Excel im Tierschutzverein: Wann reicht eine Tabelle und wann nicht mehr?

Excel gehört wahrscheinlich zu den zuverlässigsten Helfern vieler Tierschutzvereine.

Eine Tabelle für die Tiere.
Eine für Mitglieder.
Vielleicht noch eine für Pflegestellen, Vermittlungen oder Spenden.

Und ganz ehrlich: Daran ist erst einmal überhaupt nichts falsch.

Excel ist schnell eingerichtet, kostet wenig oder ist ohnehin vorhanden und fast jeder hat zumindest schon einmal damit gearbeitet. Gerade für einen kleinen Verein mit wenigen Tieren und einem überschaubaren Team kann eine einfache Tabelle vollkommen ausreichen.

Schwierig wird es meistens nicht an dem Tag, an dem die erste Excel-Liste angelegt wird.

Sondern ein paar Jahre später.

Wenn aus einer Tabelle fünf geworden sind. Wenn zusätzlich Informationen in WhatsApp, E-Mails und Dokumenten liegen. Wenn niemand mehr genau weiß, welche Version aktuell ist. Oder wenn eine Person die Tabelle perfekt versteht – und alle anderen lieber kurz nachfragen.

Dann stellt sich irgendwann die Frage:

Reicht Excel für unseren Vereinsalltag eigentlich noch aus?

Excel ist nicht das Problem

Das sollten wir direkt vorwegnehmen.

Excel ist ein gutes Werkzeug.

Das Problem entsteht meistens erst dann, wenn eine Tabelle etwas leisten soll, wofür sie ursprünglich gar nicht gedacht war.

Eine Liste mit 15 Tieren?

Kein Problem.

Zu jedem dieser Tiere zusätzlich Gesundheitsinformationen, Dokumente, Pflegestellen, Interessenten, Vermittlungsstatus, Termine, Aufgaben und Kommunikationsverläufe miteinander zu verbinden?

Dann wird es komplizierter.

Denn eine Tabelle denkt vor allem in Zeilen und Spalten.

Tierschutzalltag funktioniert aber eher in Zusammenhängen.

Ein Hund gehört gerade zu einer Pflegestelle. Zu ihm gibt es medizinische Unterlagen. Drei Personen haben Interesse angefragt. Eine Vorkontrolle steht aus. Ein Teammitglied kümmert sich darum. Später wird ein Vertrag erstellt und der Hund zieht in sein neues Zuhause.

All diese Informationen gehören zu demselben Vorgang.

Wenn sie über verschiedene Tabellen, Chats und Dokumente verteilt sind, müssen Menschen diese Verbindung im Kopf herstellen.

Und genau dort beginnt häufig der zusätzliche Verwaltungsaufwand.

Wann Excel völlig ausreichen kann

Nicht jeder Tierschutzverein braucht automatisch eine spezielle Software.

Wenn ihr zum Beispiel nur wenige Tiere gleichzeitig betreut, mit einem kleinen festen Team arbeitet und eure Abläufe überschaubar sind, kann Excel sehr gut funktionieren.

Besonders dann, wenn:

nur wenige Personen die Daten pflegen,

es eine klare zentrale Tabelle gibt,

alle wissen, wo aktuelle Informationen stehen,

kaum Informationen doppelt gepflegt werden,

Vermittlungen überschaubar sind,

Dokumente schnell gefunden werden,

Zuständigkeiten auch ohne zusätzliches System klar sind.

Dann gibt es keinen Grund, einen funktionierenden Ablauf nur deshalb zu ersetzen, weil eine andere Lösung moderner klingt.

Digitalisierung sollte schließlich Probleme lösen und keine neuen schaffen.

Die spannendere Frage lautet deshalb nicht:

„Benutzen wir Excel?“

Sondern:

„Wie viel Arbeit entsteht inzwischen rund um unsere Excel-Listen?“

Warnzeichen 1: Ihr habt nicht eine Tabelle, sondern ein kleines Tabellensystem

Irgendwann gibt es häufig nicht mehr nur „die Tierliste“.

Es gibt:

eine aktuelle Tierliste,
eine Vermittlungsliste,
eine Pflegestellenliste,
eine Liste mit Interessenten,
eine Mitgliederliste
und vielleicht noch separate Dateien für Finanzen oder Spenden.

Das kann weiterhin funktionieren.

Aber sobald dieselbe Information in mehreren Dateien benötigt wird, entsteht ein neues Problem.

Ändert sich zum Beispiel die Pflegestelle eines Hundes, muss diese Information möglicherweise an mehreren Stellen angepasst werden.

Wird eine Änderung vergessen, existieren plötzlich zwei unterschiedliche Wahrheiten.

In Datei A lebt Luna noch bei Pflegestelle Müller.

In Datei B steht bereits Pflegestelle Schmidt.

Und dann beginnt das Nachfragen.

„Welche Liste ist denn jetzt aktuell?“

Wenn euch dieser Satz bekannt vorkommt, ist meistens nicht die einzelne Tabelle das Problem.

