Unter Verein → Veranstaltungen legst du Veranstaltungen, Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen an. Teilnehmer und Beschlüsse ergänzt du anschließend im geöffneten Termin.
Der Bereich gehört zu All-in-One. Während der kostenlosen Testphase kann er im Marktplatz freigeschaltet werden. Für eine Nutzung danach sind Tarif beziehungsweise eine vorhandene Bestandsfreischaltung zu prüfen. In den mitgelieferten Rollen haben Admin und Manager die erforderlichen Veranstaltungsrechte.
Eine Veranstaltung anlegen
Wähle Neue Veranstaltung und trage Titel und Beginn ein. Ergänze nach Bedarf Ende, Ort und Beschreibung.
Unter Art wählst du Mitgliederversammlung, Vorstandssitzung, Veranstaltung oder Sonstiges. Diese Auswahl beeinflusst, ob im geöffneten Vorgang die Beschlüsse oder die Teilnehmer im Vordergrund stehen.
Aktiviere Anmeldung erforderlich, wenn du Anmeldungen erfassen möchtest. Dann werden Anmeldeschluss und Kapazität eingeblendet. Speichere. Der neue Eintrag steht zunächst auf Geplant.
Teilnehmer und Begleitung erfassen
Öffne die Veranstaltung und wähle Teilnehmer hinzufügen. Wähle die Person und den passenden Status, etwa Angemeldet oder Warteliste. Begleitpersonen werden unter Gäste berücksichtigt.
Eine Person kann nur einmal in derselben Veranstaltung eingetragen sein. Bei Konflikt mit einem bestehenden Datensatz. suche zuerst ihren vorhandenen Eintrag und ändere diesen, statt eine zweite Anmeldung anzulegen.
Kapazität und Anmeldeschluss sind keine harten Sperren. Ist die Kapazität erreicht, schlägt Sheltra Warteliste vor. Du kannst den Status trotzdem überschreiben und musst daher selbst prüfen, ob noch ein Platz vergeben werden darf.
Für die belegten Plätze zählen Angemeldet und Teilgenommen, jeweils einschließlich der Gäste. Prüfe deshalb auch die Begleitpersonenzahl.
Beschlüsse und tatsächliche Teilnahme dokumentieren
Über Beschluss hinzufügen hältst du Titel, Text, Stimmen Dafür, Dagegen, Enthaltungen und das Ergebnis fest. Trage das tatsächlich festgestellte Ergebnis ein; die Eingabemaske ersetzt nicht eure Beschlussfassung.
In der Teilnehmerliste kannst du anschließend Teilgenommen setzen. Damit unterscheidest du eine vorherige Zusage von der tatsächlichen Anwesenheit.
Den Veranstaltungsstatus änderst du über Bearbeiten, nicht durch einen Klick auf die Statusmarkierung neben dem Titel. Setze Durchgeführt, wenn sie stattgefunden hat, oder Abgesagt, wenn sie ausfällt.
Geplante und durchgeführte Veranstaltungen erscheinen im Kalender. Abgesagte werden dort ausgeblendet. Eine abgesagte Veranstaltung ist dadurch nicht automatisch aus der Verwaltung gelöscht.
Eine Teilnahmegebühr hinterlegen
Trage die Teilnahmegebühr ein. Leer oder null bedeutet in diesem Feld kostenlos. Bei einer Gebühr braucht es zusätzlich ein Ertragskonto aus der Buchhaltung desselben Mandanten.
Ist die Buchhaltung für diese Organisation nicht eingerichtet, bleibt die Kontenauswahl leer und der kostenpflichtige Vorgang lässt sich so nicht speichern. Lasst entweder die Buchhaltung einrichten oder stimmt eine getrennte Abrechnung außerhalb dieses Felds ab. Eine tatsächliche Gebühr sollte nicht einfach als kostenlos dargestellt werden, nur um speichern zu können.
Die übrige Veranstaltungsplanung kann ohne integrierte Buchhaltung genutzt werden.
Rechnungen erstellen
Bei hinterlegter Gebühr erscheint in der Teilnehmerliste Rechnung erstellen. Berechnet wird die Gebühr für die angemeldete Person und für jeden ihrer Gäste.
Jede Anmeldung kann auf diesem Weg nur einmal abgerechnet werden. Danach wird die Rechnungsnummer angezeigt. Bei einer abgesagten Anmeldung wird der Erstellen-Button nicht angeboten.
Du brauchst Schreibrechte in der Buchhaltung und ein offenes Geschäftsjahr, das das gewählte Rechnungsdatum umfasst. Eine erstellte Rechnung bedeutet noch nicht, dass bezahlt wurde. Prüfe auch vorhandene Rechnungen gesondert, wenn eine schon abgerechnete Anmeldung später abgesagt wird.
„Ich soll zuerst einen Mandanten wählen“
Mandant bezeichnet die Organisation, zu der diese Veranstaltungsdaten gehören. Eine Person mit Administrationsrechten wählt unter Veranstaltungen aktivieren die passende Einheit und Aktivieren.
Bei Veranstaltungen ist noch für keinen Mandanten aktiviert. Bitte wende dich an eine Administratorin oder einen Administrator. ist dieser Einrichtungsschritt noch offen. Du kannst ihn ohne das entsprechende Recht nicht selbst erledigen.
Fehlt der Bereich insgesamt, lass Tarif, Aktivierung und Benutzerrechte prüfen. Fehlt nur der Kalendereintrag, hilft Warum funktioniert der Terminkalender nicht?.
