Wie läuft eine Vermittlung mit Sheltra eigentlich ab?

Eine Vermittlung beginnt selten ordentlich an einem bestimmten Punkt. Manchmal schreibt jemand über Instagram, manchmal kommt eine E-Mail, manchmal meldet sich eine Person per WhatsApp und gelegentlich entsteht der erste Kontakt auch über eine Empfehlung oder ein persönliches Gespräch. Danach kommen weitere Informationen hinzu: Wer interessiert sich für welches Tier? Passt die Lebenssituation grundsätzlich? Wurde bereits ein Fragebogen ausgefüllt? Wer kümmert sich um die Vorkontrolle? Welche Informationen hat die Pflegestelle noch ergänzt und wie weit ist der Vorgang eigentlich?

Genau deshalb gehört die Vermittlung zu den Bereichen, in denen im Tierschutz besonders schnell Informationen auseinanderlaufen können. Nicht weil ein Verein schlecht organisiert ist, sondern weil viele Menschen, Informationen und einzelne Schritte zusammenkommen, die sich über mehrere Tage oder Wochen entwickeln.

Sheltra soll diesen Prozess nicht komplizierter oder unpersönlicher machen. Im Gegenteil: Die Idee ist, Tier, Interessent und die einzelnen Schritte der Vermittlung so miteinander zu verbinden, dass das Team weniger Zeit damit verbringen muss, den aktuellen Stand zusammenzusuchen.

Aber wie kann das konkret aussehen?

Ausgangspunkt ist immer das Tier

Nehmen wir als Beispiel eine Hündin namens Luna.

Luna wurde bereits in Sheltra angelegt. In ihrer Tierakte sind die relevanten Informationen zu ihr hinterlegt, darunter Stammdaten, Fotos, Herkunft und ihr aktueller Status. Informationen zu Gesundheit, Aufenthalt und wichtige Dokumente können ebenfalls mit ihrer Akte verbunden werden, sodass die Vermittlung nicht mit einer völlig neuen Datensammlung beginnt.

Das ist ein wichtiger Unterschied zu einem Ablauf, bei dem Vermittlung und Tierverwaltung vollständig voneinander getrennt sind.

Wenn sich jemand für Luna interessiert, muss das Team nicht zunächst eine Vermittlungsliste öffnen und anschließend an einer anderen Stelle nach den Informationen zum Tier suchen. Luna bleibt der gemeinsame Ausgangspunkt, von dem aus sich weitere Vorgänge entwickeln.

Die Grundidee dahinter ist einfach: Informationen, die dasselbe Tier betreffen, sollten nicht unnötig voneinander getrennt werden. Genau deshalb verbindet Sheltra Tierverwaltung und Vermittlungsmanagement miteinander.

Eine Anfrage kommt rein

Nun meldet sich eine Interessentin für Luna.

Je nach Arbeitsweise des Vereins kann diese Anfrage beispielsweise über E-Mail, WhatsApp oder Social Media entstehen. Für Sheltra sind zusätzlich Kommunikations-Erweiterungen vorgesehen, mit denen Kanäle wie WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram und Outlook beziehungsweise E-Mail gebündelt werden können. Diese Kommunikationskanäle sind optionale Add-ons und nicht automatisch Bestandteil jedes Tarifs.

Unabhängig davon, über welchen Weg der erste Kontakt entsteht, sollte anschließend klar sein, welche Person sich für welches Tier interessiert.

Genau hier beginnt der eigentliche Vermittlungsvorgang.

Statt eine Nachricht irgendwo im Postfach stehen zu lassen und separat in einer Liste zu notieren, dass es einen neuen Interessenten gibt, sollen Tier und Person miteinander verbunden werden. Dadurch wird später nachvollziehbar, dass diese konkrete Anfrage zu Luna gehört und nicht zu einem anderen Tier.