Es fehlt eine zentrale Datenbasis.

Warnzeichen 2: Zur Tabelle braucht ihr immer noch WhatsApp

Eine Excel-Tabelle kann sehr gut festhalten, was der aktuelle Stand ist.

Schwieriger wird es häufig mit der Frage, wie dieser Stand zustande gekommen ist.

Beispiel:

In eurer Tabelle steht bei einem Hund:

Vorkontrolle offen.

Aber warum?

Hat bereits jemand einen Termin vereinbart?

Wer kümmert sich darum?

Hat die Interessentin schon geantwortet?

Gab es im Team eine Rückfrage?

Dann beginnt die Suche im Chat.

Vielleicht gibt es eine Vermittlungsgruppe. Eine allgemeine Vereinsgruppe. Einen privaten Chat mit der Pflegestelle. Und irgendwo darin befindet sich die Information, die erklärt, was als Nächstes passieren soll.

Excel und WhatsApp lösen hier unterschiedliche Aufgaben.

Das Problem entsteht, wenn beide voneinander abhängig sind.

Dann steht der Status in der Tabelle, aber der Kontext im Chat.

Warnzeichen 3: Eine Person versteht das System besser als alle anderen

Fast jeder Verein kennt diese Person.

Sie weiß, welche Tabelle wichtig ist.

Sie weiß, was die Farben bedeuten.

Sie kennt die Abkürzungen.

Sie weiß, warum manche Informationen in Spalte G stehen und andere in einer zweiten Datei.

Und wenn jemand etwas nicht findet, wird sie gefragt.

Solange diese Person da ist, funktioniert das System.

Das fühlt sich zunächst gar nicht problematisch an.

Bis sie Urlaub hat, krank wird oder einfach einmal nicht erreichbar ist.

Ein gutes Organisationssystem sollte nicht davon abhängig sein, dass ein einzelner Mensch alles im Kopf zusammenhalten kann.

Informationen sollten möglichst so strukturiert sein, dass andere Teammitglieder selbstständig herausfinden können:

Was ist passiert?

Was ist der aktuelle Stand?

Wer ist zuständig?

Was muss als Nächstes passieren?

Wenn dafür immer dieselbe Person gefragt werden muss, habt ihr wahrscheinlich weniger ein Excel-Problem als ein Wissensproblem.

Warnzeichen 4: Tierdaten sind vorhanden – aber nicht wirklich zusammen

Nehmen wir einen Hund namens Luna.

Die Stammdaten stehen in Excel.

Der Bluttest liegt im Cloud-Ordner.

Die Impfungen stehen vielleicht in einem anderen Dokument.

Fotos befinden sich auf einem privaten Smartphone.

Die aktuelle Pflegestelle steht in einer zweiten Tabelle.

Die Vermittlungsanfragen kommen über Instagram und E-Mail.

Der Fragebogen einer Interessentin liegt als PDF im Postfach.

Der Vertrag wird später in Word erstellt.

Alle Informationen existieren.

Aber niemand kann mit einem Blick sagen:

„Zeig mir alles, was gerade zu Luna gehört.“

Genau das ist einer der entscheidenden Unterschiede zwischen einer Tabelle und einer zentralen Tierakte.

Nicht unbedingt, dass plötzlich mehr Informationen vorhanden wären.

Sondern dass zusammengehörende Informationen auch tatsächlich zusammenliegen.

Warnzeichen 5: Ihr pflegt dieselben Informationen mehrfach

Doppelte Dateneingabe fällt im Alltag oft gar nicht sofort auf.

Ein Tier wird aufgenommen und zuerst in die Tierliste eingetragen.

Für die Website werden dieselben Daten noch einmal übernommen.

Für einen Vermittlungspost werden Alter, Geschlecht und Charakter erneut herausgesucht.

Später braucht der Vertrag wieder einen Teil derselben Informationen.

Und vielleicht existiert zusätzlich noch eine interne Vermittlungsliste.

Jeder einzelne Schritt dauert nur ein paar Minuten.

Bei vielen Tieren und Vermittlungen summiert sich das allerdings.

Noch problematischer: Bei jeder manuellen Übertragung besteht die Möglichkeit, dass Informationen unterschiedlich oder veraltet sind.

Je häufiger ihr denkt:

„Das steht doch eigentlich schon irgendwo.“

desto interessanter wird die Frage, ob eure Daten besser miteinander verbunden werden könnten.

Warnzeichen 6: Mehr Tiere bedeuten automatisch mehr Chaos

Ein funktionierendes System sollte mit eurem Verein zumindest ein Stück weit mitwachsen können.

Wenn sich die Zahl der Tiere verdoppelt und dadurch auch der organisatorische Aufwand fast explodiert, liegt das häufig daran, dass viele Arbeitsschritte manuell bleiben.

Bei zehn Tieren ist es vielleicht kein Problem, Informationen kurz zusammenzusuchen.

