Neue Software im Tierschutzverein einführen: Wie nimmt man das ganze Team mit?

„Das klingt ja alles gut, aber unsere Leute machen da bestimmt nicht mit.“

Vielleicht ist genau das einer der ersten Gedanken, wenn ihr darüber nachdenkt, eure Vereinsarbeit mit einer neuen Software zu organisieren. Und ganz unrealistisch ist die Sorge nicht.

Im Tierschutz arbeiten Menschen mit ganz unterschiedlichen technischen Erfahrungen zusammen. Manche probieren neue Programme gerne aus. Andere sind froh, wenn WhatsApp und E-Mail funktionieren. Dazu kommt: Die meisten helfen ehrenamtlich und haben neben dem Verein noch Beruf, Familie und ein eigenes Leben.

Wenn dann plötzlich jemand sagt: „Ab nächster Woche machen wir alles anders.“, ist Begeisterung eher nicht garantiert.

Das bedeutet aber nicht, dass Digitalisierung im Team nicht funktionieren kann. Entscheidend ist vor allem, wie ihr die Veränderung angeht.

Das Problem ist häufig nicht die Software

Wenn Menschen einer neuen Lösung skeptisch gegenüberstehen, wird schnell angenommen: „Die sind einfach nicht technikaffin.“

Das greift meistens zu kurz. Hinter Widerstand stecken oft sehr nachvollziehbare Gedanken:

„Ich habe keine Zeit, mich da jetzt einzuarbeiten.“

„Unser bisheriges System funktioniert doch irgendwie.“

„Am Ende muss ich alles doppelt eintragen.“

„Ich möchte nichts kaputtmachen.“

„Ich brauche die Software vielleicht zweimal im Monat. Dafür lerne ich doch kein kompliziertes System.“

Und manchmal auch: „Wir haben schon einmal etwas Neues eingeführt und nach drei Wochen hat es keiner mehr benutzt.“

Das eigentliche Problem ist deshalb häufig nicht, dass Menschen grundsätzlich keine Software verwenden möchten. Sie müssen verstehen: Was wird dadurch für mich einfacher?

Fangt nicht mit „Wir haben eine neue Software“ an

Stellt ihr euch vor euer Team und sagt: „Wir führen jetzt ein neues Vereinsmanagementsystem ein.“ Klingt das erst einmal nach Arbeit.

Neue Logins.

Neue Oberfläche.

Neue Abläufe.

Neue Regeln.

Vielleicht sogar danach, dass jemand die nächsten zwei Stunden in einer Schulung verbringen muss. Interessanter wird dieselbe Veränderung, wenn ihr sie anders erklärt: „Wir möchten nicht mehr jedes Mal in der WhatsApp-Gruppe fragen müssen, wer sich um eine Vermittlungsanfrage kümmert.“

Oder: „Wir möchten, dass jeder die aktuellen Informationen zu einem Tier finden kann, ohne jemanden anrufen zu müssen.“

Oder: „Wir möchten Verträge und Tierdokumente nicht mehr zusammensuchen.“

Plötzlich geht es nicht mehr um Software. Es geht um ein Problem, das die Menschen selbst kennen. Die Software ist nur das Werkzeug.

Schritt 1: Startet mit einem echten Problem

Der einfachste Weg, ein Team für eine neue Arbeitsweise zu gewinnen, ist ein Bereich, bei dem der Nutzen schnell sichtbar wird.

Nicht: „Ab sofort läuft der ganze Verein darüber.“

Sondern beispielsweise: „Ab jetzt wollen wir unsere laufenden Vermittlungen an einer Stelle nachvollziehbar machen.“

Oder: „Wir starten damit, alle wichtigen Informationen zu unseren Tieren zentral zu pflegen.“

Oder: „Unsere Aufgaben und Zuständigkeiten sollen nicht mehr nur im Chat stehen.“

Je konkreter das Problem, desto leichter lässt sich später beurteilen, ob die neue Lösung tatsächlich hilft. Außerdem muss das Team nicht sofort seine komplette Arbeitsweise verändern. Das senkt die Einstiegshürde deutlich.

