Nicht alle Menschen in eurem Verein brauchen Zugriff auf dieselben Daten. Eine Pflegestelle soll zum Beispiel ihre eigenen Tiere sehen können, aber nicht automatisch die Rechnungsdaten des Vereins. Dafür gibt es in Sheltra Benutzerrollen: Sie legen fest, was jemand sehen, anlegen, ändern und löschen darf.
Jedes Teammitglied hat genau eine Rolle. Zwei Rollen lassen sich nicht miteinander kombinieren. Die Rollen findest du unter Einstellungen → Team & Rechte → Rollen. Dafür brauchst du die entsprechenden Verwaltungsrechte.
Welche Rolle passt zu welcher Aufgabe?
Sheltra bringt acht Rollen mit. In ihrer unveränderten Grundeinstellung sind sie für folgende Aufgaben gedacht:
| Rolle | Wofür sie gedacht ist |
|---|---|
| Admin | Verwaltet den Vereinszugang, einschließlich Einstellungen, Abrechnung und Team. Diese Rolle hat die weitreichendsten Rechte. |
| Manager | Bearbeitet die tägliche Vereinsarbeit, etwa Tiere, Personen, Vermittlungen, Bestandsbuch und Dienstplan. |
| Pflegestellen-Koordinator | Betreut Pflegestellen und laufende Vermittlungen. |
| Mitarbeitende | Kann viele Informationen lesen und Notizen schreiben, aber beispielsweise keine Tierdaten ändern. |
| Lesezugriff | Darf Informationen ansehen, aber nicht bearbeiten. |
| Tierarzt | Arbeitet mit medizinischen Informationen und Behandlungen, ohne dadurch Zugriff auf persönliche Daten der Übernehmenden zu erhalten. |
| Tierpfleger:in | Arbeitet unter anderem mit Dienstplan, Fütterung und Medikamenten. |
| Pflegestelle | Sieht die eigenen Pflegetiere und die zugehörigen eigenen Vermittlungen. |
Bei einer neuen Einladung ist zunächst Mitarbeitende ausgewählt. Soll die eingeladene Person Tierdaten bearbeiten, reicht diese Grundeinstellung nicht aus. Wähle bewusst die Rolle, die zu ihrer Aufgabe passt, statt vorsorglich allen die Rolle Admin zu geben.
Hat euer Verein Rollen angepasst, können deren Rechte von dieser Übersicht abweichen. Maßgeblich sind dann die Einstellungen der jeweiligen Rolle. Eine zusätzliche Eigentümerrolle gibt es nicht.
Was bedeuten die einzelnen Berechtigungen?
Öffne eine Rolle und gehe zu Berechtigungen. Dort gibt es für Bereiche wie Tiere, Personen oder Vermittlungen eigene Einstellungen:
Lesen erlaubt das Ansehen, Anlegen das Erstellen neuer Einträge, Schreiben das Ändern und Löschen das Entfernen. Mit Sensibel werden zusätzlich besonders persönliche Informationen sichtbar, beispielsweise medizinische Tierdaten oder Ausweisnummer, Geburtsdatum und Anschrift einer Person.
Die Bereiche sind getrennt. Wer Tierdaten bearbeiten darf, darf deshalb nicht automatisch auch Bilder, Dokumente oder Aufgaben bearbeiten. Prüfe bei fehlenden Funktionen deshalb auch die zugehörige eigene Zeile.
Wie beschränke ich den Zugriff auf bestimmte Einträge?
Im Reiter Bereich & Grenzen kannst du den Zugriff weiter eingrenzen, etwa auf eigene Pflegetiere, selbst angelegte Personen oder zugewiesene Gespräche im Postfach. Auch Einschränkungen auf bestimmte Tierschutzorganisationen im Bestandsbuch, Personenrollen, Vermittlungsarten oder Postfachkanäle sind möglich.
Eine leere Liste erlaubter Werte bedeutet bei vielen Einstellungen keine Einschränkung. Es gibt aber eine wichtige Ausnahme: Ist beim Bestandsbuch die Beschränkung auf ausgewählte Tierschutzorganisationen eingeschaltet und keine Organisation ausgewählt, werden keine Einträge freigegeben. Prüfe deshalb immer auch den zugehörigen Schalter und den Hinweis an der jeweiligen Einstellung.
Soll jemand nur die eigenen Pflegetiere sehen, muss Sheltra wissen, welcher Personeneintrag zu diesem Zugang gehört. Prüfe dafür unter Einstellungen → Team & Rechte → Benutzer die Verknüpfte Person. Verlasse dich nicht auf eine Einschränkung auf eigene Daten, solange diese Zuordnung nicht stimmt.
Was kann ich mit meinem Tarif ändern?
Vorhandene Rollen kannst du in allen Tarifen zuweisen. Eigene Berechtigungen und Grenzen lassen sich ab Pro anpassen. Ohne passenden Tarif erscheint ein Pakethinweis; ohne Zugriff auf die Abrechnung kann die Ansicht auch leer bleiben.
Die Rolle Admin ist fest vorgegeben und nicht bearbeitbar. Bei anderen Rollen zeigt Folgt Standard, dass die Vorgaben unverändert gelten. Nach Anpassungen werden Abweichungen angezeigt. Auf Standard zurücksetzen nimmt diese Anpassungen wieder zurück.
Du kannst keine Rolle vergeben, die mehr Rechte hat als deine eigene, auch wenn sie in der Auswahlliste steht. Bitte in diesem Fall eine Person mit Admin-Rechten um Hilfe.
Änderungen gelten bei der nächsten Anfrage an Sheltra; eine neue Anmeldung ist normalerweise nicht nötig. Lade die Seite neu, wenn die Anzeige noch nicht dazu passt.
Die einzelnen Schritte findest du unter Wie ändere ich die Rechte eines Mitglieds? und Sind die Rollen und Berechtigungen individuell anpassbar?.
