Die Schutzgebühr erfasst du in der geöffneten Vermittlung unter Prozess → Schutzgebühr. Dort stehen der Betrag und die Angaben zum Zahlungseingang.
Setze Schutzgebühr erhalten erst auf Ja, wenn die Zahlung tatsächlich eingegangen ist. Der Eintrag soll einen echten Zahlungseingang dokumentieren, nicht nur den nächsten Prozessschritt freischalten.
Die Erfassung steht mit dem Modul Tierschutz in allen Tarifen zur Verfügung. Der geführte Vermittlungsablauf ab Pro und eine Rechnung über die Buchhaltung haben zusätzliche Voraussetzungen.
So trägst du die Gebühr ein
Prüfe zunächst den vorgeschlagenen Betrag im Feld Schutzgebühr. Sheltra kann ihn aus den hinterlegten Gebührenregeln berechnen. Passt keine Regel, bleibt das Feld leer und du trägst den abgestimmten Betrag selbst ein.
Ist das Geld angekommen, setze Schutzgebühr erhalten auf Ja und erfasse unter Eingang der Schutzgebühr das tatsächliche Eingangsdatum.
Speichere über Speichern in der Kopfzeile der Vermittlung. Der Schritt hat keinen eigenen Speicherbutton. Damit werden auch andere noch offene Änderungen auf der Seite gespeichert. Prüfe anschließend, ob der Schritt als Abgeschlossen angezeigt wird.
„Sheltra verlangt einen gültigen Betrag“
Bei Bitte einen gültigen nicht-negativen Betrag eingeben. fehlt der Betrag oder das Format beziehungsweise der Wert passt nicht. Eine negative Gebühr wird nicht angenommen.
Ein Betrag von null kann technisch zulässig sein, sollte aber nur eingetragen werden, wenn das eurem tatsächlichen Vorgang und den Vereinsregeln entspricht. Verwende null nicht lediglich, um eine fehlende Angabe zu umgehen.
„Warum ist schon ein Betrag eingetragen?“
Die Gebührenregeln können unter anderem Tierart, Alter am Vermittlungsdatum, Kastration, Geschlecht, Gewicht, Rasse, Herkunfts- und Wohnsitzland sowie einen erforderlichen Transport berücksichtigen.
Allgemeine Regeln liegen unter Einstellungen → Vermittlungen. Eine beteiligte Tierschutzorganisation kann im zugehörigen Eintrag unter Personen eigene Regeln haben. Trifft eine solche Regel zu, hat sie Vorrang; andernfalls greift eine passende allgemeine Regel.
Die Regeln werden von Personen mit den erforderlichen Rechten für Vereinseinstellungen verwaltet.
„Ich möchte einen anderen Betrag eintragen“
Weicht der Betrag von der passenden Regel ab, verlangt Sheltra eine Notiz zur Abweichung. Schreibe einen nachvollziehbaren Grund, etwa eine vorher abgestimmte Sonderregelung.
Ein bereits zugesagter, vertraglich verwendeter oder bezahlter Betrag sollte nicht ungeprüft geändert werden. Prüft im Verein, ob auch Vertrag, Rechnung oder Zahlungsdokumentation angepasst werden müssen.
„Der Betrag folgt der Regel nicht mehr automatisch“
Nach einer manuellen Änderung oder nach dem Erzeugen eines Vertrags kann Sheltra den gespeicherten Betrag beibehalten. Dazu erscheinen Hinweise wie Schutzgebühr wurde manuell geändert – Regel überschreibt sie nicht mehr automatisch.
In diesen Fällen kann Standard übernehmen den aktuell berechneten Regelbetrag einsetzen. Prüfe die Folgen, bevor du den Button nutzt, insbesondere bei einem schon erzeugten Vertrag.
Ist die Gebühr bereits als erhalten markiert oder der Vertrag unterschrieben, wird Standard übernehmen nicht mehr angeboten. Manuelle Änderungen sind technisch weiterhin möglich, sollten aber nur als geprüfte Korrektur mit nachvollziehbarem Grund erfolgen.
„Ich sehe keinen Schritt Schutzgebühr“
Bei einer Vermittlung vom Typ Pflegestelle führt Sheltra diesen Schritt nicht auf. Prüfe unter Falldaten den Typ.
Ändere ihn nur, wenn die Vermittlung tatsächlich falsch eingeordnet ist. Eine Pflegestellen-Unterbringung sollte nicht nur wegen eines gewünschten Gebührenfeldes zur Endstelle umgestellt werden.
„Die Gebühr wurde über eine Rechnung bezahlt“
Ist eine zugeordnete Schutzgebühr-Rechnung vollständig beglichen, kann der Schritt als erledigt erscheinen. Für die Freigabe der Übergabe im geführten Ablauf muss Schutzgebühr erhalten trotzdem zusätzlich auf Ja stehen. Prüfe zuerst den tatsächlichen Zahlungseingang und erfasse das passende Datum.
Buche die Zahlung nicht ein zweites Mal, nur um diesen Hinweis zu setzen.
Schutzgebühr-Rechnung erstellen erscheint bei einem Betrag über null, aktivierter Buchhaltung, passender Einheit und den erforderlichen Schreibrechten. Die Buchhaltung gehört zu All-in-One. Ohne sie dokumentierst du den Zahlungseingang in der Vermittlung.
„Die Übergabe kann nicht bestätigt werden“
Im geführten Ablauf ab Pro gehört die bestätigte Schutzgebühr zu den Voraussetzungen. Die allgemeine Meldung Die Eingabe ist unvollständig oder ungültig. kann deshalb auch auf einen noch offenen Zahlungsschritt hinweisen.
Prüfe die gesamte Vermittlung und trage nur tatsächlich erledigte Schritte ein. Mehr dazu: Wie trage ich die Übergabe ein?.
Eine abgebrochene Vermittlung ist nur noch lesbar. Scheitert das Speichern aus einem anderen Grund, hilft Warum funktioniert eine Funktion nicht?.
