Die laufenden Vereinsdaten und Dateien liegen auf den Servern der Sheltra-Installation bei {{HOSTING_PROVIDER}} in {{HOSTING_REGION}}. Die Anwendung erreicht ihr unter https://app.sheltra.cloud.
Dazu gehören Tier- und Personenakten, Vermittlungen und Buchhaltungsdaten ebenso wie Fotos, Dokumente und Postfachanhänge. Solange Anbieter oder Region hier noch als Platzhalter stehen, ist das keine vollständige Standortauskunft. Fordert die konkreten Angaben für euren Vertrag beim Support an.
Wo liegen die Sicherungen?
Die sogenannten Snapshots sind Sicherungen des damaligen Vereinsdatenstands. Sie werden verschlüsselt und getrennt von den laufenden Daten an zwei Standorten bei Hetzner gespeichert.
Die Trennung soll verhindern, dass derselbe Ausfall zugleich die laufenden Daten und deren einzige Sicherung betrifft. In der Snapshot-Liste steht dazu Verschlüsselt und redundant an zwei getrennten Standorten gespeichert. Redundant bedeutet hier: an mehr als einem Ort vorhanden.
Die genaue vertragliche Zuordnung der Standorte und Dienstleister solltet ihr über hallo@sheltra.cloud beziehungsweise den Auftragsverarbeitungsvertrag unter {{AVV_URL}} klären. Übernehmt keine noch offenen Platzhalter in eure eigene Datenschutzerklärung.
Können andere unsere Dateien direkt aus dem Speicher abrufen?
Normale Fotos und Dokumente werden über Sheltra ausgeliefert. Dabei wird geprüft, ob der jeweilige Zugang die Datei sehen darf. Die beim Abruf verwendeten internen Links gelten nur begrenzte Zeit; es gibt keinen allgemeinen frei zugänglichen Speicherordner für eure Akten.
Bewusst veröffentlichte Tierbilder sind eine Ausnahme. Sie sind für die Öffentlichkeit bestimmt und werden entsprechend ohne Anmeldung bereitgestellt. Prüft deshalb, welche Bilder und Felder ihr freigebt.
Auch eine selbst heruntergeladene und weitergeschickte Datei liegt danach außerhalb dieser Zugriffskontrolle.
Bleiben alle Daten ausschließlich bei diesen Anbietern?
Nicht bei jeder Funktion. Nutzt ihr Abrechnung, digitale Unterschriften, E-Mail-Versand, WhatsApp, Social Media, KI oder Bankanbindungen, verarbeitet der jeweilige externe Anbieter die für diese Funktion benötigten Informationen auf seinen Systemen.
Der Speicherort der Hauptanwendung ist deshalb nicht automatisch der einzige Verarbeitungsort aller von euch genutzten Dienste. Die Einordnung findet ihr unter Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?.
Was liegt auf meinem eigenen Gerät?
Der Browser speichert einige Einstellungen und Zwischenstände, beispielsweise Sprache, Navigation, zuletzt geöffnete Einheit und bereits gelesene Neuigkeiten. Auch Informationen zum Vereinsdesign und zum freigeschalteten Funktionsumfang können zwischengespeichert werden.
Die Anmeldung wird getrennt in einem geschützten Cookie gespeichert. Dieser Anmelde-Cookie ist nicht für das Auslesen durch gewöhnliche Seitenskripte vorgesehen. Das schützt aber nicht davor, dass jemand ein bereits entsperrtes und angemeldetes Gerät direkt benutzt.
Selbst heruntergeladene Dateien liegen ebenfalls auf deinem Gerät. Behandle sie entsprechend ihrem Inhalt und lasse persönliche Daten nicht auf gemeinsam genutzten Geräten ungeschützt zurück.
Wie bekommen wir eine eigene Kopie unserer Daten?
Über Einstellungen → Datenexport → Alles exportieren kannst du eine Excel-Datei mit den für deine Rolle sichtbaren Vereinsdaten erstellen. Dafür musst du deine Identität bestätigen.
Die Datei kann Tabellenblätter für Personen, Mitglieder, Tiere, Vermittlungen, Spenden und Veranstaltungen enthalten. Sie ist keine vollständige Kopie aller Dateien und der Buchhaltung. Wichtige Dokumente und andere nicht enthaltene Unterlagen musst du gesondert sichern.
Mehr dazu steht unter Wie exportiere oder lade ich meine Daten herunter?.
Warum sehe ich die Snapshots nicht?
Der Bereich heißt Einstellungen → Snapshots. Für das Ansehen und Anlegen brauchst du das zugehörige Recht für Datenimport. Das Wiederherstellen hat eine eigene Berechtigung, weil dabei aktuelle Daten ersetzt werden können.
Bitte eine Person mit Admin-Rechten, dies unter Einstellungen → Team & Rechte → Rollen zu prüfen. Die Schutzmaßnahmen insgesamt erklärt Wie werden meine Daten geschützt?.
