Die DSGVO ist die Datenschutz-Grundverordnung. Sie betrifft nicht nur die Technik, sondern auch die Frage, warum ein Verein personenbezogene Daten verarbeitet, wer Zugriff bekommt und wie mit Anfragen betroffener Menschen umgegangen wird.
Sheltra allein kann deshalb nicht garantieren, dass jeder Einsatz automatisch datenschutzkonform ist. Die Anwendung stellt Schutz- und Verwaltungsfunktionen bereit. Eure organisatorischen Entscheidungen und die Prüfung der für euch geltenden Anforderungen bleiben Aufgabe des Vereins.
Wer ist für die Daten verantwortlich?
Über die Verarbeitung eurer Vereins-, Personen- und Mitgliederdaten entscheidet euer Verein. Sheltra verarbeitet diese Daten in eurem Auftrag. Die Bedingungen dafür werden im Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV, festgehalten.
Für eure Datenschutz-Ansprechperson: Der Verein ist für diese Verarbeitung Verantwortlicher im Sinne von Artikel 4 Nummer 7 DSGVO; Sheltra handelt als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28. Eine Auskunft über die im Verein gespeicherten Daten muss deshalb mit dem zuständigen Verein geklärt werden, nicht durch eine eigenständige Herausgabe durch Sheltra an Dritte.
Welche Funktionen unterstützen den Datenschutz?
Bei einer zulässigen Löschung eines Datensatzes werden auch zugehörige Dateien aus dem laufenden Speicher entfernt, bei Bildern einschließlich ihrer erzeugten Größen. Ältere Sicherungen sind davon getrennt zu betrachten und können noch den früheren Stand enthalten.
Bestimmte Protokolle werden nach festgelegten Zeiten automatisch bereinigt. Die Zustimmungen zu Rechtstexten werden mit Fassung, Zeitpunkt und Sprache dokumentiert; eine spätere Zustimmung überschreibt nicht einfach den älteren Nachweis.
Bei der öffentlichen Tier-Schnittstelle legt ihr unter Einstellungen → Öffentliche API → Sichtbare Felder fest, welche Angaben ausgegeben werden. Verstorbene Tiere werden dort nicht veröffentlicht. Das ersetzt nicht die Prüfung weiterer Freigaben, beispielsweise beim Versenden einer Datei oder bei der Nutzung externer Dienste.
Eine Person möchte Auskunft über ihre Daten
Klärt die Anfrage innerhalb eures Vereins und stellt die passenden Informationen zusammen. Ein Selbstbedienungsportal für solche Auskünfte gibt es nicht.
Für einen gezielten Listenauszug kannst du Personen auf die betroffene Person filtern, die benötigten Spalten einblenden und Exportieren wählen. Prüfe die Datei vor der Weitergabe und ergänze gegebenenfalls Daten aus weiteren relevanten Bereichen.
Gib niemals einfach den vollständigen Vereinsexport weiter. Darin stehen auch Informationen anderer Menschen. Die Exportfunktion braucht das Recht Darf exportieren; beim vollständigen Export kommt eine Identitätsbestätigung hinzu.
Mehr dazu unter Wie kann ich meine personenbezogenen Daten herunterladen?.
Welche Aufbewahrung stellen wir selbst ein?
Unter Einstellungen → Abrechnung gibt es zwei getrennte Fristen: Aufbewahrung im Posteingang betrifft Anhänge, Aufbewahrung von Unterhaltungen die gesamte Unterhaltung mit ihren Inhalten.
Ohne eure Einstellung greifen diese automatischen Löschfristen nicht. Die spätere Löschung ist endgültig. Vor dem Entfernen von Unterhaltungen gibt es keinen automatischen Export-Schritt. Sichert benötigte Unterlagen deshalb vorher und klärt, welche Aufbewahrung für eure Zwecke und Pflichten erforderlich ist.
Sheltra trifft diese rechtliche und organisatorische Entscheidung nicht für euch. Das gilt besonders für Spenden- und Buchhaltungsbelege.
Welche Protokolle werden automatisch bereinigt?
| Datenart | Aufbewahrung |
|---|---|
| Änderungsprotokoll | 2 Jahre |
| Lesezugriffe auf Personendetails | 1 Jahr |
| Anonyme Anmeldeereignisse | 30 Tage |
| KI-Mitschriften und Dokumentauswertungen | 90 Tage |
| Einzelne Aufrufe der Nutzungsstatistik | 180 Tage |
Die daraus gebildete Tageszusammenfassung je Konto bleibt ohne feste Ablaufzeit gespeichert. Die 180 Tage bedeuten also nicht, dass jede Form der Nutzungsstatistik danach verschwindet.
Welche Aufgaben bleiben beim Verein?
Legt fest, wer Auskunfts- und Löschanfragen bearbeitet und welche Menschen auf welche Daten zugreifen dürfen. Dokumentiert die Verarbeitungstätigkeiten und prüft mit eurer Datenschutz-Ansprechperson, ob eine gesonderte Risikoabschätzung, die Datenschutz-Folgenabschätzung, erforderlich ist.
Diese Unterlagen sind keine Formulare, die Sheltra automatisch für euch ausfüllt. Auch die eingesetzten Dienstleister gehören in eure Prüfung: Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?.
Wo finden wir den AVV und die Rechtstexte?
Den AVV erhältst du über hallo@sheltra.cloud beziehungsweise {{AVV_URL}}. In der Anwendung kann er unter https://app.sheltra.cloud/legal/dpa bereitstehen, sobald er für die Installation hinterlegt ist.
Meldet Sheltra, dass die Rechtstexte noch nicht vorliegen, stimme nicht ohne die benötigten Texte zu, sondern kontaktiere den Anbieter. Du kannst die fehlenden Texte nicht durch eine eigene Einstellung nachtragen.
Eine deaktivierte Person ist nicht gelöscht. Bei einer blockierten Löschung hilft Wie beantrage ich die Löschung meiner Daten?. Technische Maßnahmen erklärt Wie werden meine Daten geschützt?.