Schritt 2: Macht den persönlichen Nutzen sichtbar

Menschen interessieren sich selten dafür, dass eine Software „Prozesse optimiert“. Sie interessieren sich dafür, dass sie weniger Arbeit haben. Deshalb sollte jedes Teammitglied möglichst schnell verstehen, welchen Vorteil die neue Arbeitsweise im eigenen Alltag bringt.

Für die Vermittlung kann das heißen: „Du musst nicht mehr erst nachfragen, welche Interessenten es bereits gibt.“

Für die Pflegestelle: „Wichtige Informationen zum Tier sind an einem Ort dokumentiert.“

Für die Vereinsleitung: „Du musst nicht mehr jede Rückfrage selbst beantworten.“

Für neue Helfer: „Du kannst vieles selbst nachsehen, statt dich erst durch alte Chatnachrichten zu arbeiten.“

Das klingt simpel. Ist aber ein wichtiger Unterschied. Wenn Menschen nur hören, was sie künftig anders machen müssen, entsteht Widerstand. Wenn sie verstehen, welche nervige Arbeit dadurch wegfällt, wird die Veränderung greifbar.

Schritt 3: Nicht alles auf einmal umstellen

Ein häufiger Fehler bei neuen Systemen ist der Wunsch, direkt alles perfekt abzubilden.

Tierverwaltung.

Vermittlung.

Mitglieder.

Dokumente.

Aufgaben.

Dienstplanung.

Buchhaltung.

Kommunikation.

Am besten ab Montag.

Das klingt effizient.

Für das Team fühlt es sich schnell nach einem riesigen Projekt an. Dabei ist es meistens sinnvoller, mit wenigen zentralen Abläufen zu beginnen.

Zum Beispiel:

Phase 1

Tierdaten und Dokumente zentralisieren.

Phase 2

Vermittlungsanfragen und Interessenten abbilden.

Phase 3

Aufgaben und interne Abläufe ergänzen.

Wie genau die Reihenfolge aussieht, hängt natürlich von eurem Verein ab.

Wichtig ist nur:

Erst einen Bereich verständlich etablieren. Dann den nächsten.

So kann sich eine neue Arbeitsweise Stück für Stück entwickeln.

Schritt 4: Vermeidet Doppelarbeit

Wenig sorgt schneller für Ablehnung als dieser Satz: „Tragt es bitte erstmal weiterhin in Excel ein und zusätzlich schon in die neue Software.“ Für eine kurze Übergangsphase kann Doppelpflege manchmal notwendig sein. Sie sollte aber nicht zum Dauerzustand werden. Denn aus Sicht des Teams ist die Reaktion vollkommen verständlich: „Wieso soll ich jetzt mehr Arbeit haben als vorher?“

Wenn ihr einen Ablauf auf die neue Lösung umstellt, sollte deshalb möglichst klar sein: Wo wird diese Information künftig gepflegt?

Wenn Tierdaten zentral in einem neuen System stehen, sollte nicht parallel noch eine zweite „eigentlich aktuelle“ Excel-Liste existieren. Sonst beginnt genau das Problem erneut, das ihr eigentlich lösen wolltet: Mehrere Informationsquellen und die Frage, welche davon stimmt.

Schritt 5: Bestimmt ein oder zwei Ansprechpartner

Bei jeder Umstellung entstehen Fragen.

• „Wo finde ich das?“
• „Was muss ich hier eintragen?“
• „Kann ich etwas kaputtmachen?“
• „Was mache ich bei diesem Sonderfall?“

Deshalb hilft es, wenn am Anfang klar ist, wer solche Fragen beantwortet.

