Die WhatsApp-Verbindung für euren gemeinsamen Posteingang richtest du unter Marktplatz → WhatsApp Business ein. Sie ist ab Pro ohne zusätzliche Sheltra-Anbindungsgebühr enthalten. Nutzungsabhängige Entgelte des Anbieters, etwa für bestimmte Vorlagen-Nachrichten, sind davon zu unterscheiden.
Diese Anleitung betrifft die Vereinsnummer im Posteingang. Die persönliche WhatsApp-KI-Steuerung ist eine andere Funktion; dazu findest du unten einen eigenen Hinweis.
Was du vorher brauchst
Ihr benötigt ein Meta-Business-Konto mit einem WhatsApp Business Account und eine für die beschriebene Verbindung geeignete Telefonnummer. Meta ist der Anbieter von WhatsApp.
Für diesen Einrichtungsweg darf die Nummer nicht gleichzeitig in einer gewöhnlichen WhatsApp- oder WhatsApp-Business-App genutzt werden. Kläre deshalb vorher, welche Nummer verwendet werden soll. Eine eigene Vereinsnummer vermeidet eine Vermischung mit privaten Nachrichten.
Lösche oder ändere keinen bestehenden WhatsApp-Zugang ungeprüft. Klärt vorher Erreichbarkeit, vorhandene Gespräche und die Folgen eines Umzugs. Alte Chats werden nicht automatisch nach Sheltra übernommen.
Halte den Zugang zur Telefonnummer bereit: Meta sendet einen Bestätigungscode. In Sheltra brauchst du passende Rechte zum Verwalten der Nachrichtenkanäle.
So verbindest du die Nummer
- Öffne Marktplatz → WhatsApp Business und nutze Verbinden.
- Beim ersten Mal erscheint WhatsApp über Meta verbinden. Prüfe den Hinweis zur Datenübertragung und wähle Zustimmen & fortfahren, um das Anmeldewerkzeug von Meta zu laden.
- Im Meta-Fenster wählst du Business-Konto und WhatsApp Business Account aus und bestätigst die Telefonnummer. Schließe den Ablauf vollständig ab.
- Zurück in Sheltra wählst du unter Kanäle aktivieren eure Nummer aus. Bestätige beispielsweise mit 1 aktivieren; die Zahl entspricht der Auswahl.
- Prüfe den Status Aktiv. Neue eingehende Nachrichten werden anschließend im Posteingang bereitgestellt.
Ein Button zum Nachladen alter WhatsApp-Chats wird nicht angeboten. Der Verlauf aus der bisherigen App erscheint daher nicht nachträglich in Sheltra.
„Ich sehe Auf Pro upgraden“
Prüfe den Tarif. WhatsApp ist für diese Anbindung erst ab Pro verfügbar. Ein sichtbarer Marktplatz-Eintrag bedeutet noch nicht, dass dein Zugang die Verbindung einrichten darf.
Reicht der Tarif aus, lass unter Einstellungen → Team & Rechte das Schreibrecht für Social-Media-Posteingang & Kanäle prüfen. Fehlende Rechte muss eine zuständige Person ändern.
„Das Meta-Fenster öffnet sich nicht“
Hast du die erste Zustimmung abgebrochen, starte Verbinden erneut und prüfe den Dialog WhatsApp über Meta verbinden.
Ein Browser kann das nachgeladene Werkzeug oder das zusätzliche Fenster blockieren. Prüfe die Hinweise in der Adresszeile und erlaube notwendige Fenster gezielt für Sheltra. Bei einem privaten Browserfenster oder Inhaltsblocker kann ein normaler Browsermodus helfen.
Deaktiviere Schutzfunktionen nicht pauschal für alle Websites. Erforderliche Ausnahmen sollten auf den Einrichtungszweck begrenzt bleiben.
„Die Nummer ist schon in Benutzung” oder “Braucht Aufmerksamkeit“
Bei einer bereits anderweitig verwendeten Nummer kläre im Meta-Einrichtungsablauf, ob sie für diesen Anschluss verfügbar ist. Wiederholtes Anmelden mit einem anderen Sheltra-Passwort ändert die Nummernzuordnung nicht.
Bei Braucht Aufmerksamkeit lies die Begründung unter dem Kanal. Muss die Nummer noch für die Cloud API registriert werden, erfolgt das bei Meta im WhatsApp Manager. Gegebenenfalls wird die bereits eingerichtete PIN der Zwei-Schritt-Bestätigung benötigt.
Bitte die Person, die die Nummer verwaltet, um Mithilfe. Diese PIN ist nicht dein Sheltra-Sicherheitscode und gehört nicht in eine Supportnachricht.
„Ich kann nicht frei antworten“
Reguläre Antworten sind innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts möglich. Danach erscheint Außerhalb des 24-Stunden-Fensters. Verwende eine Vorlage.
Solche Vorlagen werden bei Meta erstellt und genehmigt. In Sheltra wählst du beim Schreiben Vorlage, aktualisierst bei Bedarf über Mit Meta synchronisieren und ergänzt unter Platzhalter befüllen die vorgesehenen Werte.
Eine noch geprüfte oder abgelehnte Vorlage wird nicht als nutzbare Vorlage angeboten. Prüfe Inhalt und mögliche Versandkosten vor dem Absenden.
„Meine Nachricht wurde nicht gesendet“
Das Netzwerk begrenzt gerade, wie viel wir senden dürfen. Der Versand erfolgt in Kürze. bedeutet, dass ein erneuter Versandversuch vorgesehen ist. Sende dieselbe Nachricht nicht sofort nochmals ab, damit sie nicht doppelt ankommt.
Dieses Netzwerk hat den Versand für dieses Konto eingeschränkt. Bitte den Kontostatus dort prüfen. verlangt dagegen eine Prüfung eures Meta-Kontos. Eine solche Einschränkung kann Sheltra nicht selbst aufheben.
„Ich möchte Sheltra über meine persönlichen WhatsApp-Nachrichten steuern“
Dafür gibt es WhatsApp-KI-Steuerung, nicht die hier beschriebene gemeinsame Inbox-Nummer. Die Erweiterung ist ab Pro vorgesehen und setzt ein eingerichtetes KI-Modell voraus. Deine persönliche Nummer verknüpfst du anschließend im Profil mit einem Bestätigungscode.
Details zur KI-Einrichtung stehen unter Wie verbinde ich die Anwendung mit meinem eigenen KI-Assistenten?.
Weitere Hilfe
Bei fehlenden Nachrichten hilft Was kann ich bei Synchronisierungsproblemen tun?. Für eine Supportmeldung an hallo@sheltra.cloud nenne die genaue Fehlermeldung und eine gegebenenfalls angezeigte Meta trace-Kennung. Verdecke unnötige personenbezogene Angaben auf Screenshots.
