Öffne die Vermittlung und unter Prozess den Schritt Vertrag. Dort kannst du den Vertragseingang erfassen und, ab Pro, einen Vertrag aus einer Vorlage erzeugen und digital zur Unterschrift senden.
Prüfe Angaben und Dokumente, bevor du sie verschickst. Ein erzeugter oder versendeter Vertrag ist noch kein unterschriebener Vertrag. Für den erledigten Vertragsschritt ist der tatsächliche Eingang unter Erhalten am entscheidend.
Du brauchst das Recht Vermittlungen bearbeiten. Eine digitale Unterschrift setzt außerdem die passende Zoho-Sign-Einrichtung voraus.
Schritt 1: Den Vertrag erzeugen
Prüfe in der Vermittlung Tier, aufnehmende Person, Vermittlungsart, Datum und gegebenenfalls Schutzgebühr.
Wähle unter Zusätzliche Vereinbarungen die Unterlagen aus, die mitgeschickt werden sollen. Sie werden als eigene Dokumente erzeugt und später zusammen mit dem Vertrag versendet.
Nutze Speichern und Vertrag erzeugen. Für eine Pflegestelle wird der Pflegevertrag verwendet, für eine Endstelle der Schutzvertrag. Sheltra sucht zuerst die aktive Vorlage der zugeordneten Tierschutzorganisation. Gibt es keine eigene, wird die zentrale Vereinsvorlage verwendet.
Das PDF liegt anschließend unter Dokumente an der Vermittlung. Öffne es und prüfe den Inhalt vor dem Versand.
Schritt 2: Den Unterschriftsweg prüfen
Wer unterschreibt, wird über den Vertrags-Signatur-Modus festgelegt. Du findest ihn in der Personenakte der Tierschutzorganisation unter Rollen → Zoho Sign.
Es kann nur die aufnehmende Person unterschreiben, wenn die Vereinsunterschrift bereits in der vorgesehenen Vorlage enthalten ist. Oder beide Seiten unterschreiben im digitalen Ablauf.
Für die zweite Variante müssen Name des Vereins-Unterzeichners und E-Mail des Vereins-Unterzeichners vorhanden sein. Ist Reihenfolge beim Signieren erzwingen aktiv, wird die aufnehmende Person erst angeschrieben, nachdem die Vereinsseite unterschrieben hat.
Ändere diesen Modus nicht nur, um schneller versenden zu können. Er muss zu eurem tatsächlich vereinbarten Unterschriftsverfahren passen.
Schritt 3: Zur Unterschrift senden
Nach dem Erzeugen steht An Zoho Sign senden bereit. Zoho sendet den vorgesehenen Personen eine E-Mail für die Unterschrift am Bildschirm.
Nach vollständiger Unterschrift wird der unterschriebene Vertrag bei korrekt eingerichteter Rückmeldung als eigenes Dokument an der Vermittlung abgelegt. Erhalten am wird automatisch ergänzt und der Vertragsschritt gilt als erledigt.
Prüfe den Abschlussstatus, statt allein aus dem erfolgreichen Versand auf eine Unterschrift zu schließen.
„Wir unterschreiben auf Papier“
Trage in Erhalten am ein, wann der unterschriebene Vertrag tatsächlich eingegangen ist. Lege die unterschriebene Fassung unter Dokumente ab und speichere die Vermittlung.
Im Basis-Tarif kannst du den Vertragseingang erfassen, aber keinen Vertrag über die Pro-Vorlagen- und Signaturfunktion erzeugen. Den Vertrag erstellt ihr dann außerhalb dieses Ablaufs. Die fehlenden Erzeugen-Buttons sind in diesem Tarif kein Fehler.
„An Zoho Sign senden ist gesperrt“
Lies den Hinweis Versand nicht möglich am Button. Er nennt gegebenenfalls eine fehlende E-Mail-Adresse, meist die der aufnehmenden Person. Bei Vor-Ort-Signierung am Tablet kann die Adresse der dafür zuständigen Person erforderlich sein.
Ergänze die richtige Adresse in den entsprechenden Stammdaten und prüfe sie auf Tippfehler. Fehlt die Zoho-Verbindung selbst, muss sie unter Marktplatz → Zoho Sign → Mit Zoho verbinden eingerichtet werden.
„Bei Zoho ist der Vertrag fertig, in Sheltra nicht“
Prüfe die Rückmeldung, den sogenannten Webhook, in der Zoho-Sign-Kachel. Die Sheltra-Adresse muss bei Zoho mit den vorgesehenen vier Ereignissen und dem übereinstimmenden geheimen Prüfschlüssel eingerichtet sein.
Die Anleitung steht unter Werden Webhooks unterstützt?.
Als manuelle Dokumentation kannst du nach Prüfung des tatsächlich unterschriebenen Vertrags Erhalten am eintragen und die unterschriebene Datei ablegen. Fordere nicht allein wegen einer fehlenden Statusmeldung eine zweite Unterschrift an.
„Im Vertrag steht etwas Falsches“
Ist er noch nicht versendet, korrigiere die zugrunde liegenden Angaben und wähle im Drei-Punkte-Menü Vertrag ersetzen. Prüfe das neu erzeugte PDF erneut.
Läuft bereits eine Signierung, nutze zuerst Signierung abbrechen und prüfe den Rückruf. Bei einem schon unterschriebenen Vorgang heißt die technische Aktion Signierung wiederholen. Danach steht der Vertrag wieder auf Erzeugt und kann ersetzt und erneut versendet werden.
Eine neue Dateifassung klärt nicht automatisch die Bedeutung eines bereits unterschriebenen Vertrags. Stimmt Korrektur, Information der Beteiligten und Aufbewahrung vorhandener Nachweise im Verein ab, bevor ihr erneut sendet.
Entsteht kein PDF oder werden veraltete Vorlageninhalte verwendet, hilft Warum funktionieren meine Dokumentvorlagen nicht?.
