Ein Dokument ist eine abgelegte Datei, zum Beispiel ein Vertrag als PDF. Eine Vorlage ist die Grundlage, aus der Sheltra neue Dokumente erzeugt und dabei passende Angaben wie Tier- oder Personennamen einfügt.
Eine gespeicherte Datei lässt sich nicht wie eine Vorlage umschreiben. Bei ihr kannst du Name, Kategorie und Beschreibung ändern, nicht den Dateiinhalt. Änderungen an einer Vorlage wirken außerdem nicht nachträglich auf bereits erzeugte PDFs.
„Ich möchte ein Dokument bei einer Akte ablegen“
Öffne die Tier-, Personen-, Vermittlungs- oder Patenschaftsakte. Klicke unter Dokumente auf Neues Dokument, wähle über Datei auswählen eine oder mehrere Dateien und klicke auf Speichern.
Kategorie und Beschreibung sind freiwillig. Die Kategorien werden unter Einstellungen → Dokumentkategorien gepflegt. Am gespeicherten Eintrag stehen Anzeigen, Herunterladen und Löschen zur Verfügung, soweit du die entsprechenden Rechte hast.
Hast du die falsche Datei ausgewählt, lade die richtige Fassung neu hoch und entferne die falsche. Ein direkter Austausch der Datei wird hier nicht angeboten.
„Wir brauchen eine gemeinsame Dokumentablage“
Der Bereich Verein → Dokumente ist ab Pro ohne Zusatzkosten im Marktplatz buchbar. Er muss auch für den gewünschten Mandanten, also den betreffenden Verwaltungsbereich, aktiviert sein.
Wähle oben den Mandanten. Mit Neuer Ordner und Neuer Unterordner baust du die Ablage auf. Umbenennen und Verschieben ändern die Struktur. Wird ein Ordner gelöscht, bleiben seine Dateien erhalten und werden auf die oberste Ebene verschoben.
Hochladen legt eine fertige Datei ab. Erzeugen erstellt ein neues Dokument aus einer Vorlage. Bei Dateien stehen außerdem Bearbeiten, Verschieben, Signieren und Löschen zur Verfügung. “Signieren” meint das Unterschreiben.
„Ich möchte eine Vorlage erstellen“
- Öffne ab Pro den Bereich Einstellungen → Zentrale Vorlagen und klicke auf Neue Vorlage.
- Wähle, ob du ein druckbares Dokument oder eine E-Mail erstellst, und wofür die Vorlage verwendet wird. Diese Auswahl legt die verfügbaren Platzhalter fest und kann danach nicht einfach geändert werden.
- Beginne mit Leeres Dokument, einer Startvorlage oder DOCX importieren. Ein Word-Import ist ein Ausgangspunkt; prüfe anschließend Aufbau und Darstellung.
- Schreibe den allgemeinen Text. Füge variable Angaben über die Seitenleiste Platzhalter ein. Tippe Platzhalter nicht frei ab, sondern wähle die vorhandenen Einträge.
- Klicke auf Entwurf speichern. Prüfe die Vorlage und klicke auf Veröffentlichen, sobald sie für neue Dokumente verwendet werden soll.
„Im Vertrag steht weiter der alte Text oder eine Lücke“
Prüfe zuerst, ob die neue Fassung veröffentlicht wurde. Ein Entwurf allein ändert noch nichts an neu erzeugten Dokumenten. Bereits vorhandene PDFs bleiben immer unverändert; erzeuge bei Bedarf eine neue Fassung. Auch ein schon versendeter Vertrag beim Empfänger wird dadurch nicht ausgetauscht.
Eine Lücke kann entstehen, wenn ein Platzhalter unbekannt oder das entsprechende Aktenfeld leer ist. Unbekannte Platzhalter sind im Editor rot markiert und unterstrichen. Ersetze sie durch einen Eintrag aus der Seitenleiste.
Unter Falls leer, anzeigen: kannst du einen Ersatztext festlegen. Wähle in der Vorschau unter Vorschau-Datensatz ein echtes Tier oder eine echte Person, sonst siehst du nur Beispieldaten. Weitere Hilfe bietet Warum funktionieren meine Dokumentvorlagen nicht?.
„Ich möchte eine Vorlage löschen oder eine alte Fassung zurückholen“
Bei Diese Vorlage wurde bereits verwendet ist Löschen nicht mehr möglich. Deaktiviere die Vorlage stattdessen. Ihre bisherigen Verbindungen bleiben erhalten; für neue Dokumente wird sie nicht mehr angeboten.
Unter Versionen stehen die veröffentlichten Fassungen. Wiederherstellen übernimmt eine davon als aktuellen Entwurf. Ein vorhandener unveröffentlichter Entwurf wird dabei ersetzt. Sichere wichtige Zwischenarbeit, bevor du die Wiederherstellung auslöst.
„Ich habe versehentlich eine Datei gelöscht“
Es gibt keinen Dokument-Papierkorb. Eine Wiederherstellung aus einem Snapshot setzt ganze Datenbereiche zurück, nicht nur diese eine Datei. Prüfe die Folgen in Kann ich gelöschte Inhalte wiederherstellen?, bevor du handelst.
Nichts davon passt
Bei abgelehnten Dateien hilft Welche Dateiformate werden unterstützt?. Fotos haben in Akten einen eigenen Bereich; dazu passt Wie lade ich Dateien hoch?.
