Eine Kontrollperson kann einen Vor- oder Nachkontroll-Fragebogen direkt über einen Link in ihrer E-Mail ausfüllen. Sie braucht dafür kein Sheltra-Konto und keine zusätzliche App. Der Fragebogen lässt sich auch auf dem Handy im Internetbrowser öffnen.
Die beauftragende Organisation braucht Pro. Wer den Auftrag anlegt, benötigt das Bearbeitungsrecht für die Personenakte beziehungsweise die Vermittlung.
Vor dem Versand: Person und E-Mail-Adresse prüfen
Öffne die Personenakte der Kontrollperson. Sie muss die Rolle Kontrolleur haben. Prüfe dort die E-Mail-Adresse sorgfältig.
Die Adresse wird beim Anlegen des Protokolls kopiert. Eine spätere Änderung an der Person aktualisiert sie im bestehenden Protokoll nicht. Prüfe sie deshalb vor dem Anlegen, nicht erst bei einer fehlgeschlagenen Zustellung.
Bei Nachkontrollen kann die Auswahl zusätzlich nach Tierarten eingeschränkt sein. Das zugehörige Feld an der Person heißt Tierarten-Qualifikation (Vorkontrolle), auch wenn es hier um eine Nachkontrolle geht.
Den Auftrag anlegen und den Link senden
Öffne für eine Vorkontrolle die Personenakte des Haushalts und Vorkontrolle. Bei einer Nachkontrolle gehst du in die betreffende Vermittlung und dort zu Nachkontrolle.
Wähle Protokoll anlegen und dann Fragenkatalog, Kontrollperson und Termin. Beim Anlegen werden die Fragen in dieses Protokoll übernommen. Spätere Änderungen der Vorlage verändern den laufenden Fragebogen nicht.
Öffne am Protokoll Weitere Aktionen → Kontroll-Link… und wähle Link senden. Die E-Mail hat den Betreff Kontrollauftrag von mit dem Organisationsnamen. Sie nennt Kontrollart und Termin, aber keine Angaben zum Haushalt. Diese werden erst im geschützten Fragebogen angezeigt, soweit sie freigegeben sind.
Der Link wird nach dem Versand nur einmal angezeigt. Er wird nicht so gespeichert, dass du ihn später wieder einblenden kannst.
Was die Kontrollperson mit dem Link macht
Öffne den Link aus der E-Mail und prüfe Kontrollart, Termin und die angezeigten Angaben. Fehlen Informationen, die du für den Besuch brauchst, frage vorab bei der Geschäftsstelle nach.
Fülle die Fragen aus. Antworten werden während der Bearbeitung automatisch gespeichert, solange die Übertragung erfolgreich ist. Warte auf die Speicherbestätigung, bevor du die Seite schließt. Bei einer Fehlermeldung lasse sie offen und prüfe deine Internetverbindung.
Solange der Link gültig und der Fragebogen noch nicht abgegeben ist, kannst du ihn erneut öffnen und mit den gespeicherten Antworten weiterarbeiten. Noch nicht übertragene Eingaben sind dadurch nicht automatisch gesichert.
Wähle zum Schluss eine Empfehlung: Erfolgreich, Nicht erfolgreich oder Unklar. Ergänze eine hilfreiche Zusammenfassung und prüfe die Pflichtfragen. Danach wähle Abgeben.
Nach dem Abgeben kannst du nicht selbst weiterbearbeiten. Die Seite zeigt nur noch die Bestätigung Danke — abgegeben. Für Ergänzungen muss die Geschäftsstelle das Protokoll wieder öffnen und einen neuen Link senden.
Eine Empfehlung ist noch nicht das endgültige Ergebnis
Die Geschäftsstelle prüft den eingegangenen Fragebogen. Sie kann mit Empfehlung übernehmen daraus das Ergebnis der Kontrolle machen oder eine andere Entscheidung dokumentieren.
Die Kontrollperson gibt damit eine Einschätzung ab. Sie entscheidet durch das Absenden nicht automatisch über die gesamte Vermittlung.
Welche Angaben zum Haushalt werden angezeigt?
Die Freigaben werden in den Fragenkatalog-Einstellungen unter Angaben zur Person auf dem Kontrollformular festgelegt. Standardmäßig ist nur der Nachname vorgesehen. Vorname, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse lassen sich jeweils zusätzlich freigeben.
Gebt nur die Daten frei, die für diesen Auftrag benötigt werden. Wer den Link besitzt, kann die dort freigegebenen Angaben sehen. Deshalb gehört er weder in öffentliche Gruppen noch an unbeteiligte Personen.
„Es gibt keinen Empfänger“
Bei Für dieses Protokoll ist keine E-Mail-Adresse des Kontrolleurs hinterlegt, es gibt also keinen Empfänger. fehlt die beim Anlegen übernommene Adresse.
Ergänze die E-Mail-Adresse an der Kontrollperson und lege danach ein neues Protokoll an. Im vorhandenen Protokoll gibt es kein Feld, mit dem du diese Empfängeradresse nachträglich austauschen kannst. Lösche dabei kein bereits ausgefülltes Protokoll. Bewahre vorhandene Angaben auf und sage einen ersetzten Auftrag gegebenenfalls ab.
Fotos oder ein neuer Link
Ein Foto darf höchstens 10 MB groß sein. Pro Link sind bis zu 20 Foto-Uploads und insgesamt ungefähr 100 MB vorgesehen; abgebrochene Versuche zählen mit.
Ein neuer Link setzt dieses Kontingent zurück und erhält die bereits gespeicherten Antworten. Gleichzeitig wird der alte Link sofort ungültig. Stimmt den Wechsel deshalb ab, wenn die Kontrollperson gerade arbeitet.
Hat die Kontrollperson bereits einen eigenen Zugang zu eurem Verein, kann sie zugewiesene Aufträge unter Meine Kontrollen bearbeiten. Dafür ist kein externer Link erforderlich.
Bei Schwierigkeiten hilft Warum funktioniert der Kontroll-Link nicht?.
