Die Datenschutzerklärung von Sheltra ist ohne Anmeldung unter https://app.sheltra.cloud/legal/privacy vorgesehen. Ist dort noch kein Text hinterlegt, nutze {{DATENSCHUTZ_URL}} oder frage bei hallo@sheltra.cloud nach der gültigen Fassung.
Daneben liegen die Nutzungsbedingungen unter https://app.sheltra.cloud/legal/terms und die Informationen zum Auftragsverarbeitungsvertrag unter https://app.sheltra.cloud/legal/dpa. Eine Kopie kannst du über die Druckfunktion deines Browsers als PDF speichern.
Zwei unterschiedliche Datenschutzhinweise
Die Erklärung des Sheltra-Anbieters ersetzt nicht die Datenschutzhinweise eures Vereins.
Der Anbieter beschreibt, wie Daten beim Betrieb von Sheltra verarbeitet werden. Euer Verein muss dagegen seinen eigenen Umgang mit den Daten von Mitgliedern, Adoptierenden, Pflegestellen oder anderen Kontakten erklären.
Bei den von euch in Sheltra verwalteten Vereinsdaten legt ihr Zweck und Nutzung fest; Sheltra verarbeitet diese Daten im Rahmen der vereinbarten Leistung für euch. Die genauen Zuständigkeiten ergeben sich aus den jeweiligen Verträgen und Verarbeitungen.
„Welche Informationen brauchen wir für unsere eigenen Hinweise?“
Klärt, welche Daten ihr für welche Aufgaben verwendet, wer darauf zugreifen darf, wie lange ihr sie aufbewahrt und welche Dienstleister eingebunden sind.
Das Hilfecenter erklärt dazu unter anderem Speicherorte, Sicherheitsfunktionen und Integrationen. Verwendet für verbindliche Anbieter- und Hostingangaben die bestätigten Unterlagen. Prüft insbesondere, welcher Hostinganbieter verwendet wird und in welcher Region die Daten verarbeitet werden.
Mehr dazu: Wo werden meine Daten gespeichert?. Für eure eigene rechtliche Formulierung sollte die zuständige Datenschutzperson oder fachkundige Beratung die konkrete Nutzung prüfen.
„Wo hinterlegen wir Hinweise in öffentlichen Formularen?“
Bei der Mitglieder-Anmeldung gibt es in den zugehörigen Einstellungen einen Einwilligungstext neben der entsprechenden Auswahl. Für Adoptionsanträge ist das Feld Einwilligung, der der Bewerber zustimmt vorgesehen.
Prüft dort die für euren Verein passenden Informationen. Der Text des Sheltra-Anbieters beschreibt nicht automatisch eure eigene Erhebung und Nutzung.
Die Bezeichnung eines Feldes als “Einwilligung” entscheidet nicht allein, welche rechtliche Grundlage für euren Vorgang richtig ist. Lasst Inhalt, Verweis auf eure Datenschutzhinweise und den vorgesehenen Ablauf passend abstimmen.
„Was ist bei der öffentlichen Tierliste zu beachten?“
Euer Verein legt fest, welche Tiere, Felder und Bilder veröffentlicht werden. Prüft dabei auch Angaben, die sich auf Menschen beziehen, zum Beispiel Ortsangaben einer Pflegestelle oder Personen auf Fotos.
Ein Hinweis in Sheltra kann auf eine sensible Freigabe aufmerksam machen. Er ersetzt aber nicht eure Entscheidung, ob die konkrete Veröffentlichung zulässig und notwendig ist.
„Wir brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag“
Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung von Daten in eurem Auftrag. Eine Seite mit Informationen dazu ist nicht automatisch schon eine ausgefertigte oder unterschriebene Vereinbarung.
Die zur Unterzeichnung vorgesehene Fassung erhältet ihr über {{AVV_URL}} beziehungsweise auf Anfrage an hallo@sheltra.cloud. Prüft, welche Fassung zu eurem Vertrag gehört und welche Schritte noch erforderlich sind.
„Eine Person verlangt Auskunft über ihre Vereinsdaten“
Für Angaben, die euer Verein als Verantwortlicher verarbeitet, bearbeitet ihr die Anfrage. Prüft zuerst Identität, Umfang und Zuständigkeit, bevor ihr Daten herausgebt.
Die technischen Möglichkeiten erläutert Wie kann ich meine personenbezogenen Daten herunterladen?. Ein vollständiger Vereinsexport sollte nicht ungeprüft an eine einzelne anfragende Person weitergegeben werden.
„Welche Fassung wurde bei der Einrichtung bestätigt?“
Sheltra protokolliert bei der Bestätigung der rechtlichen Dokumente unter anderem Fassung, Sprache, Zeitpunkt und das bestätigende Konto. Im Einrichtungsablauf muss der Text bis zum Ende durchlaufen werden, bevor die Bestätigung verfügbar ist.
Bei einer späteren neuen Fassung erfolgt keine automatische erneute Abfrage. Aus einer vorhandenen Anmeldung lässt sich deshalb nicht ableiten, dass jede Person jede aktuelle Fassung erneut bestätigt hat.
Für die Einordnung eurer Nutzung hilft Ist die Anwendung DSGVO-konform?. Dieser Hilfeartikel ersetzt die offiziellen Dokumente nicht.
