Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen deinen eigenen Kontodaten, den Daten einer bestimmten Person im Verein und einem Export der Vereinsdaten. Ein einziger Download deckt diese drei Anliegen nicht vollständig ab.
Für eine Auskunft an eine einzelne Person darfst du nicht einfach den gesamten Vereinsexport weitergeben. Darin stehen auch Daten anderer Menschen. Ein Portal, in dem Betroffene ihre Daten selbst abrufen können, gibt es nicht.
Eine Person möchte wissen, was unser Verein über sie gespeichert hat
Die Anfrage bearbeitet euer Verein. Öffne Personen und begrenze die Liste mit Suche oder Filtern auf genau die betroffene Person. Blende die benötigten Spalten ein und wähle Exportieren → Excel-Datei (.xlsx).
Dieser Export enthält die zur Ansicht gehörenden Zeilen und Spalten. Er ist deshalb ein Hilfsmittel zum Zusammenstellen der Angaben, aber nicht automatisch eine vollständige Auskunft über alle gespeicherten Daten.
Prüfe auch weitere Bereiche, in denen die Person vorkommt, zum Beispiel Mitgliedschaft, Vermittlungen, Spenden oder Veranstaltungen. Dortige Listen haben eigene Exportmöglichkeiten. Ergänze weitere relevante Informationen nach Prüfung durch die zuständige Person im Verein.
Öffne jede Datei vor der Weitergabe und kontrolliere, dass keine fremden Daten enthalten sind. Die Excel-Dateien sind nicht mit einem Passwort geschützt. Wer eine Kopie erhält, kann sie lesen. Wähle deshalb einen zum Inhalt passenden sicheren Übermittlungsweg und prüfe den Empfänger.
Zur Einordnung hilft Ist die Anwendung DSGVO-konform?.
Ich möchte meine eigenen Kontodaten ansehen
Deinen Anzeigenamen und deine E-Mail-Adresse findest du unter Profil → Konto. Unter Profil → Sicherheit verwaltest du Passwort, Zwei-Faktor-Anmeldung, verbundene Konten und Aktive Geräte.
Diese Kontodaten sind nicht Bestandteil des allgemeinen Vereinsexports. Auch eine Personenakte, die ein Verein über dich führt, ist nicht dasselbe wie dein Benutzerkonto. Wende dich für die dort gespeicherten Angaben an den jeweiligen Verein.
Wir brauchen einen Export der Vereinsdaten
Öffne Einstellungen → Daten & Backup → Datenexport und klicke auf Alles exportieren. Je nach Menüdarstellung findest du Datenexport direkt in den Einstellungen.
Bestätige unter Identität bestätigen dein Aktuelles Passwort und bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung zusätzlich den Authenticator-Code. Danach erstellt Sheltra eine Excel-Datei mit getrennten Tabellenblättern für die enthaltenen Datenarten, etwa Personen, Mitglieder, Tiere, Vermittlungen, Spenden und Veranstaltungen.
Bilder, Dokumentdateien und Buchhaltung sind nicht enthalten. Außerdem exportiert Sheltra nur Daten, die deine Rolle sehen darf. Zwei Personen mit unterschiedlichen Rechten können deshalb unterschiedlich umfangreiche Dateien erhalten.
Der Export verwendet die Spaltenstruktur des Imports. Das erleichtert eine spätere Weiterverarbeitung, bedeutet aber nicht, dass ungeprüftes Wiedereinlesen ohne Folgen ist. Die Unterschiede zu einem Listenauszug erklärt Wie exportiere oder lade ich meine Daten herunter?.
Mir fehlt die Exportfunktion
Du brauchst die Berechtigung Datenexport beziehungsweise Listen als Datei exportieren. Ohne sie fehlen der Einstellungsbereich und Exportieren in den Listen.
Bitte eine Person mit Admin-Rechten, die Einstellung unter Einstellungen → Team & Rechte → Rollen zu prüfen oder den benötigten Auszug für dich zu erstellen.
Ich soll ein Passwort eingeben, habe aber nur die Microsoft-Anmeldung
Hast du nie ein Sheltra-Passwort festgelegt, kannst du die Passwortbestätigung damit noch nicht abschließen. Lege unter Profil → Sicherheit zuerst ein Passwort fest, sofern dies für deinen Zugang vorgesehen ist. Bitte bei einer Sperre oder unklaren Vereinsvorgabe die zuständige Person um Hilfe.
Wiederholtes Raten hilft nicht: Nach vielen Fehlversuchen wird eine kurze Sicherheitspause eingelegt.
Der Download beginnt nicht oder ein Tabellenblatt fehlt
Sheltra baut die Datei zuerst vollständig auf. Bei vielen Daten kann der Button deshalb eine Zeit lang deaktiviert bleiben. Lass den Tab geöffnet und starte den Vorgang nicht mehrfach.
Eine Datenart mit mehr als 50.000 Zeilen kann den Gesamtexport abbrechen lassen. Exportiere diese Daten dann in kleineren, passend gefilterten Teilen aus der jeweiligen Liste.
Tabellenblätter für Mitglieder, Spenden und Veranstaltungen hängen von den aktivierten Modulen ab. Personen, Tiere und Vermittlungen sind grundsätzlich vorgesehen, gegebenenfalls nur mit Überschriften. Fehlende Zeilen oder Spalten können auch an deinen Rechten liegen.
Ein Gesamtexport wird unter Letzte Änderungen als Datenexport protokolliert. Soll statt einer Auskunft etwas entfernt werden, hilft Wie beantrage ich die Löschung meiner Daten?.
