Eine Vorkontrolle gehört zum Haushalt, der ein Tier aufnehmen möchte. Eine Nachkontrolle gehört zu einer bestimmten Vermittlung. Diese Zuordnung ist wichtig, damit Auftrag, Antworten und Ergebnis später an der richtigen Stelle stehen.
Fragebögen und Kontrollaufträge gibt es ab Pro. Du brauchst außerdem das Recht, die betreffende Person oder Vermittlung zu bearbeiten.
Schritt 1: Die richtige Akte öffnen
Für eine Vorkontrolle öffne unter Personen die betreffende Person und den Reiter Vorkontrolle. Der Reiter wird bei Personen mit der Rolle Adoptant oder Pflegestelle angeboten.
Für eine Nachkontrolle öffne die passende Vermittlung und unter Prozess den Schritt Nachkontrolle. Klappe ihn auf, falls nur die Überschrift sichtbar ist.
Schritt 2: Das Protokoll anlegen
Wähle im Protokollbereich Protokoll anlegen. Wähle einen Fragenkatalog, die Person unter Kontrolleur und den Kontrolltermin. Speichere mit Protokoll anlegen.
Ein als (Standard) gekennzeichneter Katalog wird für diese Kontrollart vorgeschlagen. Prüfe trotzdem, ob er zum Auftrag passt. Die Fragen werden beim Anlegen fest in dieses Protokoll übernommen. Spätere Änderungen am Katalog ändern einen bereits angelegten Auftrag nicht.
Fehlt eine passende Vorlage, hilft Wie lege ich einen Fragenkatalog an?.
Schritt 3: Die Kontrollperson informieren
Hat die ausgewählte Person einen eigenen Sheltra-Zugang zu eurem Verein, findet sie den Auftrag auf der Übersicht unter Meine Kontrollen. Bei entsprechend eingerichteten Benachrichtigungen wird sie zusätzlich informiert. Ist die Kachel ausgeblendet, muss sie in der persönlichen Übersicht wieder eingeblendet werden.
Ohne Vereinszugang erhält die Person einen persönlichen Link: Öffne Weitere Aktionen → Kontroll-Link… und wähle Link senden. Der Fragebogen lässt sich dann im Browser ausfüllen, ohne ein Konto anzulegen.
Prüfe die E-Mail-Adresse der Kontrollperson bereits vor dem Anlegen des Protokolls. Sie wird zu diesem Zeitpunkt aus der Personenakte übernommen. Eine spätere Änderung dort aktualisiert das vorhandene Protokoll nicht. Bei einer fehlenden oder falschen Adresse brauchst du nach der Korrektur einen neuen Auftrag; bereits ausgefüllte Unterlagen sollten dabei erhalten bleiben.
Die ausführliche Versandhilfe steht unter Wie füllt eine Kontrollperson ohne Konto den Fragebogen aus?.
Schritt 4: Den eingegangenen Fragebogen prüfen
Nach der Abgabe findest du Antworten, Zusammenfassung und Empfehlung am Protokoll.
Eine abgegebene Empfehlung ist noch keine automatisch übernommene Entscheidung. Prüfe die Angaben. Über Empfehlung übernehmen kannst du das vorgeschlagene Ergebnis übernehmen oder stattdessen eine andere begründete Entscheidung dokumentieren.
„Die Kontrollperson steht nicht in der Auswahl“
Die Person muss die Rolle Kontrolleur haben. Prüfe das in ihrer Personenakte. Suche auch nach ihrem Namen, statt dich nur auf die zuerst angezeigten Einträge zu verlassen.
Bei einer Nachkontrolle wird berücksichtigt, welche Tierarten an der Kontrollperson hinterlegt sind. Das Feld heißt Tierarten-Qualifikation (Vorkontrolle). Steht dort eine Einschränkung, muss sie zur Tierart passen. Ist nichts eingetragen, wird technisch nicht nach Tierart eingeschränkt. Das ist allerdings kein Nachweis, dass die Person fachlich für jede Tierart geeignet ist.
Bei der Vorkontrolle am Haushalt gibt es diese tierbezogene Filterung nicht, weil der Auftrag nicht an ein bestimmtes Tier gebunden ist.
„Ich sehe den Protokollbereich nicht“
Lass zuerst Tarif und Bearbeitungsrechte prüfen. Im Basis-Tarif kannst du ein Vorkontrollergebnis an der Person manuell erfassen, aber keine Protokolle mit Fragenkatalogen beauftragen. Der Nachkontroll-Schritt gehört ebenfalls nicht zu diesem Basis-Ablauf.
Fehlt schon der Reiter Vorkontrolle, prüfe außerdem die Personenrolle. Die Rolle an einer Person ist etwas anderes als die Berechtigung deines eigenen Benutzerkontos.
„Ich habe die falsche Person beauftragt“
Die Kontrollperson lässt sich im angelegten Protokoll nicht einfach austauschen. Sage den falschen Auftrag über Absagen ab und lege einen neuen an. Beim Absagen bleiben vorhandene Antworten und Fotos erhalten.
Ein Löschen kann nur unter bestimmten Voraussetzungen angeboten werden, etwa solange keine Empfehlung übernommen wurde. Löschen ist nicht der geeignete Weg, um bereits dokumentierte Arbeit verschwinden zu lassen. Nutze bei vorhandenen Inhalten die nachvollziehbare Absage.
„Die Vermittlung ist schon beendet“
Eine regulär abgeschlossene Vermittlung schließt eine vorgesehene Nachkontrolle nicht aus.
Bei einer abgebrochenen Vermittlung sind dagegen keine neuen Nachkontroll-Aufträge mehr möglich. Vorhandene Unterlagen bleiben zur Einsicht erhalten. Prüfe daher, ob der Vorgang regulär abgeschlossen oder endgültig abgebrochen wurde.
