Tierschutzsoftware auswählen: Worauf sollte euer Verein wirklich achten?

Wer anfängt, nach einer passenden Software für einen Tierschutzverein zu suchen, landet ziemlich schnell bei langen Funktionslisten.

• Tierverwaltung,
• Vermittlungen,
• Pflegestellen,
• Dokumente,
• Mitglieder,
• Aufgaben,
• Finanzen,
• Kommunikation,
• you name it…

Die eine Lösung kann dies. Die nächste kann zusätzlich das. Und irgendwo gibt es noch 27 weitere Funktionen, von denen ihr vorher nicht einmal wusstet, dass ihr sie brauchen könntet.

Das Problem dabei: Die Software mit den meisten Funktionen ist nicht automatisch die beste Software für euren Verein. Entscheidend ist vielmehr, ob sie euren tatsächlichen Alltag einfacher macht. Denn was bringt euch ein riesiges System, wenn eure Helfenden es nicht benutzen? Was bringt eine perfekte Tierverwaltung, wenn eure Vermittlungen trotzdem in WhatsApp organisiert werden? Und was bringt eine günstige Lösung, wenn ihr nach sechs Monaten merkt, dass wichtige Abläufe gar nicht abgebildet werden können?

Bevor ihr verschiedene Anbieter vergleicht, solltet ihr deshalb zuerst etwas anderes tun: Euren eigenen Verein verstehen.

Bevor ihr Software vergleicht: Was wollt ihr eigentlich lösen?

„Wir brauchen eine Tierschutzsoftware“ ist noch keine wirkliche Anforderung. Interessanter wird es bei Aussagen wie:

• „Wir wollen Tierinformationen nicht mehr an fünf verschiedenen Stellen suchen.“
• „Wir verlieren den Überblick über Vermittlungsanfragen.“
• „Zu viel Wissen hängt bei uns an einzelnen Personen.“
• „Unsere Pflegestellen und Tiere werden inzwischen zu viele für unsere Excel-Listen.“
• „Wir möchten Verträge und Dokumente nicht ständig manuell erstellen und zusammensuchen.“

Genau daraus entstehen sinnvolle Anforderungen an eine Software.

Setzt euch deshalb vor der Suche einmal zusammen und schreibt die drei bis fünf größten organisatorischen Probleme auf, die euch aktuell regelmäßig Zeit kosten. Nicht die Probleme, die ihr vielleicht irgendwann einmal haben könntet.

Die Probleme, die ihr jetzt habt.

Diese Liste ist später viel wertvoller als jede Funktionsübersicht eines Anbieters.

1. Passt die Software wirklich zu Tierschutzabläufen?

Es gibt sehr gute allgemeine Vereinssoftware. Es gibt CRM-Systeme. Aufgabenmanagement. Dokumentenmanagement. Buchhaltungsprogramme. Und es gibt Software, die speziell für Tierschutzorganisationen entwickelt wurde.

Welche davon für euch sinnvoll ist, hängt davon ab, was ihr abbilden möchtet. Wenn ihr hauptsächlich Mitglieder und Beiträge verwalten wollt, braucht ihr möglicherweise gar keine spezielle Tierschutzsoftware.

Wenn aber Tiere, Pflegestellen, Interessenten, Vermittlungen, medizinische Informationen und Dokumente miteinander zusammenhängen, wird eine spezialisierte Lösung interessanter.

Schaut deshalb nicht nur darauf, welche Funktionen vorhanden sind. Schaut darauf, wie eure tatsächlichen Abläufe darin funktionieren.

Nehmt beispielsweise eine ganz normale Vermittlung:

Ein Interessent meldet sich für einen Hund. Könnt ihr die Anfrage dem Tier zuordnen? Seht ihr, welche anderen Anfragen bestehen? Könnt ihr den aktuellen Vermittlungsstand nachvollziehen? Lassen sich Vorkontrollen dokumentieren? Sind relevante Dokumente mit dem Vorgang verbunden? Ist klar, wer sich darum kümmert?

Genau solche praktischen Fragen sagen euch mehr als ein Häkchen neben „Vermittlungsmanagement“.

2. Sind zusammengehörende Informationen auch wirklich miteinander verbunden?

Das ist für uns eines der wichtigsten Kriterien. Denn viele Vereine arbeiten bereits digital.

• Die Tierdaten stehen in einer Tabelle.
• Dokumente liegen in der Cloud.
• Interessenten stehen in einem anderen System.
• Aufgaben werden über einen Chat verteilt.

Das Problem ist also häufig nicht, dass Informationen nicht digital vorhanden sind. Das Problem ist, dass sie getrennt voneinander existieren.

