Der Begriff Organisation wird in Sheltra für unterschiedliche Dinge verwendet. Ein Partnertierheim als Kontakt ist etwas anderes als ein zusätzlicher eigener Verein mit eigenem Abo. Das Feld Mandant wählt dagegen aus, für welchen Verwaltungsbereich du gerade arbeitest.
Lege nicht vorschnell eine neue Organisation im Profil an. Damit erstellst du einen eigenen, getrennten Verein, nicht nur einen weiteren Kontakt.
„Ich möchte ein Partnertierheim oder eine Tierarztpraxis eintragen“
Öffne Personen → Neue Person und wähle als Art die Organisation. Trage den Organisationsnamen ein.
Soll es eine abgebende oder aufnehmende Tierschutzorganisation sein, aktiviere im selben Formular unter Rollen die Rolle Tierschutzorganisation. Danach kann sie bei Tieren, Vermittlungen und Bestandsbuch-Bewegungen zugeordnet werden.
Dadurch entsteht kein Benutzerzugang. Der Kontakt bekommt weder Passwort noch Anmeldung. Bearbeiten und Deaktivieren funktionieren wie bei anderen Personenakten. Die Schritte stehen in Wie erstelle, bearbeite oder lösche ich eine Person?.
„Ich brauche einen zweiten eigenständigen Verein“
Öffne in deinem Profil Meine Organisationen → Neue Organisation. Dieser Verein erhält eigene Tiere, Personen, Buchhaltung und Benutzer. Die Daten werden nicht mit eurem bisherigen Verein geteilt.
Wähle bewusst: Der zusätzliche Verein hat ein eigenes Abo-Paket und eine getrennte Einrichtung. Die spätere kostenpflichtige Nutzung wird separat abgerechnet. Einen selbst bedienbaren Button zum Löschen des Vereins oder zum Austritt aus der eigenen Mitgliedschaft gibt es nicht.
„Ich möchte zwischen meinen Vereinen wechseln“
Klicke unten in der Navigation auf den Namen des aktuellen Vereins über deinem Profilbereich und wähle einen anderen aus. Die Seite wird neu geladen; eine Abmeldung ist nicht nötig. Speichere vorher offene Eingaben.
Im Profil unter Meine Organisationen findest du dieselbe Auswahl mit Wechseln. Der derzeit verwendete Verein ist als Aktiv markiert.
Name, Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindung des aktuell geöffneten Vereins änderst du mit den passenden Rechten unter Einstellungen → Mein Verein.
„Ein Bereich verlangt die Auswahl eines Mandanten“
Ein Mandant ist hier ein getrennt geführter Bereich, damit beispielsweise Mitglieder, Einnahmen und Rechnungsnummern nicht vermischt werden. Diese Auswahl gibt es in Mitglieder, Buchhaltung, Spenden, Veranstaltungen, Dokumenten und Mailings. Sie legt nicht jedes Mal einen neuen Verein an.
Ist noch kein Bereich aktiviert, erscheint zum Beispiel Buchhaltung aktivieren. Wähle die Organisation und klicke auf Aktivieren. Bei Buchhaltung ist noch für keinen Mandanten aktiviert. brauchst du Unterstützung durch eine berechtigte Person.
Ist der Bereich schon für eine Organisation aktiv, kannst du im Feld Mandant unter Für weiteren Mandanten aktivieren eine weitere verfügbare Organisation wählen. Fehlt die Auswahl ganz, gibt es derzeit nichts umzuschalten.
Mehrere Organisationseinheiten beziehungsweise Tierschutzorganisationen nebeneinander innerhalb dieses Vereinszugangs erfordern All-in-One. Bei einer entsprechenden Tarifmeldung prüfe Wie unterscheiden die Tarife sich voneinander?.
„Ich möchte etwas davon entfernen“
Ein Organisationskontakt unter Personen wird wie eine Personenakte gelöscht oder deaktiviert. Euer eigenständiger Verein kann nicht selbst aus Sheltra gelöscht werden. Du kannst das Abo unter Einstellungen → Abrechnung → Abo kündigen beenden und Benutzerzugänge verwalten. Für die Löschung des Vereins wende dich an hallo@sheltra.cloud.
Einen Modulbereich für einen Mandanten setzt du mit dem entsprechend benannten Button zurück, zum Beispiel Buchhaltung zurücksetzen. Zur Bestätigung wird der Mandantenname abgefragt.
Das ist keine einfache Ausblendung: Die Daten dieses Bereichs werden für diesen Mandanten gelöscht und der Bereich abgeschaltet. Andere Bereiche und der Mandant selbst bleiben bestehen. Eine spätere Aktivierung beginnt leer. Abgeschlossene Geschäftsjahre werden dadurch jedoch nicht gelöscht; Sheltra weist ausdrücklich darauf hin.
Prüfe vor einem Zurücksetzen mit den Verantwortlichen, welche Daten betroffen sind und welche Sicherung benötigt wird.
Nichts davon passt
Bei Organisation konnte nicht gewechselt werden. oder einer anderen Meldung hilft Warum erhalte ich eine Fehlermeldung?.
