Ja. Du kannst vorhandene Daten nach Sheltra übernehmen, statt alles neu einzutragen. Diesen Vorgang nennt man Datenimport. Die Einrichtung findest du unter Einstellungen → Datenimport → Neue Quelle anlegen.
Starte immer zuerst einen Probelauf. Er zeigt, welche Daten übernommen würden und wo Angaben fehlen. Dabei werden noch keine Vereinsdaten gespeichert oder überschrieben.
„Aus welchem Programm kann ich Daten übernehmen?“
Aus Petoffice lassen sich Tiere, Personen und Vermittlungen samt Fotos und Dokumenten übernehmen. Trage dafür E-Mail und Passwort deines Petoffice-Zugangs in die dafür vorgesehenen Felder ein. Bilder und Dokumente werden im Probelauf nur gezählt und erst beim tatsächlichen Import übertragen.
Aus Webling kommen Personen, Mitglieder und Buchhaltung, aber keine Tiere. Du brauchst die Webling-Subdomain, also den individuellen Teil eurer Webling-Adresse, und einen API-Schlüssel. Dieser Schlüssel erlaubt Sheltra den Zugriff; dein Webling-Passwort wird nicht abgefragt. Lass dir die Angaben bei Bedarf von der Person geben, die Webling bei euch verwaltet.
Für Buchungen samt Belegen muss in Sheltra das Add-on Buchhaltung aktiv sein. Ein Add-on ist ein zusätzlich eingeschalteter Funktionsbereich. Dieses ist ab All-in-One ohne Zusatzkosten buchbar. Personen und Mitglieder können auch unabhängig davon übernommen werden.
Aus anderen Programmen verwendest du eine Excel-Datei im Format .xlsx oder eine CSV-Datei im Format .csv. CSV ist ein einfaches Tabellenformat. Die Datei darf höchstens 25 MB groß sein. Fotos und Dokumente werden dabei nicht mitübertragen. Lade sie anschließend beim jeweiligen Eintrag hoch, wie in Wie lade ich Dateien hoch? beschrieben.
So bereitest du eine Tabelle vor
Erstelle zunächst unter Einstellungen → Datenexport eine Datei aus Sheltra. Sie zeigt dir die vorgesehenen Spalten und Überschriften und hilft beim Aufbau deiner Importtabelle.
- Lege unter Einstellungen → Datenimport eine neue Quelle an und wähle als Typ die CSV- oder Excel-Datei.
- Klicke auf Mapping bearbeiten. “Mapping” bedeutet hier: Du ordnest die Angaben aus deiner Tabelle den passenden Feldern in Sheltra zu.
- Folge den Schritten Datei → Inhalt → Spalten → Werte. Unter Inhalt gibst du an, welche Daten jedes Tabellenblatt enthält. Unter Spalten ordnest du Spalte in deiner Datei dem passenden Feld unter Wird zu zu.
- Unter Werte legst du fest, was mit unbekannten Angaben geschieht, etwa einer Rasse. Wähle In meine Stammdaten aufnehmen, Vorhandenen Eintrag verwenden oder Feld leer lassen. “Stammdaten” sind eure wiederverwendbaren Auswahllisten.
- Starte den Probelauf, prüfe das Ergebnis und korrigiere gegebenenfalls deine Zuordnungen. Klicke erst danach auf Jetzt importieren.
Bei Petoffice und Webling ist die Reihenfolge anders: Zuerst läuft der Probelauf. Danach bearbeitest du unter Mapping bearbeiten die vorgeschlagenen Tierarten, möglichen doppelten Personen und gegebenenfalls Webling-Mandanten, also die getrennten Verwaltungsbereiche. Bei Petoffice bleibt Jetzt importieren bis dahin nicht auswählbar.
„Was passiert, wenn ein Import nicht passt?“
Vor jedem echten Import erstellt Sheltra eine Sicherung. Scheitert diese Sicherung, startet der Import nicht. Du findest die gespeicherten Stände unter Einstellungen → Snapshots. “Snapshot” bedeutet hier eine Sicherung des damaligen Datenstands.
Über Snapshot wiederherstellen kannst du zu diesem Stand zurückkehren. Das ist keine Korrektur nur einer einzelnen Zeile: Prüfe vor einer Wiederherstellung, ob inzwischen weitere Arbeit im Verein erfolgt ist.
Vorgeschlagene doppelte Personen werden nicht ohne deine Bestätigung zusammengeführt.
„Im Probelauf steht fehlgeschlagen“
Die Zahl nennt die Einträge, die nicht übernommen würden. Öffne beim betreffenden Lauf Job-Ereignisse, also das Ablaufprotokoll, und stelle Aktion auf FAIL. Damit werden die Fehler angezeigt. Über Ressource kannst du auf einen Datenbereich eingrenzen.
Unter Hinweis steht der Grund. Quell-ID bezeichnet den betroffenen Eintrag im bisherigen Programm. Korrigiere die Ursache und starte erneut einen Probelauf. Wurde ein echter Import unterbrochen, kannst du ihn erneut starten; Sheltra setzt ihn fort, ohne bereits übernommene Einträge nochmals anzulegen.
„Die Datei wird nicht gelesen oder der Datenimport fehlt“
Bei “Die Datei konnte nicht gelesen werden.” speichere die Datei ausdrücklich als .xlsx oder .csv. Nur die Dateiendung umzubenennen reicht nicht; alte .xls-Dateien werden nicht unterstützt.
Fehlt Datenimport ganz, brauchst du die passende Berechtigung. Die Vereinsadministration kann sie unter Einstellungen → Rollen → Datenimport prüfen.
Nichts davon passt
Weitere Einzelheiten stehen in Welche Systeme und Formate werden unterstützt?. Bei einer anderen Meldung hilft Warum erhalte ich eine Fehlermeldung?. Sende dem Support keine Zugangsdaten oder API-Schlüssel.
