Sheltra kann Daten direkt aus Petoffice und Webling übernehmen. Für andere Programme verwendest du eine Excel-Datei (.xlsx) oder CSV-Datei (.csv) mit höchstens 25 MB. CSV ist ein einfaches Format für Tabellen.
Alle drei Wege richtest du unter Einstellungen → Datenimport → Neue Quelle anlegen ein. Welche Angaben übernommen werden, unterscheidet sich je nach Quelle.
„Wir nutzen Petoffice“
Petoffice liefert Tiere, Personen und Vermittlungen sowie zugehörige Patenschaften, Aufnahmen, Todesfälle, Transporte, Impfungen und Bluttests. Auch Fotos und Dokumente an Tieren oder Personen können mitübernommen werden.
Wähle als Typ Petoffice und trage E-Mail und Passwort deines Petoffice-Zugangs in die vorgesehenen Felder ein. Du musst vorher keine Exportdatei erstellen. Sheltra ruft die Daten direkt ab.
„Wir nutzen Webling“
Aus Webling kommen Personen, Mitglieder und Buchhaltungsdaten, aber keine Tiere. Du brauchst einen API-Schlüssel, der Sheltra den Zugriff erlaubt, und die Webling-Subdomain. Gemeint ist nur euer Namensteil vor .webling.ch, nicht die vollständige Internetadresse. Das Webling-Passwort wird nicht abgefragt.
Du kannst eine Ziel-Buchhaltung (optional) auswählen. Gibt es mehrere Webling-Mandanten, also getrennte Verwaltungsbereiche, ordnest du sie im Schritt Mandanten zuordnen jeweils einem eigenen Buch zu.
Für die Buchhaltung muss das entsprechende Vereinsmodul in Sheltra verfügbar und eingeschaltet sein. Bei Fragen zu Schlüssel oder Adresse hilft die Person, die Webling bei euch betreut.
„Wir haben eine Tabelle aus einem anderen Programm“
Exportiere dort die benötigten Listen als Excel- oder CSV-Datei. Wähle in Sheltra den Typ CSV- oder Excel-Datei und lade sie über Mapping bearbeiten hoch. “Mapping” bedeutet, dass du die Spalten deiner Datei den passenden Sheltra-Feldern zuordnest.
Eine Excel-Datei darf mehrere Tabellenblätter enthalten. Im Schritt Inhalt legst du für jedes Blatt fest, was darin steht. Nicht benötigte Blätter markierst du mit Nicht importieren.
Tabellen können Tiere, Personen, Mitglieder, Vermittlungen, Spenden und Veranstaltungen füllen. Spenden und Veranstaltungen werden einer Einheit zugeordnet, zum Beispiel einer Ortsgruppe eures Vereins. Zur Auswahl stehen nur Einheiten mit dem jeweils aktivierten Modul.
Fotos und Dokumente kommen über eine Tabelle nicht mit. Plane Zeit ein, sie nachträglich zu den einzelnen Einträgen hochzuladen. Dabei hilft Wie lade ich Dateien hoch?.
„Wie muss die Tabelle aufgebaut sein?“
Öffne eine passende Liste, zum Beispiel Tiere oder Personen, und wähle Exportieren → Import-Vorlage. Du erhältst eine Excel-Datei mit den vorgesehenen Spalten, einer Beispielzeile und dem Blatt Legende.
In der Legende stehen je Feld Pflicht, Erlaubte Werte und Beispiel. So erkennst du, welche Angaben fehlen dürfen und wie Einträge aussehen müssen. Habt ihr bereits Daten in Sheltra, liefert Einstellungen → Datenexport die entsprechenden Spalten mit euren vorhandenen Einträgen. Mehr dazu steht in Wie exportiere oder lade ich meine Daten herunter?.
„Meine Datei wird abgelehnt“
ZIP-Archive, Bildordner, PDF-Listen, Sicherungsdateien anderer Programme und alte .xls-Dateien werden nicht als Tabellenimport angenommen. Öffne eine alte Excel-Datei in einem Tabellenprogramm und speichere sie ausdrücklich als .xlsx. Nur die Endung umzubenennen ändert das Dateiformat nicht.
Ist die Datei größer als 25 MB, teile die Daten auf mehrere passende Dateien auf.
„Wir haben besonders viele Tiere und Personen“
Ein Durchlauf verarbeitet insgesamt bis zu 50.000 Tiere und Personen. Fehlen danach noch Einträge, starte denselben Import erneut. Er setzt die Übernahme fort, ohne die bereits übernommenen Einträge doppelt anzulegen.
Nichts davon passt
Den vollständigen Ablauf mit Probelauf, Fehlerprüfung und Sicherung erklärt Kann ich meine Daten aus einem anderen System importieren?. Sende Zugangsdaten und API-Schlüssel nicht in einer normalen Supportnachricht mit.
