Unter Prozess in einer Vermittlung findest du die Aufgaben und Nachweise, die zu diesem Fall gehören. Welche Schritte angezeigt werden, hängt von Tarif, Vermittlungsart und Vereinseinstellungen ab.
Ein als erledigt angezeigter Schritt bedeutet, dass die dafür vorgesehenen Angaben in Sheltra vorliegen. Die Anwendung prüft nicht automatisch jede Handlung in der Wirklichkeit. Trage deshalb nur ein, was tatsächlich erledigt oder belegt ist.
Welche Schritte gibt es?
Im Basis-Tarif siehst du bei einer Endstellen-Vermittlung Vertrag, Schutzgebühr und Übergabe. Bei einer Pflegestelle entfällt die Schutzgebühr.
Ab Pro kommen im geführten Ablauf Vorkontrolle, bei Bedarf Transport, eine entsprechend aktivierte Zustimmung des Veterinäramts und Nachkontrolle hinzu.
Fehlende Zusatzschritte im Basis-Tarif sind daher nicht automatisch ein Fehler oder eine unvollständig angelegte Vermittlung.
Wann ist ein Schritt erledigt?
Vertrag: Das Feld Erhalten am enthält den Eingang des unterschriebenen Vertrags. Erzeugen oder Versenden eines Entwurfs reicht nicht.
Schutzgebühr: Schutzgebühr erhalten ist bestätigt oder eine verknüpfte Rechnung ist vollständig bezahlt. Eine Rechnung anzulegen, ist noch kein Zahlungseingang.
Transport: Das eingetragene Ankunftsdatum ist erreicht oder die Übergabe wurde bereits bestätigt. Ein bloß zukünftiger Termin gilt noch nicht als erledigt.
Veterinäramt: Zustimmung vom Veterinäramt vorhanden ist gesetzt. Bestätige dies nur mit dem tatsächlich erforderlichen Nachweis.
Übergabe: Übergabe bestätigt ist gesetzt. Verwende dafür den tatsächlichen Übergabestand und das passende Vermittlungsdatum unter Falldaten.
Änderungen sicherst du mit Speichern in der Kopfzeile der Vermittlung.
Wann ist die ganze Vermittlung abgeschlossen?
Im Basis-Tarif reicht für den technischen Abschluss die bestätigte Übergabe.
Ab Pro zählen im geführten Ablauf Vertrag, die Schutzgebühr bei einer Endstelle, ein erforderlicher Transport, die entsprechend aktivierte Veterinäramts-Zustimmung und die Übergabe. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, wird die Vermittlung automatisch Abgeschlossen.
Vor- und Nachkontrolle blockieren diesen Abschlussstatus nicht. Sie werden aber im Fortschrittszähler mitgezählt. Deshalb kann eine Vermittlung abgeschlossen sein, obwohl zum Beispiel die Nachkontrolle noch offen ist.
Der Software-Status ersetzt nicht eure fachlichen Prüfungen oder sonstigen Verpflichtungen.
„Warum fehlt Schutzgebühr oder Transport?“
Die Schutzgebühr wird nur bei einer Endstelle angezeigt, nicht bei einer Pflegestelle.
Der Transport setzt Transport erforderlich in der Vermittlung und Transporte nutzen unter Einstellungen → Vermittlungen voraus. Zusätzlich muss der Tarif den geführten Schritt enthalten.
Prüft den tatsächlichen Ablauf, bevor ihr eine Vermittlungsart oder Einstellung nur wegen einer gewünschten Anzeige ändert.
„Woher kommt der Schritt Veterinäramt?“
Die zuständige Person kann unter Einstellungen → Vermittlungen die Einstellung Zustimmung vom Veterinäramt nötig aktivieren. Im geführten Ablauf erscheint der Schritt vor der Übergabe.
Die Einstellung kann auch im Basis-Tarif sichtbar sein; der zusätzliche Prozessschritt wird dort trotzdem nicht angeboten. Ob im konkreten Fall eine behördliche Zustimmung erforderlich ist, muss unabhängig von der Sichtbarkeit dieses Feldes geklärt sein.
„Die Übergabe lässt sich nicht bestätigen“
Bei einer Endstelle verlangt der geführte Ablauf das Feld Schutzgebühr erhalten. Auch wenn eine vollständig bezahlte Rechnung den Gebühren-Schritt schon als erledigt erscheinen lässt, muss diese Bestätigung zusätzlich vorliegen.
Prüfe die Zahlung und bestätige nur den tatsächlichen Eingang. Die Anleitung steht unter Wie erfasse ich die Schutzgebühr?.
„Die Vorkontrolle ist bereits erledigt“
Die Vorkontrolle gehört zur Person und kann aus einem früheren Vorgang stammen. Deshalb kann sie beim Öffnen einer neuen Vermittlung schon als erledigt erscheinen.
Die Ergebnisse Erfolgreich und Nicht erforderlich gelten als erledigt. Nicht erfolgreich beziehungsweise die Kartenanzeige Fehlgeschlagen lässt den Schritt offen. Prüfe auch bei einem vorhandenen Ergebnis, ob der Nachweis für eure aktuelle Entscheidung ausreicht.
„Wir brauchen eine andere Reihenfolge“
Unter Einstellungen → Vermittlungen → Reihenfolge der Schritte können berechtigte Personen Vertrag, Schutzgebühr und Transport umsortieren.
Die Vorkontrolle ist als Beginn und die Übergabe als Abschluss der Vermittlung fest eingeordnet. Eine Nachkontrolle bleibt davon als nachgelagerte Aufgabe zu unterscheiden. Die Reihenfolge beeinflusst die Darstellung in Vermittlung, Liste und Fortschrittsanzeige.
Bleibt ein erwarteter Abschluss aus, hilft Warum gilt meine Vermittlung noch als offen?. Bei Speicherproblemen lies Warum funktioniert eine Funktion nicht?.
