Über Marktplatz → Outlook / Office 365 kannst du E-Mails aus Microsoft-365-Postfächern im Posteingang von Sheltra lesen und beantworten.
Microsoft 365 bleibt dabei der E-Mail-Dienst für Versand und Empfang. Sheltra erhält den erlaubten Zugriff auf die ausgewählten Postfächer. Die Einrichtung ersetzt keine Microsoft-Freigabe und zieht das Postfach nicht zu einem anderen Mailanbieter um.
Was ihr vorher vorbereiten solltet
Du brauchst Administrationsrechte in Sheltra. Eine Person mit den passenden Verwaltungsrechten in eurem Microsoft 365 muss dem Zugriff bei Microsoft zustimmen.
Stimmt den Vorgang gemeinsam ab: Er muss im selben gestarteten Browserablauf und innerhalb von 30 Minuten abgeschlossen werden. Die verwaltende Person kann die Microsoft-Anmeldung dabei selbst übernehmen. Sie soll dir dafür nicht ihr Passwort mitteilen.
Legt vorher fest, welche Postfächer in den gemeinsamen Posteingang gehören, etwa eure allgemeinen Kontakt- oder Vermittlungsadressen. Ein persönliches Postfach sollte nur eingebunden werden, wenn Zweck und Sichtbarkeit im Team geklärt sind.
Die Anbindung ist ab Pro buchbar und in All-in-One enthalten. Mehrere Postfächer innerhalb derselben Anbindung verursachen nicht jeweils eine zusätzliche Add-on-Gebühr. Ein Mengenrabatt in Pro bezieht sich auf weitere kostenpflichtige Anbindungen derselben Posteingangs-Gruppe; enthaltenes WhatsApp zählt dabei nicht als erste bezahlte Anbindung.
So verbindet ihr die Postfächer
- Öffne Marktplatz → Outlook / Office 365. Steht dort bereits Add-on aktiv, fahre fort. Andernfalls prüfe den Preis und buche die Erweiterung bei Bedarf über Add-on buchen.
- Nutze Postfächer verbinden. Sheltra leitet zur Microsoft-Anmeldung weiter.
- Die für Microsoft zuständige Person meldet sich an, prüft die angeforderten Freigaben und schließt die Zustimmung vollständig ab. Danach kehrt ihr zu Sheltra zurück.
- Wähle im Dialog Kanäle aktivieren die vorgesehenen Postfächer aus und bestätige mit dem Button, der die Anzahl nennt.
- Prüfe den Status hinter jedem Postfach. ACTIVE bedeutet “Aktiv”. Die E-Mails werden im Posteingang bereitgestellt.
Weitere Postfächer kannst du später über Weitere Postfächer verbinden hinzufügen, soweit die bestehende Freigabe dafür ausreicht.
„Kommen auch ältere E-Mails mit?“
Neue Nachrichten werden normalerweise automatisch übertragen. Ein zusätzlicher Abruf etwa alle 30 Minuten kann verpasste Benachrichtigungen nachholen. Das ist keine Garantie bei einer gestörten oder nicht ausreichend freigegebenen Verbindung.
Nachrichten aus der Zeit vor dem Verbinden kannst du am Postfach über Verlauf laden nachladen. Prüfe bei dringend erwarteten Nachrichten parallel, ob sie bereits direkt in Microsoft 365 angekommen sind.
„Die Zustimmung endet mit einer Fehlermeldung“
Prüft, ob der Ablauf abgebrochen wurde, eine notwendige Freigabe abgelehnt wurde oder das Zeitfenster abgelaufen ist. Eine Zustimmung in einem anderen, nicht zu diesem Vorgang gehörenden Browserablauf schließt die gestartete Verbindung nicht automatisch ab.
Beginnt den Verbindungsablauf gemeinsam erneut und prüft die Meldung genau. Erteilt Freigaben nicht ungeprüft nur deshalb, damit eine Fehlermeldung verschwindet.
„Nichts zum Aktivieren verfügbar“
Bei Nichts zum Aktivieren verfügbar. Prüfe die Zugriffsrichtlinie beim Anbieter. wurden keine passenden Postfächer zur Aktivierung bereitgestellt.
Lasst eure Microsoft-Administration das angemeldete Konto, die Zustimmung und die Zugriffsregeln prüfen. Anschließend könnt ihr den Ablauf in der Kachel erneut starten.
„Das Postfach ist verbunden, aber empfängt nichts“
Bei DEGRADED ist die Verbindung beeinträchtigt. Eine Ursache kann sein, dass Sheltra das konkrete Postfach nicht öffnen darf.
In Microsoft 365 können Zugriffsrichtlinien festlegen, welche Postfächer eine zugelassene Anwendung verwenden darf. Ein Postfach kann in Sheltras Auswahl erscheinen, obwohl eine solche Regel den tatsächlichen Zugriff verhindert.
Gib die betroffenen Postfachadressen an eure Microsoft-Administration weiter und bitte um gezielte Prüfung. Es ist nicht nötig, vorsorglich sämtliche Vereins-Postfächer freizugeben. Weitere Schritte stehen unter Was kann ich bei Synchronisierungsproblemen tun?.
„Ein Postfach kann nicht aktiviert werden“
Ein Postfach kann nur einem Sheltra-Verein zugeordnet sein. Ist es bereits in einem anderen Verein verbunden, muss es dort zuerst von einer zuständigen Person getrennt werden. Vorhandene Gespräche sollten dabei nicht versehentlich mitgelöscht werden.
Bereits verbunden in eurer eigenen Auswahl bedeutet dagegen, dass dieses Postfach bei euch schon eingerichtet ist. Mehr dazu: Wie trenne ich eine bestehende Integration?.
„Unsere E-Mails liegen bei einem anderen Anbieter“
Für diesen Posteingang ist die beschriebene E-Mail-Anbindung auf Outlook / Office 365 ausgelegt. Eine allgemeine IMAP-, Gmail- oder Google-Workspace-Anbindung ist nicht vorgesehen. Eine private Outlook-Adresse ist ebenfalls nicht automatisch dasselbe wie ein verwaltetes Microsoft-365-Postfach.
Bei Auf Pro upgraden lies Kann ich meinen Tarif wechseln?. Für andere Verbindungsfehler hilft Warum funktioniert meine Kontoanbindung nicht?.
