Sheltra verkauft eure Vereinsdaten nicht und wertet sie nicht für Werbung aus. Für bestimmte Funktionen werden aber externe Dienste eingesetzt, zum Beispiel für Zahlungen, E-Mails, digitale Unterschriften oder Nachrichtenkanäle.
Verwendet ihr eine solche Funktion, werden die dafür benötigten Informationen an den beteiligten Anbieter übermittelt. Das ist nicht dasselbe wie die pauschale Weitergabe eures gesamten Tier- oder Personenbestands.
Wann werden Daten an einen Dienst übermittelt?
Zum Beispiel, wenn ihr einen Vertrag zur Unterschrift versendet, eine Nachricht über WhatsApp bearbeitet oder eine KI-Funktion mit Inhalten verwendet. Bei eingerichteten Anbindungen können auch automatische Abrufe oder Verarbeitungsschritte zur Nutzung gehören.
Optionale Verbindungen werden über den Marktplatz eingerichtet. Was ihr nicht angebunden habt, kann nicht auf diesem Weg als aktive Vereinsintegration arbeiten.
Einige Dienste gehören jedoch zum Grundbetrieb: E-Mails wie Einladungen und Passwort-Links werden über einen Versanddienst verschickt. Ein bezahltes Abo wird über Stripe abgerechnet. Auch Hosting, Sicherungen und gegebenenfalls Geräte-Pushdienste sind von den freiwillig eingerichteten Nachrichtenkanälen zu unterscheiden.
Welche Anbieter kommen infrage?
| Funktion | Beteiligter Dienst |
|---|---|
| Abo-Abrechnung | Stripe Payments Europe Ltd. |
| Digitale Unterschriften | Zoho Sign, EU-Region |
| Organisationsanmeldung | Microsoft Entra ID |
| Angebundenes Postfach und Mailversand | Microsoft Graph/Outlook sowie der Versanddienst des Betriebs |
| WhatsApp, Facebook und Instagram | Meta |
| KI-Funktionen | Der konfigurierte Anbieter, etwa Anthropic oder OpenAI; für Sprache gegebenenfalls ein eigener Dienst |
| Bankumsätze | Salt Edge |
| Verschlüsselte Sicherungen | Hetzner |
| Push-Benachrichtigungen | Der Dienst deines Browsers oder Geräts |
Welche davon bei euch tatsächlich eingesetzt werden, hängt von eurer Konfiguration ab. Die konkrete Liste, die jeweiligen Datenschutzrollen und die vertraglichen Bedingungen müssen zu eurem Einsatz passen. Ihr findet die verbindlichen Angaben unter {{DATENSCHUTZ_URL}} und {{AVV_URL}} oder erhaltet sie über hallo@sheltra.cloud.
Darf ich personenbezogene Daten in eine KI-Funktion eingeben?
Namen, Adressen und andere persönliche Angaben werden nicht automatisch entfernt. Was du eingibst oder zur Auswertung übergibst, kann Bestandteil der Anfrage an den KI-Anbieter werden.
Prüfe deshalb vorher, welche Informationen für die Aufgabe wirklich erforderlich sind und was euer Verein für diese Nutzung erlaubt hat. Bei der Bildgenerierung lautet der Hinweis ausdrücklich: Keine personenbezogenen Daten eingeben – der Prompt geht an den KI-Bilddienst. Prompt bedeutet hier die Beschreibung oder Anweisung an die KI.
Ein eigener KI-Schlüssel ändert nicht automatisch daran, dass der eingerichtete Anbieter die übermittelten Inhalte verarbeitet.
Wo sehe und trenne ich unsere Verbindungen?
Öffne den Marktplatz im Hauptmenü, direkt über den Einstellungen. Meine Integrationen zeigt die Aktiven Integrationen.
Öffne die Kachel des betreffenden Dienstes und nutze Verbindung trennen beziehungsweise Kanal trennen. Prüfe vorher, welche laufenden Vorgänge diese Verbindung brauchen.
Das Trennen entfernt nicht automatisch bereits beim Anbieter gespeicherte Inhalte. Eine versendete E-Mail oder WhatsApp-Nachricht wird dadurch nicht zurückgerufen.
Eine Person verlangt die Löschung bereits übermittelter Daten
Prüft innerhalb des Vereins auch die Systeme der beteiligten Anbieter. Welche Löschmöglichkeiten dort bestehen, richtet sich nach dem Dienst und dem konkreten Vorgang. Die Unterbrechung der Verbindung ist keine vollständige Löschung.
Bei Zoho Sign kann Signierung abbrechen einen noch laufenden Unterschriftsvorgang stoppen und ihn dort in den Papierkorb verschieben. Das ist noch keine endgültige Löschung beim Anbieter.
Für die Daten in Sheltra hilft Wie beantrage ich die Löschung meiner Daten?.
Werden wir durch fremde Analysedienste verfolgt?
In der Anwendung werden keine fremden Trackingdienste wie Google Analytics oder PostHog, keine Werbepixel und keine externen Schrift-CDNs eingesetzt. Sentry sowie eingebettete Karten- oder Geocoding-Dienste sind ebenfalls nicht Teil dieser beschriebenen Einbindung. Ein Standortlink kann zu OpenStreetMap führen; erst sein Öffnen verlässt die Anwendung in diese Richtung. Ein vorhandenes Captcha ist standardmäßig deaktiviert.
Das bedeutet nicht, dass gar keine Nutzungsdaten entstehen. Die eigene Produktstatistik kann bei angemeldeten Seitenwechseln Verein, Konto, Sitzung, aufgerufenen Bereich, Zeitpunkt und Browserkennung erfassen. Sie verbleibt beim Betrieb. Anmelde- und Registrierungsseiten sind davon ausgenommen.
Anwendungs- und Weboberflächenprotokolle lassen Query-String und Referer weg, weil URLs einmalige Zugangsdaten enthalten können. Eine vorgelagerte Gateway-Ebene führt eigene Protokolle; ihre Behandlung ist gesondert zu prüfen.
Weitere Informationen bieten Ist die Anwendung DSGVO-konform? und Wo werden meine Daten gespeichert?.
