Ein Mailing kann in diesem Bereich noch nicht direkt geschrieben oder versendet werden. Unter Kommunikation → Mailings kannst du einen Eintrag anlegen und seinen Empfängerkreis prüfen. Ein Texteditor und ein Versand-Button sind dafür nicht vorhanden.
Das ist nicht durch ein zusätzliches Benutzerrecht freischaltbar. Für den tatsächlichen Versand nutzt ihr ein geeignetes E-Mail-Programm beziehungsweise eine Brief- oder Seriendrucklösung außerhalb von Sheltra.
Was du in Sheltra vorbereiten kannst
Öffne Kommunikation → Mailings → Neues Mailing. Trage einen internen Namen ein und wähle als Kanal E-Mail oder Brief. Bei E-Mail kannst du außerdem einen Betreff vorbereiten.
Wähle Speichern. Unter Wen das erreicht siehst du Erreichbar und Im Empfängerkreis. Mit Empfängerliste bestätigen werden die einzelnen Personen unter Empfänger aufgeführt.
Bestätigen bedeutet nicht versenden. Es wird dadurch weder eine E-Mail verschickt noch ein Brief erstellt.
Den Empfängerkreis besonders sorgfältig prüfen
Es gibt in dieser Mailing-Maske noch keine Auswahl für einzelne Personengruppen. Der Empfängerkreis umfasst die nicht deaktivierten Personen des Vereins, auch wenn sie nicht zum ausgewählten Mandanten gehören.
Mandant bezeichnet die Organisation, der der Mailing-Eintrag zugeordnet ist. Diese Auswahl ist hier keine verlässliche Begrenzung auf die Mitglieder oder Kontakte genau dieser Organisation.
Für eine bestimmte Zielgruppe musst du die passenden Personen deshalb außerhalb dieser Mailing-Maske zusammenstellen, zum Beispiel über die gefilterte Personenliste.
Was die Zahlen und Hinweise bedeuten
Im Empfängerkreis bezeichnet die berücksichtigten Personen. Erreichbar zählt diejenigen, für die eine zum gewählten Kanal passende Adresse vorliegt und keine entsprechende Abmeldung hinterlegt ist.
Bei E-Mail braucht es eine E-Mail-Adresse. Für Briefe werden die erforderlichen Adressangaben wie Straße und Ort geprüft. Nicht erreichbare Personen bleiben mit Keine Adresse oder Abgemeldet in der Liste sichtbar.
Eine vorhandene Adresse ist keine Versandfreigabe für jeden Zweck. Prüft vor dem externen Versand auch eure dokumentierten Einwilligungen, Abmeldungen und sonstigen einschlägigen Vorgaben. Eine Null bei den in Sheltra erfassten Abmeldungen bedeutet nicht, dass aus anderen Systemen keine Abmeldungen vorliegen.
Den Versand außerhalb vorbereiten
Öffne Personen und stelle die benötigten Filter ein. Exportiere die passende Auswahl als Excel- oder CSV-Datei. Der Weg steht unter Wie exportiere oder lade ich meine Daten herunter?.
Vergleiche die exportierten Empfänger vor dem Import in das Versandprogramm mit der tatsächlich gewünschten Liste. Ein Personenexport übernimmt nicht automatisch jede Einschränkung oder Prüfung aus dem Mailing-Eintrag.
Verfasse und versende die Nachricht erst im vorgesehenen externen Programm. Achte darauf, dass Empfänger nicht unbeabsichtigt die Adressen aller anderen sehen. Ein erfolgreicher externer Versand wird durch Empfängerliste bestätigen nicht automatisch in Sheltra nachgetragen.
„Ich habe Name, Kanal oder Betreff falsch eingetragen“
Diese Angaben lassen sich nach dem Speichern nicht mehr bearbeiten. Prüfe sie deshalb vor dem ersten Speichern.
Ein falscher Eintrag kann mit dem entsprechenden Löschrecht am Computer über das Papierkorb-Symbol in der Liste entfernt und neu angelegt werden. Prüfe vorher, ob ihr den bisherigen Eintrag noch als Nachweis eurer Vorbereitung benötigt.
„Der Menüpunkt fehlt“
Du brauchst das Zusatzmodul Kommunikation und das Leserecht für Mailings. Das Modul kostet keinen zusätzlichen Modulpreis, setzt aber mindestens Pro voraus.
Eine berechtigte Person findet es im Marktplatz → Module → Kommunikation → Details und kann Aktivieren (kostenlos) wählen. Kostenlos bezieht sich hier auf das Zusatzmodul, nicht auf den gesamten Sheltra-Tarif.
„Es steht nur Mailings aktivieren dort“
Das Modul ist noch keinem Mandanten zugeordnet. Eine Person mit Administrationsrechten wählt unter Mailings aktivieren die passende Organisation und Aktivieren.
Ohne dieses Recht erscheint Mailings ist noch für keinen Mandanten aktiviert. Bitte wende dich an eine Administratorin oder einen Administrator. Gib diesen Hinweis an die zuständige Person im Verein weiter.
Anlegen und Bestätigen benötigen ein anderes Recht als bloßes Lesen; Löschen ist nochmals getrennt. Bei fehlenden Buttons lass die Rolle unter Einstellungen → Rollen prüfen.
Bei einer zusätzlichen Fehlermeldung hilft Warum funktioniert eine Funktion nicht?.
