Unter Verein → Spenden erfasst du Spenden und bereitest die dazugehörigen Zuwendungsbestätigungen vor. Eine solche Bescheinigung bestätigt eine erfasste Zuwendung; sie ist keine Zahlungsaufforderung.
Prüft vor dem ersten Einsatz, ob eure Organisation die vorgesehenen Bestätigungen ausstellen darf und ob Einstellungen und Vorlage passen. Eine installierte Vorlage oder ein erfolgreich erzeugtes PDF prüft diese Voraussetzungen nicht für euch.
Das Modul gehört zu All-in-One und steht während der kostenlosen Testphase zur Verfügung. In den mitgelieferten Rollen dürfen Admin und Manager Spenden erfassen und bescheinigen. Stornieren und Löschen sind der Rolle Admin vorbehalten.
Schritt 1: Die Organisation und ihre Angaben einrichten
Fragt Sheltra beim ersten Öffnen nach einem Mandanten, ist damit die Organisation gemeint, für die die Spenden geführt werden. Eine Person mit Administrationsrechten wählt unter Spenden aktivieren die richtige Einheit und dann Aktivieren.
Wähle im Reiter Einstellungen das Land. Angeboten werden Deutschland, Österreich, Spanien, Frankreich und die Schweiz. Die Landwahl passt die vorgeschlagenen rechtlichen Angaben und Feldbezeichnungen an.
Für Deutschland heißen die betreffenden Felder etwa Finanzamt und Freistellungsbescheid / Aktenzeichen. Trage die geprüften Angaben eurer Organisation sowie Name des Unterzeichners und Funktion des Unterzeichners ein.
Name und Anschrift des Ausstellers kommen dagegen aus der Personenakte des Mandanten. Ist dort etwas falsch, ändere die Organisationsakte unter Personen, nicht nur den Text einer einzelnen Bescheinigung.
Schritt 2: Die Bescheinigungsvorlage festlegen
Nach der Landwahl kannst du Startvorlage installieren nutzen oder eine eigene Bescheinigungs-Vorlage auswählen. Ohne ausgewählte Vorlage lässt sich später kein PDF erzeugen.
Prüfe das Muster vor der ersten Verwendung. Ändere erforderliche Bescheinigungstexte nicht nur aus stilistischen Gründen. Die technische Bearbeitbarkeit im Vorlagen-Designer bedeutet nicht, dass jede Umformulierung fachlich oder rechtlich passt.
Schritt 3: Eine Spende erfassen
Wähle Spende erfassen, die Person unter Spender sowie Betrag und Spendendatum. Unter Art unterscheidest du Geldspende und Sachspende.
Verzicht auf Aufwendungsersatz ist für den entsprechend geprüften Fall vorgesehen, dass jemand auf eine Erstattung verzichtet. Die Kennzeichnung wird auf die Bescheinigung übernommen. Setze sie nicht als allgemeine Option für jede unentgeltliche Hilfe.
Erfasse eine tatsächliche Zuwendung mit ihren Nachweisen, nicht nur eine angekündigte Spende. Prüfe vor einem neuen Eintrag, ob die Spende bereits vorhanden ist.
Spenden aus der Buchhaltung übernehmen
Markiere in Einstellungen → Spendenkonten die passenden Ertragskonten. Danach bietet Aus Buchhaltung übernehmen im Menü neben Spende erfassen die geeigneten Buchungen an, die noch keiner Spende zugeordnet sind.
Betrag und Datum werden übernommen; du ordnest den Spender zu. Die ursprüngliche Buchung wird dadurch nicht verändert.
Lege dieselbe Spende nicht zusätzlich von Hand an. Sonst kann sie doppelt in der Spendenverwaltung erscheinen, obwohl nur einmal Geld eingegangen ist.
Schritt 4: Bescheinigung und PDF erstellen
Öffne Bescheinigungen → Bescheinigung erstellen. Einzel verwendet ausgewählte Spenden einer Person. Jahres fasst deren noch nicht bescheinigte Spenden des ausgewählten Jahres zusammen.
Sheltra vergibt je Mandant und Jahr eine fortlaufende Nummer, etwa 2026-0001. Die Bescheinigung in der Liste ist aber noch keine erzeugte PDF-Datei.
Wähle an der Zeile PDF erzeugen. Die Datei wird in den Dokumenten des Spenders abgelegt. Anschließend stehen Herunterladen und Signieren zur Verfügung. Prüfe das PDF vor der Weitergabe auf Namen, Anschriften, Beträge, Zeitraum und Ausstellerangaben.
„Ich muss eine Spende oder Bescheinigung korrigieren“
Eine bereits bescheinigte Spende ist gegen nachträgliche Änderungen geschützt. So sollen Eintrag und ausgestellte Bescheinigung nicht unbemerkt auseinanderlaufen.
Eine berechtigte Person muss zuerst die Bescheinigung über Stornieren aufheben. Danach können die betroffenen Spenden beziehungsweise Einstellungen berichtigt und eine neue Bescheinigung erstellt werden. Ein zweites PDF für dieselbe bereits erzeugte Bescheinigung wird nicht angeboten.
Das alte PDF bleibt in den Dokumenten erhalten. Eine technische Stornierung entfernt auch keine bereits weitergegebenen Kopien. Stimmt deshalb den nachvollziehbaren Austausch und die Information des Empfängers im Verein ab.
„Der Menüpunkt fehlt“
Prüfe Tarif, Modulaktivierung und Rechte. Ein eventuell noch sichtbarer Marktplatz-Hinweis Ab Pro buchbar ist für dieses Modul veraltet. Pro allein reicht nicht aus. In der Testphase wird das Modul im Marktplatz über Aktivieren (kostenlos) freigeschaltet.
Bei Spenden ist noch für keinen Mandanten aktiviert muss zuerst eine berechtigte Person die Organisation zuordnen. Bei einem anderen Fehler hilft Warum funktioniert eine Funktion nicht?.
