Eine Notiz ist ein datierter Texteintrag an einem Tier, einer Person, einer Vermittlung oder einer Patenschaft. Sie eignet sich zum Beispiel, um eine Beobachtung oder eine bereits getroffene Absprache festzuhalten.
Notizen sind innerhalb des Vereins nicht privat. Personen, die die betreffende Akte öffnen dürfen, können auch die zugehörigen Notizen lesen. Schreibe deshalb sachlich und beschränke dich auf Angaben, die für die Arbeit erforderlich sind.
Die Notizfunktion steht ab Pro zur Verfügung. Zum Schreiben brauchst du die passenden Benutzerrechte.
Eine Notiz anlegen
Öffne die betreffende Akte und den Kasten Notizen. Am Computer steht er neben dem Datenblatt, auf dem Handy darunter.
Wähle Neue Notiz, schreibe den Text, prüfe ihn und nutze Speichern.
Am Tier und an der Person gibt es zusätzlich Aktionen → Notiz erstellen. In der Vermittlung heißt der Eintrag Aktionen → Notiz anlegen.
Gespeicherte Notizen lassen sich nicht nachträglich bearbeiten. Prüfe daher besonders die richtige Akte, Namen und den Inhalt, bevor du speicherst.
Notiz oder Aufgabe?
Eine Notiz hält fest, was war: beispielsweise, dass am Freitag ein Rückruf für Montag vereinbart wurde.
Eine Aufgabe hält fest, was noch zu tun ist: beispielsweise, dass eine bestimmte Person am Montag zurückrufen soll. Sie hat Titel, Datum und Zuständigkeit und kann als erledigt markiert werden.
Eine Notiz erzeugt keine Erinnerung. Soll jemand handeln, lege zusätzlich eine passende Aufgabe an. Die Anleitung steht unter Wie arbeite ich mit Aufgaben?.
Wer sieht den Inhalt?
Die Notiz folgt dem Zugriff auf die Akte. Ein eingeschränkter Pflegestellen-Zugang sieht beispielsweise nur die Notizen der eigenen zugänglichen Pflegetiere, nicht die aller Tiere.
Die Notiz wird nicht automatisch auf eurer öffentlichen Tierliste, an aufnehmende Personen oder im externen Kontrollfragebogen ausgegeben. Das macht sie aber nicht zu einer persönlichen, nur für dich sichtbaren Ablage.
„Ich habe mich vertippt“
Schreibe eine neue Notiz mit einer klaren Richtigstellung. Benenne, auf welchen früheren Eintrag sie sich bezieht, damit die Korrektur nachvollziehbar bleibt.
Eine berechtigte Person kann den alten Eintrag über Archivieren aus der sichtbaren Liste nehmen. Es gibt keine Ansicht, mit der du archivierte Notizen selbst wieder hervorholen kannst. Sichere vorher den für eure Dokumentation benötigten Zusammenhang auf einem geeigneten Weg.
Im Verlauf stehen danach nur Ereignisse wie Notiz hinzugefügt und Notiz archiviert, nicht der vollständige Text. Der Verlauf ist deshalb kein Ersatz für eine lesbare Korrektur.
„Ich darf nicht archivieren“
Das Archivieren-Symbol kann sichtbar sein, obwohl dein Zugang die Aktion nicht ausführen darf.
Bei Tier, Person und Vermittlung brauchst du dafür das Recht, den dazugehörigen Datensatz zu löschen. In den mitgelieferten Rollen besitzt es nur Admin. Bei einer Patenschaft reicht dagegen das Recht, mit dem du die Notiz schreiben darfst.
Bei Du hast keine Berechtigung für diese Aktion. bitte die zuständige Person im Verein um Prüfung. Die Rollenhilfe steht unter Welche Benutzerrollen und Berechtigungen gibt es?.
Eine Notiz wiederfinden
Suche oben nach einem markanten Wort aus dem Text. Stelle den Suchbereich auf Alle. Eine auf Name, E-Mail oder ein anderes einzelnes Feld begrenzte Suche durchsucht die Notiztexte nicht.
Der Treffer öffnet die Akte, nicht unmittelbar die einzelne Notiz. Archivierte Notizen und Notizen an Patenschaften werden auf diesem Weg nicht gefunden.
Mehr zur Eingrenzung steht unter Wie funktioniert die Suche?.
„Der Notizbereich oder Neue Notiz fehlt“
Bei Funktion nicht in deinem Paket enthalten fehlt die Tarifvoraussetzung. In Basis kann an einer Vermittlung trotzdem Aktionen → Notiz anlegen angeboten und sogar Notiz angelegt gemeldet werden. Der Notizbereich ist danach aber nicht zugänglich. Verlasse dich in diesem Tarif nicht auf diesen Weg für Informationen, die du wieder lesen musst.
Am Tier werden Notizen auf den Reitern Tierarzt und Labor ausgeblendet. Wechsle zur Übersicht, bevor du von einem fehlenden Eintrag ausgehst.
Sind vorhandene Notizen sichtbar, aber der Anlegen-Button fehlt, lass das Schreibrecht deiner Rolle prüfen.
Was ist der Unterschied zu Interne Notizen?
Interne Notizen ist ein einzelnes Feld im Datenblatt von Tier oder Person. Es kann beim Bearbeiten überschrieben werden und eignet sich für eine laufend aktualisierte allgemeine Beschreibung.
Der Kasten Notizen sammelt dagegen einzelne datierte Einträge. Diese bleiben nebeneinander stehen und sind nach dem Speichern nicht frei bearbeitbar.
Bei Ladeproblemen oder einer anderen Fehlermeldung hilft Warum funktioniert eine Funktion nicht?.