Wichtig ist dabei allerdings: Diese Person sollte nicht dauerhaft zum neuen Flaschenhals werden. Am Anfang kann sie helfen, Erfahrungen sammeln und typische Fragen beantworten. Wenn dieselben Fragen immer wieder auftauchen, sollte daraus anschließend eine einfache Erklärung oder ein klarerer Ablauf entstehen.

Das Ziel sollte sein: Das System wird mit der Zeit selbsterklärender und nicht die zuständige Person immer beschäftigter.

Schritt 6: Denkt besonders an die Menschen, die selten damit arbeiten

Im Tierschutz gibt es häufig Menschen, die jeden Tag im Verein aktiv sind. Und andere, die vielleicht nur einmal pro Woche, ein paar Stunden im Monat oder für bestimmte Aufgaben helfen. Genau diese Menschen werden bei Softwareeinführungen schnell vergessen.

Ein System kann für die Vereinsleitung vollkommen logisch sein, weil sie täglich damit arbeitet. Für jemanden, der sich nach drei Wochen wieder einloggt, sieht das anders aus. Deshalb sollte die Frage nicht nur lauten: „Können unsere Power-User damit arbeiten?“

Sondern: „Versteht auch jemand, der zwei Wochen nicht da war, was zu tun ist?“

Je weniger Vorwissen notwendig ist, desto besser funktioniert die Lösung im ehrenamtlichen Alltag.

Schritt 7: Erklärt nicht jede Funktion

Wenn eine Software 50 Funktionen bietet, müssen eure Helfer nicht am ersten Tag 50 Funktionen kennen. Sie müssen wissen, was sie brauchen.

Wer hauptsächlich bei Vermittlungen hilft, braucht zunächst die relevanten Schritte rund um Vermittlungen.

Wer sich um die Versorgung kümmert, braucht Informationen zu den Tieren.

Wer Dokumente erstellt, braucht wieder andere Bereiche.

Eine Einführung sollte deshalb möglichst nah an echten Aufgaben bleiben.

Nicht: „Hier links findet ihr Modul A, darunter Modul B und wenn ihr oben rechts klickt …“

Sondern: „Eine neue Anfrage kommt rein. So findet ihr das Tier. Hier seht ihr den aktuellen Stand. Und hier dokumentiert ihr den nächsten Schritt.“

Das lässt sich viel leichter merken.

Schritt 8: Hört auf die Rückmeldungen aus dem Team

Wenn jemand sagt: „Das ist umständlich.“, sollte die Antwort nicht automatisch sein: „Du musst dich nur daran gewöhnen.“

Vielleicht stimmt die Kritik.

Menschen, die jeden Tag mit einem bestimmten Ablauf arbeiten, erkennen oft sehr schnell, wo eine neue Lösung unnötige Schritte erzeugt.

Fragt deshalb nach:

• Was genau ist kompliziert?
• Welche Information fehlt?
• Welcher Schritt dauert länger als vorher?
• Was ist unverständlich?

Manchmal ist nicht die Software das Problem, sondern der vereinbarte Ablauf. Vielleicht werden zu viele Informationen verlangt. Vielleicht gibt es eine unnötige Freigabe. Vielleicht versucht ihr, einen alten Prozess eins zu eins digital abzubilden, obwohl er längst vereinfacht werden könnte.

Digitalisierung ist eine gute Gelegenheit, nicht nur das Werkzeug zu ändern.

Sondern auch zu fragen: Warum machen wir diesen Schritt eigentlich so?

Was ist mit den Menschen, die gar keine neue Software wollen?

Auch das kann passieren. Ein Teammitglied sagt: „Ich mache das weiterhin über WhatsApp.“ Dann sollte man zunächst verstehen, warum.

Ist die neue Lösung wirklich komplizierter?

Fehlt eine Erklärung?

Wurde der Nutzen nicht deutlich?

Oder ist es hauptsächlich Gewohnheit?

Gerade bei Gewohnheiten hilft oft keine lange Diskussion.