Gerade wenn mehrere Tiere gleichzeitig vermittelt werden oder Luna mehrere Interessenten hat, wird dieser Zusammenhang wichtig.

Der Interessent wird Teil des Vorgangs

Zu einer Vermittlung gehört natürlich mehr als ein Name und eine Telefonnummer. Ein Verein muss sich ein Bild davon machen können, ob ein Tier und eine potenzielle Adoptivperson grundsätzlich zueinander passen.

Sheltra ist deshalb nicht nur als Tierverwaltung gedacht, sondern umfasst unter anderem die Verwaltung von Interessenten und Adoptanten sowie ein vollständiges Vermittlungsmanagement. Auch Vorkontrollen und Prüfbögen gehören dort zum vorgesehenen Funktionsumfang.

Dadurch können Informationen zur Person und Informationen zum Tier innerhalb desselben Vermittlungskontexts betrachtet werden.

Das ist wichtig, weil die entscheidende Frage bei einer Vermittlung schließlich nicht lautet:

„Ist das ein guter Interessent?“

Sondern:

„Passen dieses Tier und diese Lebenssituation zusammen?“

Bei Luna kann beispielsweise relevant sein, dass sie mit anderen Hunden gut zurechtkommt, aber in einer sehr unruhigen Umgebung schnell gestresst ist. Vielleicht hat die Pflegestelle zusätzlich beobachtet, dass sie Zeit braucht, um Vertrauen zu fremden Menschen aufzubauen.

Genau solche Informationen aus der Tierakte werden für die Vermittlung wichtig, ohne dass sie jedes Mal erneut aus verschiedenen Dokumenten oder Chats zusammengesucht werden müssen.

Der Vermittlungsstand bleibt nachvollziehbar

Eine Anfrage ist noch keine Vermittlung.

Zwischen dem ersten Kontakt und einem möglichen Einzug liegen je nach Verein verschiedene Schritte, beispielsweise ein erster Austausch, ein Fragebogen, persönliche Gespräche, die Rücksprache mit einer Pflegestelle, eine Vorkontrolle und schließlich die Entscheidung.

Welche Reihenfolge ein Verein dafür verwendet, kann unterschiedlich sein. Sheltra soll nicht jedem Tierschutzverein vorschreiben, wie seine Vermittlung exakt auszusehen hat.

Wichtig ist vielmehr, dass der Vorgang nachvollziehbar bleibt.

Wenn heute eine Person mit der Interessentin spricht und zwei Tage später jemand anderes übernimmt, sollte nicht erst der gesamte Chatverlauf rekonstruiert werden müssen. Der aktuelle Vermittlungsstand und die dazugehörigen Informationen sollen an einem gemeinsamen Ort zusammenlaufen.

Dadurch wird aus einer Sammlung einzelner Gespräche ein nachvollziehbarer Vorgang.

Gerade das ist im Tierschutz wichtig, weil viele Vermittlungen im Team bearbeitet werden. Eine Person kennt das Tier besonders gut, eine andere übernimmt die Kommunikation, jemand anderes führt vielleicht die Vorkontrolle durch.

Gute Teamarbeit bedeutet deshalb nicht, dass eine Person alles machen muss. Sie funktioniert aber nur dann gut, wenn alle Beteiligten auf denselben aktuellen Stand zugreifen können.

Vorkontrollen gehören direkt zur Vermittlung

Wenn der Prozess weitergeht, kann eine Vorkontrolle anstehen.

Auch hier entsteht schnell eine weitere Informationsinsel, wenn Termine über WhatsApp vereinbart, Ergebnisse als Word-Datei abgelegt und anschließend in einer Excel-Liste vermerkt werden.

Bei Sheltra sind Vorkontrollen und Prüfbögen deshalb direkt als Bestandteil des Vermittlungsmanagements vorgesehen.

Dadurch bleibt die Vorkontrolle mit dem Vermittlungsvorgang verbunden.