Bei 50 Tieren sieht das anders aus.

Dasselbe gilt für Vermittlungsanfragen.

Fünf Interessenten können überschaubar sein.

Wenn gleichzeitig viele Tiere online sind und über E-Mail, WhatsApp, Instagram und Facebook Anfragen eintreffen, wird aus einer einfachen Liste schnell eine Herausforderung.

Wachstum macht bestehende Schwachstellen sichtbarer.

Es verursacht sie nicht unbedingt.

Wann ist also der richtige Zeitpunkt für eine andere Lösung?

Nicht bei einer bestimmten Anzahl an Tieren.

Und auch nicht dann, wenn eure Excel-Datei eine bestimmte Zahl von Zeilen erreicht hat.

Der bessere Zeitpunkt ist gekommen, wenn die Verwaltung rund um eure Tabellen merklich mehr Arbeit erzeugt.

Zum Beispiel wenn ihr regelmäßig:

Informationen zusammensuchen müsst,

Daten mehrfach eintragt,

unterschiedliche Versionen abgleicht,

nach Zuständigkeiten fragt,

Chatverläufe durchsucht,

Dokumente den passenden Tieren zuordnen müsst,

bei Ausfall einzelner Personen Wissen verliert,

den aktuellen Stand einer Vermittlung erst rekonstruieren müsst.

Dann lohnt es sich, über eine zentrale Lösung nachzudenken.

Was sollte eine Alternative zu Excel besser machen?

Eine neue Software ist nicht automatisch eine Verbesserung.

Wenn ihr Excel ersetzt, nur um anschließend dieselben Tabellen in einer komplizierteren Oberfläche nachzubauen, habt ihr wenig gewonnen.

Eine sinnvolle Lösung sollte deshalb nicht nur Daten speichern.

Sie sollte Zusammenhänge abbilden.

Bei einem Tier sollten zum Beispiel die dazugehörigen Informationen erreichbar sein:

Gesundheit,
Dokumente,
Pflegestelle,
Interessenten,
Vermittlungsstatus,
Aufgaben
und relevante Vorgänge.

Genauso wichtig ist, dass mehrere Menschen damit arbeiten können, ohne erst eine Erklärung für jede einzelne Tabelle zu brauchen.

Denn das eigentliche Ziel lautet nicht:

Excel abschaffen.

Das Ziel lautet:

weniger suchen, weniger doppelt pflegen und den aktuellen Stand schneller verstehen.

Genau dieses Problem kennen wir selbst

Auch bei uns begann Digitalisierung nicht damit, dass plötzlich alles in einer großen Software lag.

Tierdaten wurden digital erfasst. Bluttests konnten besser gefunden werden. Verträge wurden vereinfacht und Informationen zu Adoptanten waren am Computer verfügbar.

Das hat bereits viel Arbeit erleichtert.

Mit der Zeit wurde aber trotzdem deutlich: Nur einzelne Abläufe zu digitalisieren reicht irgendwann nicht mehr.

Wenn Tierdaten hier liegen, Dokumente dort, Vermittlungsinformationen wieder woanders und zusätzlich Buchhaltung, Mitgliederverwaltung und interne Organisation dazukommen, entstehen neue Übergänge zwischen den einzelnen Lösungen.

Genau aus dieser Erfahrung ist später die Idee für Sheltra entstanden.

Sheltra soll deshalb nicht einfach eine schönere Tierliste sein.

Tiere, Menschen, Vermittlungen, Dokumente und interne Abläufe sollen miteinander verbunden werden, damit nicht das Team ständig zwischen verschiedenen Informationsquellen wechseln muss.

Bevor ihr Excel ersetzt: Macht diesen einfachen Test

Wenn ihr euch gerade fragt, ob eure Tabellen noch ausreichen, müsst ihr nicht direkt eine neue Software auswählen.

Nehmt euch stattdessen einmal einen ganz normalen Vorgang aus eurem Alltag.

Zum Beispiel eine aktuelle Vermittlung.

Und versucht folgende Fragen zu beantworten:

1. Wo stehen die wichtigsten Informationen zum Tier?

2. Wo finden wir die dazugehörigen Dokumente?

3. Wo sehen wir aktuelle Vermittlungsanfragen?

4. Wo steht, wer sich um den nächsten Schritt kümmert?

5. Können andere Teammitglieder das alles ohne Rückfrage herausfinden?

Wenn ihr dafür fünf verschiedene Orte öffnen und anschließend noch jemanden bei WhatsApp fragen müsst, habt ihr ziemlich wahrscheinlich bereits eure Antwort.

Dann ist Excel nicht plötzlich schlecht geworden.

Euer Verein ist schlicht an einem Punkt angekommen, an dem eine Tabelle nicht mehr alle Zusammenhänge abbilden kann.

Und das ist eigentlich etwas Positives.

Denn meistens bedeutet es:

Eure Arbeit ist gewachsen. Jetzt darf eure Organisation mitwachsen.