Unter Verein → Mitglieder findest du die Mitgliedschaften eures Vereins. Die Kontaktdaten bleiben in der gemeinsamen Personenakte. Du musst Namen, Adresse und Telefonnummer deshalb nicht in einer zweiten Mitgliederakte pflegen.
Eine Vereinsmitgliedschaft ist nicht dasselbe wie ein Sheltra-Benutzerkonto. Jemand kann Vereinsmitglied sein, ohne sich bei Sheltra anmelden zu können.
Die Mitgliederverwaltung gehört zu All-in-One. In kleineren Tarifen ist sie nicht neu als einzelnes Modul buchbar. Während der Testphase kann sie im Marktplatz mit Aktivieren (kostenlos) eingeschaltet werden. Frühere Bestandsfreischaltungen können erhalten bleiben.
Eine Mitgliedschaft anlegen
Wähle in der Mitgliederliste Neues Mitglied und suche die Person. Fehlt sie, kannst du sie dort über Neue Person anlegen. Prüfe vorher, ob sie schon unter einem anderen Namen oder mit einer vorhandenen E-Mail-Adresse gespeichert ist.
Nach Weiter öffnet sich ihre Personenakte unter Rollen. Aktiviere Mitglied, wähle unter Mandant eure Organisation und nutze Mandant hinzufügen.
Mandant bedeutet die Organisation, für die diese Mitgliedschaft geführt wird. Eine Person kann mehreren Mandanten angehören, jeweils mit eigener Mitgliedsnummer und eigenem Status.
Trage Mitgliedsnummer, Status, Mitgliedsart, Beitrittsdatum, gegebenenfalls Austrittsdatum und Notizen ein. Erst Speichern übernimmt die Angaben.
Mitgliedsnummern werden nicht automatisch vergeben und nicht auf doppelte Verwendung geprüft. Stimmt deshalb im Verein ab, wie neue Nummern vergeben werden, und kontrolliert vorhandene Einträge.
Status und Mitgliedsarten anpassen
Voreingestellt sind die Status Aktiv, Passiv, Ehrenmitglied und Ausgetreten sowie die Beitragsklassen Vollmitglied, Ermäßigt, Familie, Fördermitglied und Jugend.
Mit Administrationsrechten könnt ihr diese Listen unter Einstellungen → Mitgliederdaten anpassen, sortieren und ergänzen.
Ein bereits verwendeter Listeneintrag lässt sich nicht löschen. Deaktivieren entfernt ihn aus der neuen Auswahl, erhält ihn aber bei bisherigen Mitgliedschaften. So verlieren bestehende Angaben nicht ihre Zuordnung.
Einen Austritt dokumentieren
Trage das Austrittsdatum ein, setze den passenden Status und speichere. Die beendete Mitgliedschaft bleibt in der Liste nachvollziehbar; du kannst sie über den Statusfilter aus der aktuellen Arbeitsansicht ausblenden.
Mitgliedschaft entfernen entfernt die betreffende Mitgliedschaft, nicht den Personendatensatz. Dafür ist ein eigenes Löschrecht erforderlich.
Schaltest du dagegen an der Person die Rolle Mitglied insgesamt aus, betrifft das alle ihre Mitgliedschaften. Sheltra fragt vorher nach. Nutze diese weitreichende Änderung nicht, wenn die Person nur aus einer einzelnen Organisation austritt.
Anträge von der Website bearbeiten
Öffne Anträge. Ein neu eingegangener Antrag steht zunächst auf Bestätigung ausstehend. Erst nach dem Bestätigungslink in der E-Mail wechselt er zu Zu prüfen und kann mit Freigeben angenommen werden.
Die Liste zeigt standardmäßig die zu prüfenden Anträge. Andere Zustände findest du über Status. Eine noch unbestätigte Anmeldung ist deshalb nicht unbedingt verschwunden.
Bei der Freigabe wird eine bereits zur E-Mail-Adresse vorhandene Person verwendet; andernfalls wird eine neue angelegt. Als Beitrittsdatum wird der aktuelle Tag eingetragen. Prüfe anschließend, ob das zu eurer Aufnahmeentscheidung passt.
Ablehnen legt aus dem Antrag weder eine neue Person noch eine Mitgliedschaft an. Das Formular und seine Felder richtest du unter Anmeldeformular ein. Erst Öffentliches Anmeldeformular aktivieren macht den öffentlichen Zugang verfügbar.
„Der Bereich fehlt oder ist noch nicht aktiviert“
Prüfe Tarif, Modul und Benutzerrechte. Der Marktplatz-Hinweis Ab Pro buchbar kann bei diesem Modul noch veraltet sein: Ein Wechsel auf Pro allein schaltet die Mitgliederverwaltung nicht frei.
Bei Mitglieder ist noch für keinen Mandanten aktiviert muss eine berechtigte Person unter Mitglieder aktivieren die richtige Organisation auswählen und Aktivieren wählen.
In den mitgelieferten Rollen dürfen Admin und Manager Mitgliedschaften aufnehmen und ändern. Entfernen, Exportieren und die Auswahllistenverwaltung sind der Rolle Admin vorbehalten. Angepasste Rollen sollten gesondert geprüft werden.
Die Mitgliederliste exportieren
Öffne den Pfeil neben Neues Mitglied und wähle Excel-Datei (.xlsx) oder CSV-Datei (.csv). Ohne Anlegerecht kann stattdessen Exportieren angezeigt werden.
Die Datei folgt der aktuellen Auswahl, einschließlich Suche und Statusfilter. Prüfe diese vor dem Export, damit nicht versehentlich nur ein Ausschnitt weitergegeben wird. Exportieren ist ein eigenes Recht; Leserechte allein reichen nicht.
Für Änderungen an Name, Adresse oder weiteren Personenrollen hilft Wie erstelle, bearbeite oder lösche ich eine Person?.