Für das Team wird nachvollziehbarer, ob sie noch aussteht, bereits durchgeführt wurde und welche relevanten Informationen daraus für die weitere Entscheidung entstehen.

Dabei geht es nicht darum, eine Vermittlungsentscheidung automatisch von einer Software treffen zu lassen.

Ob Luna zu einer bestimmten Person passt, bleibt eine Entscheidung von Menschen, die das Tier, die Interessentin und den jeweiligen Kontext beurteilen.

Die Software soll lediglich dafür sorgen, dass die Informationen, auf deren Grundlage diese Entscheidung getroffen wird, nicht an fünf unterschiedlichen Stellen gesucht werden müssen.

Die Pflegestelle bleibt Teil des Gesamtbildes

Gerade bei Tieren, die auf Pflegestellen leben, entsteht ein großer Teil des relevanten Wissens nicht am Schreibtisch des Vereins.

Die Pflegestelle erlebt Luna jeden Tag.

Sie weiß, wie sie sich in einer Wohnung verhält, wie sie auf fremde Menschen reagiert, ob sie allein bleiben kann und welche Situationen ihr schwerfallen.

Diese Informationen können später entscheidend dafür sein, ob eine Vermittlung sinnvoll erscheint.

Weil Sheltra Tiere, Personen und Vermittlungen nicht als vollständig getrennte Bereiche betrachtet, soll auch dieser Zusammenhang erhalten bleiben. Der aktuelle Aufenthalt eines Tieres, relevante Personen und Informationen zum Tier können innerhalb der zentralen Organisation zusammengeführt werden. Genau diese Verbindung zwischen Tierakten, Menschen und Vermittlung gehört zum grundlegenden Produktansatz.

Die Pflegestelle muss dadurch nicht plötzlich zur Verwaltungsfachkraft werden. Entscheidend ist lediglich, dass wichtige Erkenntnisse dort landen können, wo das Vermittlungsteam sie später braucht.

Dokumente entstehen nicht losgelöst vom Vorgang

Je näher eine Vermittlung an die Übergabe rückt, desto wichtiger werden Dokumente.

Verträge müssen vorbereitet, relevante Tierdaten übernommen und Unterlagen später wiedergefunden werden können.

Auch hier liegt ein typisches Problem klassischer Tool-Landschaften: Das Tier steht in einer Tabelle, die Person in einer anderen, der Vertrag wird in Word erstellt und die fertige PDF landet anschließend irgendwo in einem Ordner.

Sheltra soll Dokumente dagegen direkt im Zusammenhang mit den jeweiligen Tieren und Personen organisieren. Im Pro-Tarif sind unter anderem Dokumente und PDF-Steckbriefe vorgesehen, während die Plattform insgesamt Dokumente zentral verwalten und passenden Tieren oder Personen zuordnen soll.
Damit wird aus dem Vertrag kein isoliertes Dokument, bei dem in sechs Monaten erst wieder herausgefunden werden muss, zu welchem Vorgang er gehört.

Er bleibt Teil der Geschichte dieser Vermittlung.

Die Übergabe ist nicht plötzlich das Ende aller Informationen

Wenn Luna schließlich in ihr neues Zuhause zieht, endet zwar der eigentliche Vermittlungsprozess, aber nicht zwangsläufig die Beziehung zwischen Tier, Adoptant und Verein.

Kontaktdaten müssen weiterhin nachvollziehbar bleiben, möglicherweise stehen Nachkontrollen oder spätere Rückfragen an und auch die bisherige Geschichte des Tieres sollte nicht einfach verschwinden.

Auf eurer Website beschreibt ihr diesen Weg deshalb bewusst nicht nur als „Aufnehmen – Vermitteln“, sondern vom Aufnehmen und Versorgen über das Vermitteln bis zum anschließenden Begleiten.

