Dieser Artikel betrifft Rechnungen, die euer Verein unter Buchhaltung → Rechnungen selbst erstellt. Die Rechnungen für euer Sheltra-Abo findest du dagegen in der Abrechnung des Vereins.
Ändere keine Steuer- oder Buchungseinstellungen nur, um eine Fehlermeldung zu umgehen. Bei unklaren Konten, Steuersätzen oder bereits erfassten Zahlungen sollte die für eure Buchhaltung zuständige Person mitprüfen.
„Ich kann keine neue Rechnung anlegen“
Öffne Neue Rechnung und prüfe die benötigten Angaben: Empfänger, Rechnungsdatum, Forderungskonto und mindestens eine vollständige Rechnungsposition.
Jede berücksichtigte Position braucht einen positiven Betrag und ein Ertragskonto. Nur eine Beschreibung einzutragen, reicht nicht; eine reine Textzeile wird nicht als fertige Position übernommen.
Mit Forderungskonto ist das Buchhaltungskonto gemeint, auf dem der noch offene Betrag erfasst wird. Das Ertragskonto beschreibt die Art der Einnahme. Beides ist nicht einfach die IBAN eures Bankkontos. Wähle die Konten entsprechend eurer Buchhaltung.
Die Meldung Wähle ein Mitglied, einen Betrag und das Forderungs- + Ertragskonto. kann auch erscheinen, wenn der Rechnungsempfänger kein Mitglied ist. Prüfe die genannten Angaben, statt deshalb eine unnötige Mitgliedschaft anzulegen.
„Das Geschäftsjahr fehlt oder ist abgeschlossen“
Rechnungen brauchen ein passendes, offenes Geschäftsjahr. Das ist der Zeitraum, für den ihr eure Buchhaltung führt.
Bei Lege zuerst ein Geschäftsjahr an, um Beiträge zu verwalten. fehlt dieses Jahr noch. Bei Das Geschäftsjahr ist abgeschlossen – wähle ein offenes Jahr, um Beiträge zu buchen. kann in das ausgewählte Jahr nicht mehr neu gebucht werden.
Die Verwaltung findest du unter Buchhaltung → Einstellungen → Geschäftsjahre. Lass ein fehlendes Jahr von der zuständigen Person einrichten. Ändere nicht einfach das Rechnungsdatum, damit es in ein anderes Jahr passt.
„Finalisieren wird mit einer allgemeinen Meldung abgebrochen“
Bei Die Eingabe ist unvollständig oder ungültig. prüfe insbesondere: Gibt es mindestens eine vollständige Position? Ist das Forderungskonto gewählt? Ist die Gesamtsumme positiv? Ist das Geschäftsjahr offen?
Kontrolliere zusätzlich Hinweise direkt an den Feldern. Finalisieren macht aus dem Entwurf eine fest vergebene Rechnung mit Rechnungsnummer. Prüfe deshalb die Angaben vor diesem Schritt sorgfältig.
„Ich kann keinen Steuersatz auswählen“
Das Feld Steuersatz erscheint nur, wenn für das Geschäftsjahr die Umsatzsteuer aktiviert ist und mindestens ein passender Steuersatz der Art Umsatzsteuer vorhanden ist.
Die Einstellungen liegen unter Buchhaltung → Einstellungen → Steuersätze. Prüfe auch Gültig ab und Gültig bis: Der Steuersatz muss zum Rechnungsdatum passen.
USt aktivieren ist keine allgemeine Fehlerbehebung. Ob euer Verein Umsatzsteuer ausweist und welcher Satz anzuwenden ist, muss fachlich geklärt sein. Lass die richtige Einstellung von eurer Buchhaltung prüfen.
„Die Rechnung hat kein PDF oder lässt sich nicht per E-Mail senden“
Eine angelegte Rechnung hat nicht automatisch eine PDF-Datei. Öffne ihre Detailansicht und wähle PDF erzeugen.
Dafür muss eine Rechnungsvorlage der betreffenden Organisationseinheit zugeordnet sein. In der Buchhaltung heißt diese Einheit Mandant. Fehlt diese Zuordnung, wende dich an den Support; du kannst sie nicht durch wiederholtes Erzeugen selbst ersetzen.
Das PDF zeigt den Stand zum Zeitpunkt seiner Erstellung. Nach zulässigen Änderungen kannst du es mit PDF neu erzeugen aktualisieren. Per E-Mail senden steht erst bereit, wenn ein PDF vorhanden ist. Ein fehlendes PDF bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung selbst nicht gespeichert wurde.
„Ich kann die Rechnung nicht löschen oder stornieren“
Solange die Rechnung ein Entwurf ist, kannst du Entwurf löschen verwenden. Nach dem Finalisieren ist Löschen nicht mehr möglich. Sheltra verwaltet die Rechnungsnummern fortlaufend je Geschäftsjahr.
Rechnung stornieren ist nur möglich, wenn das Jahr offen ist und weder Zahlungen noch Gutschriften oder Abschreibungen zugeordnet sind. Je nach Fall kommt stattdessen eine Gutschrift mit eigener Nummer infrage. Welche Korrektur zu eurem Vorgang passt, sollte eure Buchhaltung entscheiden.
„Die Rechnung lässt sich nicht in eine Folgeperiode verschieben“
In Folgeperiode verschieben setzt einen späteren offenen Zeitraum und eine Rechnung ohne zugeordnete Zahlungen voraus.
Entferne keine tatsächliche Zahlung nur, damit der Button nutzbar wird. Ist eine fachlich geprüfte Korrektur notwendig, muss die zuständige Person die vorhandenen Angaben sichern und den Ablauf dokumentieren. Die Aktionen Zahlung entfernen, Verschieben und anschließend Zahlung erfassen dürfen dabei nicht dazu führen, dass echte Zahlungseingänge verloren gehen oder falsch datiert werden.
Für einen normalen Jahreswechsel ist ein solches manuelles Verschieben nicht nötig: Offene Posten werden beim Jahresabschluss übertragen.
„Der ganze Rechnungsbereich fehlt“
Die Buchhaltung gehört zu All-in-One und muss für mindestens einen Mandanten aktiviert sein. Zuständige Personen sehen dafür Buchhaltung aktivieren; andere sehen gegebenenfalls Buchhaltung ist noch für keinen Mandanten aktiviert.
Zusätzlich sind passende Rechte erforderlich. Diese lassen sich unter Einstellungen → Team & Rechte → Rollen in der Gruppe Buchhaltung, Zeile Buchführung, prüfen.
Geht es stattdessen um eure Sheltra-Abo-Rechnung, lies Wo finde ich meine Rechnungen?.
Weitere Hilfe
Über Hilfe & Feedback → Problem melden kannst du den Fehler mit genauer Meldung, Geschäftsjahr und Rechnungsnummer beschreiben. Bei einem Entwurf genügt eine eindeutige Beschreibung. Die Referenz SR-XXXXXXXX dient für Rückfragen.
Schicke nur die für die Prüfung nötigen Rechnungs- und Zahlungsangaben mit.
