Eine Schicht ist ein konkreter Dienst mit Datum, Uhrzeit und eingeteilten Personen. Eine Vorlage beschreibt dagegen nur, wie ein regelmäßiger Dienst aussehen soll.
Aus einer Vorlage entstehen erst Schichten, wenn du Ausrollen… verwendest. Gemeint ist: Sheltra legt die einzelnen Termine für einen von dir gewählten Zeitraum an.
Der Dienstplan gehört zu All-in-One und steht auch in der kostenlosen Testphase zur Verfügung. Bestehende frühere Freischaltungen in kleineren Tarifen können erhalten bleiben. Für die Planungsansicht brauchst du außerdem Dienstplan · Lesen, für Änderungen die entsprechenden Bearbeitungsrechte.
Eine einzelne Schicht anlegen
Öffne Dienstplan → Planung und wähle Schicht anlegen. An einem noch leeren Tag kannst du auch das gestrichelte Plus in seiner Spalte verwenden.
Trage Name, Datum, Beginn und Ende ein. Prüfe die Soll-Besetzung, also die gewünschte Zahl eingeteilter Personen. Voreingestellt ist eine Person.
Die Soll-Besetzung ist eine Planungswarnung, keine automatische Sperre. Sind zu wenige Personen eingeteilt, wird die Zahl auf der Schichtkarte orange mit Warnzeichen angezeigt.
Geht die Schicht über Mitternacht, trage die entsprechenden Uhrzeiten ein. +1 hinter der Endzeit zeigt, dass das Ende am folgenden Tag liegt. Prüfe diese Anzeige besonders bei einer versehentlich vertauschten Start- und Endzeit.
Wiederkehrende Schichten vorbereiten
Lege unter Dienstplan → Vorlagen die Wochentage, Uhrzeiten und benötigte Personenzahl fest. Ergänze die zu versorgenden Bereiche oder Tiere und die Standard-Aufgaben, die bei jeder Schicht anfallen.
Wähle danach Ausrollen…, trage Von und Bis ein und bestätige. Es sind höchstens 92 Tage auf einmal möglich.
Tage, an denen diese Vorlage bereits eine Schicht erzeugt hat, werden übersprungen. Ein erneutes Ausrollen desselben Zeitraums legt diese vorhandenen Schichten nicht doppelt an. Als Inaktiv gekennzeichnete Vorlagen werden nicht ausgerollt; aktiviere sie nur, wenn sie wieder verwendet werden sollen.
Das Team und die Versorgung einteilen
Öffne eine Schicht im Wochenplan. Wähle unter Eingeteiltes Team die Personen. Unter Versorgung legst du Bereiche und Einzelne Tiere fest.
Ein ausgewählter Bereich umfasst die Tiere, die ihm im Tierprofil unter Versorgung zugeordnet sind. Prüfe deshalb auch diese Zuordnungen, wenn im Schichtüberblick Tiere fehlen oder zu viele erscheinen.
Eingeteilte Personen mit passendem Zugang finden den Dienst im Kalender und können das Schicht-Briefing öffnen: die Zusammenstellung von Tieren, Futterplan, Pflegeaufgaben und Medikation. Dort werden erledigte Arbeiten abgehakt. Erinnerungen setzen voraus, dass die Benachrichtigungen entsprechend eingerichtet und erreichbar sind.
„Die Person steht nicht zur Auswahl“
Für die Einteilung werden Personen mit der Rolle Mitarbeiter:in oder Freiwillige:r Helfer:in angeboten. In der Personenakte findest du unter Rollen die entsprechenden Einstellungen Mitarbeiter beziehungsweise Helfer.
Ohne Account bedeutet, dass die Person zwar eingeteilt werden kann, aber keinen eigenen Sheltra-Zugang hat. Informiere sie auf dem vereinbarten anderen Weg. Eine Einteilung allein erstellt weder einen Login noch eine Einladung.
„Ich habe eine Vorlage geändert, aber die Schichten bleiben unverändert“
Vorlagenänderungen gelten erst für das nächste Ausrollen. Bereits angelegte Schichten behalten ihre Zeiten, Einteilung und Aufgaben.
Ändere solche Schichten einzeln im Wochenplan. So werden bereits abgestimmte Dienste und dokumentierte Erledigungen nicht unbemerkt überschrieben.
Eine Schicht absagen oder löschen
Schicht absagen erhält den Vorgang als abgesagt und entfernt die Erinnerungen. Bei einer Vorlagenschicht bleibt der Tag belegt; erneutes Ausrollen erzeugt sie nicht wieder.
Schicht löschen entfernt dagegen die Schicht einschließlich Einteilung und Erledigungen. Bei einer Vorlagenschicht kann sie beim nächsten Ausrollen desselben Zeitraums wieder entstehen.
Für einen tatsächlich geplanten, aber ausfallenden Dienst ist deshalb die Absage der nachvollziehbare Weg. Fehlt Schicht löschen, besitzt dein Zugang nicht das separate Löschrecht.
„Ich sehe keine Dienstplan-Seite“
Lass Tarif, eine gegebenenfalls vorhandene Bestandsfreischaltung und deine Rechte prüfen. Eine sichtbare, aber gesperrte Marktplatz-Kachel gibt dir keinen Planungszugriff.
Auch ohne Leserecht für die gesamte Planung kannst du eigene zugewiesene Dienste im Kalender und auf der Übersicht unter Meine nächste Schicht sehen. Ein fehlender Planungsbereich bedeutet deshalb nicht automatisch, dass du nicht eingeteilt bist.
Bei Lade- oder Speicherproblemen hilft Warum funktioniert eine Funktion nicht?.
