Die Übergabe bestätigst du in der Vermittlung unter Prozess → Übergabe. Setze Übergabe bestätigt auf Ja und speichere oben in der Kopfzeile.
Bestätige erst, wenn das Tier tatsächlich übergeben wurde. Der Eintrag ändert nicht nur einen Bearbeitungsstatus, sondern wirkt sich auch auf Tierstatus und Bestandsbuch aus.
So erfasst du die Übergabe
- Öffne unter Vermittlungen den richtigen Fall und prüfe Tier, aufnehmende Person und Vermittlungsart.
- Trage unter Falldaten das Vermittlungsdatum ein. Dieses Datum wird als Tag der Übergabe verwendet.
- Öffne unter Prozess den Schritt Übergabe und setze Übergabe bestätigt auf Ja.
- Setze Dokumente übergeben nur dann auf Ja, wenn Impfpass und die vorgesehenen Papiere tatsächlich mitgegeben wurden. Ergänze bei Bedarf Notizen.
- Nutze Speichern in der Kopfzeile. Damit werden Falldaten und Prozessschritte gemeinsam gesichert.
Ein noch offener Schritt kann bereits ausgeklappt sein. Ein Klick auf seine Überschrift klappt ihn dann wieder zu; das bedeutet nicht, dass der Schritt verschwunden ist.
„Wo trage ich das Übergabedatum ein?“
Es gibt dafür kein gesondertes Datumsfeld im Übergabeschritt. Entscheidend ist Vermittlungsdatum unter Falldaten.
Ist der Vermittlung ein Transport mit Ankunftsdatum zugeordnet, übernimmt Sheltra dieses Datum als Vermittlungsdatum. Es lässt sich dann nicht unabhängig davon ändern. Prüfe bei einer Abweichung den zugeordneten Transport, statt ein beliebiges anderes Datum zu verwenden.
Was ändert die Bestätigung?
Bei einer Endstelle wird das Tier als Vermittelt eingeordnet, bei einer Pflegestelle als In Pflegestelle. Die aufnehmende Person erhält die passende Personenrolle Adoptant beziehungsweise Pflegestelle.
Die Vermittlung wird Abgeschlossen, wenn kein erforderlicher Schritt mehr offen ist. Fehlt noch etwas, kann sie zunächst Übergeben anzeigen.
Die Übergabe ist in allen Tarifen der notwendige Abschluss-Schritt. Ohne den geführten Ablauf gibt es im Prozess Vertrag, Schutzgebühr und Übergabe; bei Pflegestellen entfällt die Schutzgebühr. In diesem vereinfachten Ablauf reicht die bestätigte Übergabe für den Prozessabschluss.
„Die Eingabe ist unvollständig oder ungültig“
Bei einer Endstellen-Vermittlung mit geführtem Ablauf ab Pro muss die Schutzgebühr als erhalten bestätigt sein. Prüfe daher Schutzgebühr erhalten.
Setze das Feld nicht nur zur Fehlerbehebung auf Ja, wenn das Geld noch fehlt. Ist die Zahlung tatsächlich eingegangen, erfasse sie korrekt. Schutzgebühr und Übergabe können dann gemeinsam gespeichert werden.
Auch bei einer bereits vollständig bezahlten, zugeordneten Rechnung wird dieses Bestätigungsfeld für die Übergabe benötigt. Die Rechnung muss deshalb nicht erneut bezahlt oder die Zahlung ein zweites Mal gebucht werden.
Weitere Hinweise stehen unter Wie erfasse ich die Schutzgebühr?. Prüfe bei einer allgemeinen Fehlermeldung außerdem andere Pflichtangaben.
„Ich darf die Übergabe nicht speichern“
Bei Du hast keine Berechtigung für diese Aktion. lass das Recht Vermittlungen bearbeiten durch eine zuständige Person prüfen.
Fehlt Speichern, prüfe auch den Status des Falls. Eine Abgebrochene Vermittlung ist nicht mehr bearbeitbar. Ist sie versehentlich abgebrochen worden, gibt es keinen einfachen Wiederöffnen-Button; das weitere Vorgehen steht unter Wie breche ich eine Vermittlung ab?.
„Ich habe zu früh bestätigt“
Ist die Vermittlung noch bearbeitbar, setze Übergabe bestätigt wieder auf Nein und speichere. Tierstatus und Vermittlungsstand werden neu berechnet; ein zugehöriger Bestandsbucheintrag wird ungültig.
Bei einer späteren erneuten Bestätigung kann dieselbe Bestandsbuchnummer wieder verwendet werden, solange Tierschutzorganisation und Jahr gleich bleiben. Ändern sie sich, wird eine neue Nummer vergeben.
Die Personenrolle Adoptant beziehungsweise Pflegestelle bleibt bestehen. Prüfe in der Personenakte, ob sie weiterhin zutrifft, bevor du sie gegebenenfalls entfernst. Bestätigung und Rücknahme bleiben in der Historie nachvollziehbar.
„Im Bestandsbuch fehlt der Eintrag“
Prüfe, ob sowohl die bestätigte Übergabe als auch das Vermittlungsdatum vorhanden sind. Ohne Datum entsteht der zugehörige Eintrag nicht. Ergänze das tatsächliche Datum unter Falldaten.
„Das Tier steht noch auf unserer Website“
Prüft Einstellungen → Öffentliche API und die Einstellung Bei abgeschlossener Vermittlung an eine Endstelle unveröffentlichen. Die automatische Änderung der Veröffentlichungsfreigabe ist von weiteren Ausgaberegeln der Tierliste zu unterscheiden.
Prüft auch, ob eure Website noch eine ältere Fassung zwischenspeichert. Eine Übergabe an eine Pflegestelle löst die genannte Endstellen-Regel nicht aus.
Bleibt die Vermittlung trotz Übergabe offen, hilft Warum gilt meine Vermittlung noch als offen?.