Es hilft Erfahrung. Wenn jemand nach einigen Wochen merkt: „Ah, ich muss tatsächlich nicht mehr bei drei Leuten nachfragen.“

oder: „Okay, das Dokument habe ich jetzt wirklich sofort gefunden.“, entsteht Akzeptanz häufig ganz von selbst.

Deshalb ist ein kleiner, gut funktionierender erster Anwendungsfall oft stärker als jede Präsentation über die Vorteile von Digitalisierung.

Eine neue Software sollte nicht von euren technischsten Menschen abhängen

Noch ein wichtiger Punkt: Wenn nur die technikaffinste Person im Verein versteht, wie das neue System funktioniert, habt ihr das alte Problem möglicherweise nur verschoben.

Vorher hing das Wissen an einer Person. Jetzt hängt zusätzlich die Software an einer Person. Das sollte nicht das Ziel sein.

Eine Lösung für den Tierschutz muss so aufgebaut sein, dass auch Menschen damit arbeiten können, die nicht den ganzen Tag vor einem Computer sitzen. Denn der Verein soll seine Arbeitsweise nicht an eine Software anpassen müssen.

Die Software muss zum Vereinsalltag passen.

Genau deshalb ist uns bei Sheltra der Einstieg wichtig

Sheltra soll nicht einfach im Verein freigeschaltet werden mit dem Hinweis: „Viel Erfolg.“

Uns ist wichtig, gemeinsam zu schauen, wie ein Verein aktuell arbeitet und wo ein sinnvoller Einstieg liegt. Denn nicht jeder Verein muss am ersten Tag alle Funktionen nutzen.

Vielleicht ist bei euch zuerst die Tierverwaltung entscheidend.

Vielleicht die Vermittlung.

Vielleicht die interne Organisation.

Sheltra soll Schritt für Schritt dabei helfen, zusammengehörende Informationen und Abläufe zentraler zu organisieren, ohne dass ihr euren gesamten Verein von heute auf morgen umbauen müsst.

Gerade wenn Menschen im Team wenig Erfahrung mit neuer Software haben, ist ein einfacher Einstieg wichtiger als eine möglichst lange Funktionsliste.

Woran merkt ihr, dass die Einführung funktioniert?

Nicht daran, dass irgendwann jeder seinen Login eingerichtet hat. Und auch nicht daran, dass möglichst viele Funktionen genutzt werden. Eine erfolgreiche Einführung merkt ihr im Alltag.

Zum Beispiel daran, dass:

weniger nach Informationen gefragt wird,

Dokumente schneller gefunden werden,

Zuständigkeiten klarer sind,

neue Helfer leichter verstehen, was passiert,

Informationen nicht mehr doppelt gepflegt werden,

Vermittlungen einfacher nachvollziehbar sind,

weniger Wissen nur bei einzelnen Personen liegt.

Wenn das passiert, hat die Software ihren Zweck erfüllt. Nicht weil euer Verein jetzt „digitaler“ aussieht. Sondern weil Menschen weniger Zeit mit Verwaltung verbringen.

Ein einfacher Start für euren Verein

Wenn ihr gerade überlegt, eine neue Software einzuführen, müsst ihr noch keinen perfekten Digitalisierungsplan erstellen.

Setzt euch mit zwei oder drei Menschen aus eurem Team zusammen und beantwortet zunächst diese Fragen:

1. Welcher Ablauf nervt uns aktuell am meisten?

2. Wer arbeitet regelmäßig damit?

3. Was soll für diese Menschen konkret einfacher werden?

4. Welche Informationen brauchen wir dafür wirklich?

5. Woran würden wir nach vier Wochen merken, dass es besser funktioniert?

Wenn ihr darauf klare Antworten habt, habt ihr bereits einen sehr guten Startpunkt.

Denn erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht damit, dass alle eure neue Software toll finden.

Sie beginnt damit, dass Menschen irgendwann sagen:

„Okay. Das ist tatsächlich einfacher als vorher.“