sicherung. Prüft deshalb unter Einstellungen → Snapshots, welche Sicherungen ihr weiter benötigt und wie ihr mit betroffenen Kopien umgeht.
Für Tierakten hilft Wie erstelle, bearbeite oder lösche ich eine Tierakte?. Vor einer Auskunft oder Löschung kann Wie kann ich meine personenbezogenen Daten herunterladen? weiterhelfen.
