Ja, mehrere Personen können gleichzeitig in Sheltra arbeiten. Ihr könnt zum Beispiel parallel unterschiedliche Tiere betreuen, Behandlungen eintragen oder Anfragen beantworten.
Vorsicht, wenn ihr dasselbe Formular geöffnet habt: Das zuletzt gespeicherte Formular gilt. Sheltra sperrt den Eintrag nicht für andere und zeigt in normalen Formularen auch keine Warnung, dass gerade jemand daran arbeitet.
Was passiert, wenn zwei Personen denselben Eintrag ändern?
Ein Beispiel: Du und eine Kollegin öffnen dasselbe Tierprofil. Deine Kollegin berichtigt das Geburtsdatum und speichert. Dein geöffnetes Formular zeigt weiterhin das alte Geburtsdatum. Wenn du anschließend die Beschreibung änderst und speicherst, kann auch das alte Geburtsdatum wieder gespeichert werden.
Der Grund: Beim Speichern wird das gesamte Formular übernommen, nicht nur das Feld, das du gerade angefasst hast. Eine Rückfrage wegen widersprüchlicher Änderungen gibt es dabei nicht.
Sprecht euch deshalb ab, wenn ihr denselben Eintrag bearbeiten wollt. Öffne den Eintrag nach der Bearbeitung durch eine andere Person neu, bevor du weitermachst. Sichere dabei zuerst eigene, noch nicht gespeicherte Texte, die du behalten möchtest.
Unterschiedliche Formulare sind davon getrennt: Ändert eine Person die Stammdaten eines Tieres und eine andere eine Behandlung, überschreiben diese beiden Formulare einander nicht.
Wie stimmen wir die Arbeit am besten ab?
Teilt zusammengehörige Änderungen möglichst einer Person zu. Mit den Aufgaben ab Pro könnt ihr über Zuständig sichtbar machen, wer etwas übernimmt. Das hilft bei der Absprache, sperrt den Eintrag aber nicht automatisch.
Ist bereits etwas überschrieben worden, schaut bei Tieren, Personen oder Vermittlungen in den Verlauf. Dort könnt ihr gespeicherte Änderungen mit Zeitpunkt und Namen nachvollziehen und einen früheren Wert gegebenenfalls von Hand wieder eintragen. Nicht gespeicherte Eingaben lassen sich damit nicht zurückholen. Mehr dazu unter Wie sehe ich, wer eine Änderung vorgenommen hat?.
Warum sehe ich eine Änderung noch nicht?
Listen, Übersichten und das Postfach werden automatisch aktualisiert. Eine kurze Verzögerung ist dabei möglich.
Bei langen Listen, in denen du durch Herunterscrollen weitere Einträge geladen hast, kann die automatische Aktualisierung pausieren. So springt die Liste nicht unerwartet an eine andere Stelle. Lade sie bei Bedarf mit Strg + R beziehungsweise am Mac Cmd + R neu.
Ein geöffnetes Bearbeitungsformular wird absichtlich nicht automatisch überschrieben. Sonst könnten deine laufenden Eingaben verschwinden. Sichere deine Eingaben, bevor du die Seite neu lädst.
Seht ihr dauerhaft unterschiedliche Daten, können auch eure Rollen dafür verantwortlich sein. Zum Beispiel sieht eine Pflegestelle möglicherweise nur die eigenen Tiere. Die zuständige Person kann dies unter Welche Benutzerrollen und Berechtigungen gibt es? prüfen.
Im Vorlagen-Designer erscheint eine Konfliktmeldung
Der Vorlagen-Designer ist eine Ausnahme: Hier kann die Meldung Diese Vorlage wurde anderswo geändert erscheinen. Eine andere Person hat dann bereits eine neue Fassung gespeichert.
Du kannst Meine Fassung behalten oder Die andere Fassung laden wählen. Sprich dich vorher mit der anderen Person ab und sichere bei Bedarf eigene Inhalte. Mit der Auswahl entscheidet ihr, welche Fassung weiterverwendet wird; beide Bearbeitungen werden nicht einfach automatisch zusammengeführt.
Wie viele Menschen können mitarbeiten?
Basis umfasst drei Nutzerplätze, Pro 15. Bei All-in-One gibt es kein Nutzerlimit. Das ist die Zahl der Vereinszugänge, nicht nur der Menschen, die im selben Moment angemeldet sind.
Offene Einladungen und deaktivierte Zugänge belegen ebenfalls Plätze. Zum Freigeben eines Platzes muss der nicht mehr benötigte Eintrag entfernt werden. Beachte dabei Wie lösche ich Einladungen? oder Wie entferne ich jemanden aus meinem Team?.
Was sagen Verfügbar, Abwesend und offline aus?
Im Profil kannst du deinen Status selbst auf Verfügbar oder Abwesend setzen. Zusätzlich kann jemand nach einiger Zeit als offline erscheinen, wenn der Browser-Tab im Hintergrund ist oder der Laptop geschlossen wurde. Wird Sheltra wieder im Vordergrund genutzt, kann sich diese Anzeige ändern.
Diese Angaben sind eine Orientierung für die Zusammenarbeit. Sie sagen nicht zuverlässig, ob jemand gerade ein bestimmtes Formular bearbeitet, und schützen nicht vor dem Überschreiben.
