Die Buchhaltung liegt unter Verein → Buchhaltung und gehört zum Tarif All-in-One. In kleineren Tarifen lässt sie sich nicht als einzelnes Zusatzmodul dazubuchen.
Vor der ersten Buchung müssen die richtige Organisation, ein Geschäftsjahr und ein Kontenplan eingerichtet sein. Stimmt die Einrichtung mit der Person ab, die eure Buchhaltung verantwortet. Ein angebotener Kontenplan ist ein Ausgangspunkt, keine Bestätigung, dass er unverändert für euren Verein passt.
Schritt 1: Die Organisation auswählen
Öffne Verein → Buchhaltung → Übersicht. Ist noch nichts eingerichtet, erscheint Buchhaltung aktivieren.
Wähle unter Mandant die Organisation, deren Bücher geführt werden sollen, und klicke auf Aktivieren. Mandant bedeutet hier die getrennt verwaltete Einheit, zum Beispiel euren Verein oder eine Organisation innerhalb eines Dachverbands.
Jeder Mandant hat einen eigenen Kontenplan und eigene Auswertungen. Prüfe die Auswahl deshalb vor der Einrichtung und später auch vor jeder Buchung.
Schritt 2: Ein Geschäftsjahr anlegen
Wähle auf der Übersicht unter Buchhaltung einrichten den Button Neues Geschäftsjahr. Trage Bezeichnung, Beginn und Ende ein.
Sheltra schlägt das laufende Kalenderjahr vor. Überprüfe, ob euer Geschäftsjahr tatsächlich vom 1. Januar bis zum 31. Dezember läuft. Ohne angelegtes Geschäftsjahr bleibt Neue Buchung gesperrt.
Die Grundorganisation wird einmal eingerichtet. Ein weiteres Geschäftsjahr brauchst du dagegen wieder, wenn ihr mit dem nächsten Jahr beginnt.
Schritt 3: Den Kontenplan wählen
Ein Kontenplan legt fest, unter welchen Konten Einnahmen, Ausgaben, Bankguthaben und weitere Werte erfasst werden.
Öffne innerhalb der Buchhaltung Einstellungen → Kontenplan. Solange keine Konten bestehen, findest du Länderpakete (empfohlen), etwa Deutschland — Verein (SKR49), Österreich — Verein (RLG) oder Schweiz — Verein (KMU).
Ein solches Paket legt Konten, Steuersätze und gegebenenfalls steuerliche Bereiche gemeinsam an. Mit Oder nur mit einem Kontenrahmen starten übernimmst du dagegen nur eine Kontenplan-Vorlage. Mit leerem Kontenplan starten ist für eine vollständig eigene Einrichtung gedacht.
Die Kennzeichnung Rechtlich ungeprüft gilt auch für die angebotenen Pakete. Lasst die Auswahl und die erforderlichen Anpassungen fachlich prüfen, bevor ihr eure laufende Buchhaltung oder einen Abschluss darauf stützt.
Schritt 4: Eine erste Buchung erfassen
Öffne das Journal. Das ist die Liste der einzelnen Buchungsvorgänge.
Neue Buchung öffnet das ausführliche Formular mit Soll- und Haben-Zeilen. Im Menü daneben findest du die vereinfachten Eingaben Einnahme und Ausgabe.
Dort trägst du Datum, Betrag, Beschreibung, Kategorie und das betroffene Bank- oder Kassenkonto ein. Sheltra erstellt daraus die zusammengehörenden Buchungszeilen. Du musst sie in diesem vereinfachten Formular nicht selbst auf Soll und Haben verteilen.
Prüfe trotzdem Kategorie, Betrag, Datum und Konto anhand des tatsächlichen Belegs. Die automatische Aufteilung erkennt nicht, ob du die sachlich richtige Zuordnung gewählt hast.
„Ich sehe die Buchhaltung nicht oder darf sie nicht einrichten“
Prüfe zunächst Tarif und Modulverfügbarkeit im Marktplatz. Anschließend lass die Benutzerrechte prüfen.
In den mitgelieferten Rollen sehen Admin und Manager die Buchhaltung. Die Einrichtung von Mandant, Geschäftsjahr und Kontenplan ist der Rolle Admin vorbehalten; Manager können anschließend Buchungen erfassen.
Bei Buchhaltung ist noch für keinen Mandanten aktiviert. Bitte wende dich an eine Administratorin oder einen Administrator. muss zuerst diese Einrichtung erfolgen. Wiederholtes Öffnen der Seite ersetzt sie nicht.
Welche Berechtigungen dein Zugang hat, kann die zuständige Person unter Einstellungen → Rollen prüfen. Siehe Welche Benutzerrollen und Berechtigungen gibt es?.
Bestehende Bücher übernehmen
Für Webling gibt es einen eigenen Import von Geschäftsjahren, Konten mit Anfangsbeständen, Steuersätzen und Buchungen. Dabei werden die Webling-Mandanten den entsprechenden Büchern in Sheltra zugeordnet. Die Anleitung steht unter Kann ich meine Daten aus einem anderen System importieren?.
Für andere Programme gibt es keine entsprechende automatische Übernahme der Anfangsbestände. Erfasst die abgestimmten Salden zum Wechselstichtag als Eröffnungsbuchung im Journal. Bucht bereits importierte Anfangsbestände nicht noch einmal manuell.
Beim späteren Jahresabschluss in Sheltra werden Bestände ins Folgejahr vorgetragen. Dazu müssen das Folgejahr und ein Eigenkapitalkonto bereits vorhanden sein. Prüft diese Voraussetzungen vor dem Abschluss.
Bei einem technischen Fehler hilft Warum funktioniert eine Funktion nicht?.
