Eine Aufgabe hält fest, was bis wann zu tun ist und wer sich darum kümmert. Sie wird einem Tier, einer Person, einer Vermittlung oder der Organisation zugeordnet.
Aufgaben sind gemeinsame Arbeitsinformationen, keine privaten Notizen. Verwende sie nicht für Inhalte, die andere berechtigte Personen im Verein nicht sehen sollen.
Anlegen, Ändern und Abhaken gibt es ab Pro. Im Kalender können vorhandene Aufgaben auch in anderen Tarifen sichtbar bleiben. Zusätzlich gelten die jeweiligen Benutzerrechte.
Eine Aufgabe anlegen
Öffne Kalender → Neuer Termin. Das Fenster heißt auch dann so, wenn du eine Aufgabe und keinen Termin mit genauer Uhrzeit anlegen möchtest.
Kürzer geht es direkt in einer Akte: Im Abschnitt Aufgaben findest du Neue Aufgabe. Am Computer steht der Abschnitt neben den Daten, auf dem Handy weiter unten. Die Verknüpfung mit dieser Akte ist dann bereits gesetzt.
Prüfe unter Verknüpft mit, ob Tier, Person, Vermittlung oder Organisation ausgewählt sein soll, und wähle den konkreten Eintrag. Organisation eignet sich für vereinsweite Aufgaben ohne einzelne Tier- oder Personenakte.
Trage einen verständlichen Titel ein. Bei Ganztägig brauchst du ein Datum unter Fällig am. Ohne Ganztägig gibst du Start und Ende an. Ohne Datum kann der Vorgang nicht gespeichert werden.
Zuständige Personen auswählen
Nutze Teilnehmer hinzufügen für die beteiligten Personen. Mit dem Stern kennzeichnest du eine davon als Verantwortlich. Es kann immer nur eine hauptverantwortliche Person geben.
Speichere anschließend. Personen mit passendem Sheltra-Zugang und eingeschalteten Benachrichtigungen können Neue Aufgabe dir zugewiesen und am Fälligkeitstag Aufgabe heute fällig erhalten.
Es wird dafür keine E-Mail versendet. Eine eingetragene Person ohne eigenen Zugang erhält nicht automatisch eine Nachricht. Beim späteren Öffnen über Aufgabe bearbeiten kann der Hinweis Kein Push am Namen sichtbar sein. Informiere solche Personen auf dem vereinbarten anderen Weg.
Aufgaben wiederfinden
Öffne im Kalender die Ansicht Agenda. Dort werden die sichtbaren Aufgaben nach Datum sortiert. Mit Offen, Erledigt und Alle wählst du den Status. Überfällig zeigt liegen gebliebene Aufgaben; Mir zugewiesen oder Nach Person grenzt die Zuständigkeit ein.
Die Kachel Meine Aufgaben auf der Übersicht zeigt dagegen nur die eigenen offenen Aufgaben, und zwar die fünf nächstfälligen. Eine Aufgabe, die dort nicht erscheint, muss deshalb nicht fehlen.
Über Abonnieren im Kalender können offene Aufgaben auch in einer anderen Kalender-App erscheinen. Erledigte Aufgaben werden in diesem Abonnement nicht angezeigt.
Erledigen oder wieder öffnen
Wähle das Haken-Symbol in der Agenda oder in der Akte unter Aufgaben → Aktionen. Der Status wechselt auf Erledigt; die Erinnerung am Fälligkeitstag entfällt.
War das Abhaken versehentlich, nutze in der Agenda Wieder öffnen. So bleibt dieselbe Aufgabe erhalten, statt durch einen neuen Eintrag ersetzt zu werden.
„Meine Aufgaben ist leer, obwohl ich eingeteilt bin“
Die Zuordnung erfolgt über die Personenakte, die mit deinem Benutzerkonto verknüpft ist. Stimmen diese Verknüpfung und die in der Aufgabe ausgewählte Person nicht überein, kann die Kachel leer bleiben.
Bitte die zuständige Person im Verein, unter Einstellungen → Benutzer die Verknüpfte Person zu prüfen. Lege nicht nur für die Anzeige einen zweiten Kontakt oder ein zweites Benutzerkonto an.
„Ich sehe keinen Button oder darf nicht speichern“
Bei Funktion nicht in deinem Paket enthalten beziehungsweise Diese Funktion ist in deinem aktuellen Paket nicht enthalten. fehlt die Tarifvoraussetzung. Im Kalender können Neuer Termin und das Haken-Symbol trotzdem sichtbar sein; erst beim Speichern wird die Einschränkung deutlich.
Passt der Tarif, lass die Benutzerrechte prüfen. Am Tier heißen sie Tier-Aufgaben — anschauen und Tier-Aufgaben — anlegen + bearbeiten. Ohne Leserecht fehlt der ganze Aufgabenabschnitt, ohne Bearbeitungsrecht kann der Anlegen-Button fehlen.
„Eine Aufgabe wurde automatisch angelegt“
Ein Datum unter Nächste Untersuchung am bei einer tierärztlichen Behandlung erzeugt automatisch eine Aufgabe am Tier.
Änderst du das Untersuchungsdatum in der Behandlung, wandert die Aufgabe mit. Entfernst du es dort, verschwindet die zugehörige Aufgabe. Bearbeite bei solchen Aufgaben deshalb auch den ursprünglichen Behandlungseintrag, statt widersprüchliche Folgetermine anzulegen.
Bei ausbleibenden Meldungen hilft Kann ich Benachrichtigungen konfigurieren?. Andere Fehlermeldungen erklärt Warum erhalte ich eine Fehlermeldung?.