Das gefällt uns als Bild für Sheltra besonders gut, weil ein Tier im Vereinsalltag eben nicht aus einzelnen, voneinander unabhängigen Datensätzen besteht.

Es gibt einen Verlauf.

Menschen kommen hinzu.

Aufenthalte ändern sich.

Dokumente entstehen.

Eine Vermittlung beginnt und wird abgeschlossen.

Eine zentrale Plattform sollte diesen Zusammenhang möglichst erhalten.

Was verändert sich dadurch im Alltag?

Der größte Unterschied liegt möglicherweise gar nicht in einem einzelnen spektakulären Feature.

Er zeigt sich eher in den vielen kleinen Fragen, die seltener gestellt werden müssen.

Statt:

„Hat Luna schon Interessenten?“

kann der aktuelle Vermittlungsstand nachvollzogen werden.

Statt:

„Wer kümmert sich darum?“

sollen Zuständigkeiten klarer werden.

Statt:

„Wo ist der Fragebogen?“

liegen relevante Unterlagen beim Vorgang.

Statt:

„Was hatte die Pflegestelle nochmal gesagt?“

können wichtige Informationen zum Tier dort dokumentiert werden, wo sie auch später wieder gebraucht werden.

Und statt bei jedem Wechsel zwischen zwei Teammitgliedern die gesamte Geschichte neu erzählen zu müssen, gibt es einen gemeinsamen Ausgangspunkt.

Genau diese kleinen Unterbrechungen wirken im Einzelnen oft harmlos, summieren sich im Tierschutzalltag aber schnell zu viel zusätzlicher Verwaltungszeit.

Sheltra soll die Vermittlung nicht automatisieren – sondern zusammenhalten

Dieser Unterschied ist uns wichtig.

Eine gute Tiervermittlung lebt von Menschen.

Von Gesprächen.

Von Erfahrung.

Von Empathie.

Und manchmal auch von einem Bauchgefühl, das entsteht, weil jemand ein Tier sehr gut kennt.

Sheltra soll nicht entscheiden, welcher Interessent Luna bekommt.

Die Plattform soll auch keine menschliche Vermittlungsarbeit durch einen automatischen Prozess ersetzen.

Sie soll dafür sorgen, dass die Menschen, die diese Entscheidung treffen, auf die Informationen zugreifen können, die sie dafür brauchen.

Denn moderne Software im Tierschutz sollte unserer Meinung nach nicht versuchen, Menschen aus dem Prozess herauszunehmen.

Sie sollte ihnen Arbeit abnehmen, die sie davon abhält, sich auf den eigentlichen Prozess zu konzentrieren.

Von der ersten Anfrage bis ins neue Zuhause

Wenn wir den Ablauf noch einmal zusammenfassen, entsteht bei einer Vermittlung mit Sheltra keine Ansammlung voneinander getrennter Listen.

Am Anfang steht das Tier mit seiner Akte und seinem bisherigen Verlauf. Ein Interessent kommt hinzu und wird mit dem jeweiligen Vermittlungsvorgang verbunden. Informationen und einzelne Schritte können nachvollziehbar bleiben, Vorkontrollen und Prüfbögen gehören zum Vermittlungsmanagement und relevante Dokumente werden nicht losgelöst vom jeweiligen Tier oder der Person behandelt. Nach der Vermittlung bleiben Tier, Adoptant und bisheriger Verlauf weiterhin Teil einer gemeinsamen Datenbasis.

Genau darin liegt der Kern der Idee:

Nicht mehr Informationen sammeln, sondern bereits vorhandene Informationen sinnvoll miteinander verbinden.

Denn eine Vermittlung besteht nicht aus einer Excel-Zeile.

Sie besteht aus einem Tier, mehreren Menschen, vielen Gesprächen, Entscheidungen, Dokumenten und einzelnen Schritten, die gemeinsam zu einem neuen Zuhause führen.

Und genau diesen Zusammenhang soll Sheltra im Hintergrund einfacher machen.