Eine Vermittlung wird automatisch Abgeschlossen, sobald alle für ihren Ablauf erforderlichen Schritte erfüllt sind. Einen eigenen Button zum Abschließen gibt es nicht.
Prüfe unter Prozess, welcher Nachweis noch fehlt. Dass etwas in der Wirklichkeit erledigt wurde, bedeutet nicht, dass es bereits in Sheltra eingetragen ist. Umgekehrt solltest du keinen Schritt bestätigen, der noch nicht stattgefunden hat.
Zuerst prüfen: Welche Schritte verlangt euer Tarif?
Im Basis-Tarif schließt die bestätigte Übergabe die Vermittlung ab. Vertragseingang und Schutzgebühr können erfasst werden, halten den technischen Abschluss aber nicht auf. Bei Pflegestellen gibt es keinen Schutzgebühren-Schritt.
Im geführten Ablauf ab Pro werden weitere erforderliche Schritte berücksichtigt: Vertrag, bei Endstellen die Schutzgebühr, gegebenenfalls Transport und die aktivierte Zustimmung des Veterinäramts sowie die Übergabe.
Welche Nachweise euer Verein fachlich oder vertraglich benötigt, ist von diesen Software-Regeln zu unterscheiden.
„Das Tier ist schon dort, aber die Übergabe steht noch offen“
Öffne Prozess → Übergabe. Ist das Tier tatsächlich übergeben worden, setze Übergabe bestätigt auf Ja, prüfe das Vermittlungsdatum unter Falldaten und speichere oben.
Diese Bestätigung ist bei Endstellen und Pflegestellen in allen Tarifen erforderlich.
Bei einer Endstelle im geführten Ablauf muss außerdem Schutzgebühr erhalten gesetzt sein. Prüfe zuerst den echten Zahlungseingang. Die allgemeine Meldung Die Eingabe ist unvollständig oder ungültig. kann auf diesen noch offenen Punkt hinweisen, aber auch andere fehlende Angaben betreffen.
Die Anleitung steht unter Wie trage ich die Übergabe ein?.
„Der Vertrag ist erstellt oder verschickt“
Das allein schließt den Vertragsschritt nicht ab. Entscheidend ist Erhalten am: Dort steht, wann der unterschriebene Vertrag zurückgekommen ist.
Bei Zoho Sign kann Sheltra das Datum nach abgeschlossener Unterschrift automatisch eintragen, wenn die Rückmeldung korrekt eingerichtet ist. Bei Papierverträgen trägst du den tatsächlichen Eingang selbst ein und legst den Nachweis passend ab.
Setze kein Eingangsdatum, nur weil bereits ein Vertragsentwurf vorhanden ist.
„Die Schutzgebühr ist bezahlt, der Fall bleibt offen“
Prüfe Schutzgebühr erhalten und das Eingangsdatum. Eine vollständig bezahlte, mit der Vermittlung verknüpfte Rechnung kann den Schritt bereits als erledigt anzeigen.
Für die Übergabe im geführten Ablauf wird trotzdem das Feld Schutzgebühr erhalten benötigt. Bestätige es nach Prüfung der Zahlung. Eine zweite Buchung oder Zahlung ist dafür nicht erforderlich.
Eine nur erstellte oder teilweise bezahlte Rechnung gilt noch nicht als vollständiger Zahlungseingang. Rechnungsfunktionen setzen die Buchhaltung aus All-in-One voraus. Weitere Hilfe: Wie erfasse ich die Schutzgebühr?.
„Die Nachkontrolle fehlt noch“
Die Nachkontrolle entscheidet nicht über den technischen Abschluss der Vermittlung. Auch die Vorkontrolle wird nicht als blockierender Abschluss-Schritt gezählt.
Der Zähler, zum Beispiel 3 / 5 Schritte abgeschlossen, umfasst dagegen auch solche Schritte. Er beschreibt den Bearbeitungsfortschritt und kann deshalb eine Lücke zeigen, obwohl der Fall bereits Abgeschlossen ist.
Das bedeutet nicht, dass eine vereinbarte Vor- oder Nachkontrolle unnötig geworden ist. Bearbeitet sie nach euren fachlichen Abläufen weiter.
„Der Transport ist eingetragen, bleibt aber offen“
Ein Ankunftsdatum in der Zukunft zählt noch nicht als abgeschlossener Transport. Der Schritt wird mit Erreichen dieses Datums oder mit der bestätigten Übergabe als erledigt gewertet.
Er erscheint nur, wenn Transport erforderlich gesetzt und unter Einstellungen → Vermittlungen die Funktion Transporte nutzen aktiv ist. Prüfe bei unerwarteten Datumswerten den tatsächlichen Ablauf.
Der Schritt Veterinäramt erscheint entsprechend der Einstellung Zustimmung vom Veterinäramt nötig. Bestätige die Zustimmung nur, wenn der erforderliche Nachweis tatsächlich vorliegt.
„Der alte Fall wurde aus einem anderen Programm importiert“
Ein historischer Vorgang kann offen bleiben, wenn beim Import ein benötigter Nachweis oder ein Datum nicht übernommen wurde.
Prüfe die bisherigen Unterlagen und ergänze die belegbaren Angaben, etwa Vertragseingang und Übergabe. Erfinde keine Daten, nur um den Status zu schließen. Ist der tatsächliche Stand unklar, klärt ihn intern oder mit dem Support.
„Die Vermittlung fehlt unter Offen“
Prüfe Abgeschlossen. Diese Ansicht enthält auch Abgebrochene Vermittlungen. Ein abgebrochener Fall ist nicht mehr bearbeitbar und kann nicht einfach wieder geöffnet werden.
Mehr dazu: Wie breche ich eine Vermittlung ab?. Verschwinden gerade eingegebene Angaben nach dem Neuladen, hilft Warum werden meine Änderungen nicht gespeichert?.
