Ein Fragenkatalog ist eine Vorlage für einen Kontrollbesuch. Du legst einmal fest, welche Fragen gestellt werden sollen. Beim Beauftragen einer Kontrolle wird daraus ein eigener Fragebogen für diesen Besuch.
Fragenkataloge gibt es ab Pro. Für die zentralen Vorlagen brauchst du das Recht Stammdaten. Eigene Vorlagen einer Tierschutzorganisation verwaltest du mit dem Recht Organisationseinstellungen.
Einen neuen Fragenkatalog anlegen
Öffne Einstellungen → Vorlagen & Ansichten → Fragenkataloge und wähle Katalog anlegen.
Trage unter Grunddaten einen aussagekräftigen Namen ein, etwa Vorkontrolle Hund. Wähle als Kontrollart, ob die Vorlage für eine Vor- oder Nachkontrolle gedacht ist. Eine Interne Notiz hilft deinem Team bei der Zuordnung; sie erscheint nicht auf dem ausgefüllten Protokoll.
Unter Verfügbarkeit bestimmt Für neue Kontrollen verfügbar, ob die Vorlage verwendet werden kann. Mit Für diese Kontrollart vorausgewählt wird sie beim Anlegen passender Kontrollen vorgeschlagen. Pro Kontrollart kann nur ein Katalog in der jeweiligen Liste diese Vorauswahl haben.
Eine Einleitung kann erklären, worauf beim Besuch geachtet werden soll. Ein Schlusstext kann ergänzen, was nach dem Ausfüllen passiert. Beide Texte erscheinen im Fragebogen und in der Druckansicht.
Fragen und Abschnitte hinzufügen
Wähle unter Fragen zuerst Abschnitt hinzufügen, zum Beispiel für Wohnsituation oder Versorgung. Mit Frage hinzufügen ergänzt du die einzelnen Fragen.
Die Antwortart sollte zur Frage passen. Für eine kurze Angabe eignet sich Kurzer Text, für eine Beschreibung Langer Text. Außerdem stehen Zahl, Datum, Ja / Nein, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Skala und Foto zur Verfügung. Hinweis zeigt nur einen Erklärtext und verlangt keine Antwort.
Bei Auswahlfragen musst du die auswählbaren Optionen eintragen. Bei einer Skala legst du mit Von und Bis die Grenzen fest. Fehlen diese Angaben, lässt sich der Katalog nicht speichern.
Formuliere möglichst eine konkrete Frage pro Feld. Beispielsweise ist eine Frage nach der täglichen Betreuung leichter eindeutig zu beantworten als eine Sammelfrage zu Betreuung, Urlaub und Tierarztkosten.
Pflichtfragen sparsam verwenden
Muss beantwortet werden bedeutet: Ohne Antwort kann die Kontrollperson den Fragebogen nicht Abgeben. Ein Zwischenstand kann trotzdem gespeichert werden.
Mit „Kann ich nicht beurteilen“ erlauben bietest du eine ausdrückliche Ausweichantwort an. Sie zählt als beantwortet. So ist erkennbar, dass die Person die Frage gelesen hat, aber keine verlässliche Einschätzung geben kann.
Diese Einstellung gibt es nicht für Auswahlfragen, Fotos oder Hinweise. Bei einer Einfach- oder Mehrfachauswahl kannst du stattdessen selbst eine Option mit dem Text Kann ich nicht beurteilen ergänzen.
Vorschau prüfen und speichern
Kontrolliere den Fragebogen in der Vorschau und wähle Speichern. Auf großen Bildschirmen stehen Aufbau und Vorschau nebeneinander. Bei weniger Platz wechselst du zwischen Aufbau und Vorschau.
Prüfe dabei auch: Versteht eine Person außerhalb eures Teams die Fragen? Ist klar, wann ein Foto wirklich erforderlich ist? Lassen sich Fragen beantworten, ohne unnötige persönliche Angaben zu sammeln?
Eine Vorlage nur für eine Tierschutzorganisation verwenden
Öffne unter Personen die betreffende Tierschutzorganisation und dort Rollen → Tierschutzorganisation. Die dort hinterlegten Fragenkataloge gelten für diese Organisation und werden für die passende Kontrollart vor allgemeinen Vorlagen berücksichtigt.
Erscheint Lege zuerst das Organisationsprofil für diese Tierschutzorganisation an., ergänze und speichere zuerst das Organisationsprofil. Danach steht die Vorlagenverwaltung zur Verfügung.
Was passiert mit bestehenden Kontrollen?
Bereits angelegte Protokolle ändern sich nicht mit. Die Fragen werden beim Anlegen in das jeweilige Protokoll übernommen. Eine spätere Korrektur der Vorlage wirkt deshalb erst bei neuen Kontrollen.
Die Fassung erhöht sich bei Änderungen an den Fragen, nicht bei einer bloßen Umbenennung. Unter Protokolle erkennst du, ob der Katalog bereits verwendet wurde.
Ein verwendeter Katalog kann nicht gelöscht werden. Wähle Deaktivieren, wenn er für neue Kontrollen nicht mehr angeboten werden soll. Vorhandene Protokolle bleiben erhalten.
Fehlt die Verwaltung oder erscheint Funktion nicht in deinem Paket enthalten, lass Tarif und Berechtigungen prüfen. Den nächsten Schritt erklärt Wie beauftrage ich eine Vor- oder Nachkontrolle?.
