Wenn ein Dokument fehlt, noch alten Text enthält oder leere Stellen zeigt, prüfe zuerst drei Dinge: Ist die richtige Vorlage aktiv? Ist die aktuelle Fassung veröffentlicht? Sind die benötigten Angaben in der Akte vorhanden?
Dokumentvorlagen stehen ab Pro zur Verfügung. Deine Rolle braucht außerdem das Recht Dokumentvorlagen. Fehlt der ganze Bereich, sollte die zuständige Person zuerst Tarif und Berechtigungen prüfen.
Es wird überhaupt kein Dokument erzeugt
Sheltra verwendet nur Vorlagen, bei denen Aktiv = Ja steht. Gesucht wird zuerst im Profil der betreffenden Tierschutzorganisation unter Dokumentvorlagen. Gibt es dort keine passende aktive Vorlage, wird unter Einstellungen → Vorlagen & Ansichten → Zentrale Vorlagen gesucht.
Prüfe an beiden Stellen Bereich und Vertragstyp. Eine aktive Vorlage für den falschen Vorgang wird nicht automatisch verwendet. Mit Aktivieren kannst du eine passende deaktivierte Vorlage einschalten.
Pro Vertragstyp und Bereich darf nur eine Vorlage aktiv sein. Meldet Sheltra eine bereits vorhandene aktive Vorlage, deaktiviere nach Prüfung die bisherige oder ersetze sie über den angebotenen Weg, bevor du die neue aktivierst.
Der neue Vertrag enthält noch meinen alten Text
Der Designer unterscheidet Entwurf speichern und Veröffentlichen. Ein gespeicherter Entwurf ist noch nicht die Fassung, aus der neue Dokumente erstellt werden.
Bei Nicht veröffentlichte Änderungen klicke nach Prüfung auf Veröffentlichen und erzeuge das benötigte Dokument anschließend erneut. Bereits erzeugte Dateien werden nicht allein durch die Bearbeitung des Vorlagenentwurfs nachträglich umgeschrieben.
Im PDF fehlen Namen, Daten oder andere Angaben
Ein Platzhalter ist eine Stelle, an der Sheltra später automatisch einen Wert aus der Akte einsetzen soll. Fehlt der Wert, kann die Stelle im fertigen PDF leer bleiben, ohne dass die gesamte Erstellung abbricht.
Öffne im Designer Vorschau und wähle unter Vorschau-Datensatz ein echtes passendes Tier oder eine Person. Ohne diese Auswahl werden Beispieldaten verwendet; damit erkennst du nicht, welche Angaben in eurer tatsächlichen Akte fehlen.
Prüfe Fehlende Pflichtfelder: unter der Vorschau und ergänze die genannten Angaben in der entsprechenden Akte.
Ein nicht bekannter Platzhalter ist bereits im Entwurf rot markiert. Beim Daraufzeigen erscheint Unbekannter Platzhalter – wird leer ausgegeben. Klicke ihn an und wähle ein vorhandenes Feld. Unter Falls leer, anzeigen: kannst du einen geeigneten Ersatztext festlegen. Er sollte keine fehlende Tatsachenangabe vortäuschen.
Ich kann eine alte Vorlage nicht löschen
Bei Diese Vorlage wurde bereits verwendet sind daraus schon Dokumente entstanden. Statt zu löschen, deaktiviere die Vorlage. Ihre Historie bleibt erhalten, und sie wird nicht mehr für neue Dokumente angeboten.
Das Deaktivieren einer Vorlage löscht nicht die bereits mit ihr erstellten Dateien.
Eine andere Person hat gleichzeitig gespeichert
Bei Diese Vorlage wurde anderswo geändert wählst du zwischen Meine Fassung behalten und Die andere Fassung laden. Die alternative Fassung wird zuvor gesichert.
Sprecht euch trotzdem ab, welche Bearbeitung weiterverwendet werden soll. Die Meldung bedeutet nicht, dass beide Änderungen automatisch sinnvoll zusammengeführt wurden.
Der Vertrag lässt sich nicht digital unterschreiben
Meldet Sheltra, dass der Vertrag vor einem Update der Vorlagen-Engine erzeugt wurde, nutze Vertrag neu erzeugen und prüfe die neue Datei, bevor du sie an Zoho Sign sendest.
Bei Der Adoptant braucht eine E-Mail und einen Namen, um den Vertrag zu versenden. ergänze diese Angaben in der Personenakte. Achte besonders auf die richtige Empfängeradresse.
Bei Verbinde Zoho neu in den Einstellungen. muss die Verbindung erneuert werden. Der Weg führt über Marktplatz → Zoho Sign. Bitte die zuständige Person um Hilfe, wenn dir die Rechte fehlen.
Das importierte Word-Dokument sieht anders aus
DOCX importieren übernimmt nicht jede Word-Formatierung. Lies die Hinweise zum Import, etwa zu ersetzten Schriftarten, und korrigiere betroffene Stellen im Designer. Prüfe danach die Vorschau mit echten Daten sowie das erzeugte PDF.
Bleibt der Fehler, melde über Hilfe & Feedback → Problem melden die Vorlage, den Vorgang und den genauen Unterschied. Notiere die Referenz für Rückfragen. Bei allgemeinen Funktionsproblemen hilft Warum funktioniert eine Funktion nicht?.