Eine gute Tierschutzsoftware sollte deshalb nicht einfach nur zehn einzelne digitale Listen anbieten.

Wenn ihr ein Tier öffnet, sollte möglichst nachvollziehbar sein, was zu diesem Tier gehört.

Zum Beispiel:

Stammdaten,

Gesundheitsinformationen,

Dokumente,

aktueller Aufenthalt oder Pflegestelle,

relevante Personen,

Vermittlungsanfragen,

Aufgaben,

bisheriger Verlauf.

Dasselbe gilt andersherum.

Wenn ihr einen Interessenten öffnet, sollte erkennbar sein, zu welchem Tier oder welcher Vermittlung er gehört.

Genau solche Verbindungen reduzieren später das Suchen.

3. Versteht euer Team die Software?

Dieser Punkt wird bei Softwarevergleichen erstaunlich schnell zweitrangig.

Man schaut auf Funktionen.

Auf Preise.

Auf technische Möglichkeiten.

Dabei entscheidet am Ende eine viel einfachere Frage: Benutzen eure Leute das System tatsächlich?

Im Tierschutz arbeiten Menschen mit sehr unterschiedlichen technischen Erfahrungen. Manche sitzen beruflich jeden Tag am Computer. Andere kümmern sich hauptsächlich um Tiere und wollen möglichst wenig Zeit mit Software verbringen.

Eine gute Lösung muss deshalb nicht nur für die Person verständlich sein, die sie auswählt.

Fragt euch auch: Kann unsere Vermittlerin damit arbeiten? Kann eine neue Helferin verstehen, wo sie Informationen findet? Findet sich jemand zurecht, der das System vielleicht nur einmal pro Woche nutzt? Braucht man für einfache Aufgaben jedes Mal eine Erklärung?

Die beste Funktionsliste bringt euch wenig, wenn am Ende nur zwei Menschen das System bedienen und der Rest weiterhin über WhatsApp arbeitet.

4. Funktioniert die Software dort, wo ihr arbeitet?

Tierschutz findet nicht nur an einem Schreibtisch statt. Menschen sitzen im Tierheim, beim Tierarzt, besuchen Pflegestellen, fahren Transporte oder stehen irgendwo mit einem Hund an der Leine und brauchen gerade eine Information.

Deshalb solltet ihr euch überlegen: Von wo aus müssen unsere Leute auf Informationen zugreifen können?

Braucht ihr ausschließlich einen festen Vereinsrechner? Oder sollen Teammitglieder auch von zu Hause, unterwegs oder über das Smartphone Informationen abrufen können? Müssen mehrere Menschen gleichzeitig arbeiten können?

Das klingt nach einer technischen Detailfrage. Im Alltag macht es aber einen großen Unterschied. Eine Information ist schließlich nur dann hilfreich, wenn die Person, die sie gerade braucht, auch darauf zugreifen kann.

5. Könnt ihr Zuständigkeiten und Zugriffe sinnvoll steuern?

Nicht jedes Teammitglied muss alles sehen oder bearbeiten können. Die Person, die bei Vermittlungen hilft, braucht andere Informationen als jemand aus der Buchhaltung. Eine Pflegestelle benötigt wiederum möglicherweise nur Informationen zu den Tieren, für die sie verantwortlich ist.

Deshalb sollte bei einer Software klar sein, welche Möglichkeiten es für Rollen und Berechtigungen gibt.

Fragt einen Anbieter konkret:

• Können wir festlegen, wer welche Bereiche sehen darf?
• Können unterschiedliche Teamrollen unterschiedliche Rechte bekommen?
• Was passiert, wenn jemand den Verein verlässt?
• Können Zugänge einfach entzogen oder angepasst werden?

Gerade wenn viele Ehrenamtliche miteinander arbeiten, sollte nicht jeder automatisch Zugriff auf jede Information erhalten.

6. Wie werden eure Daten geschützt?

Tierschutzvereine verwalten nicht nur Informationen zu Tieren. Sie speichern auch personenbezogene Daten.

Zum Beispiel von:

Interessenten,

Adoptanten,

Mitgliedern,

Pflegestellen,

Spendern,

Ehrenamtlichen.

Deshalb gehört Datenschutz zwingend in die Softwareauswahl. Lasst euch nicht nur mit einem kleinen „DSGVO-konform“-Hinweis auf einer Website abspeisen.

Fragt nach. Zum Beispiel:

• Wo werden die Daten gespeichert?
• Wie sind Zugriffe geregelt?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn dieser für die Nutzung erforderlich ist?
• Wie funktionieren Backups?
• Wie werden Daten übertragen und geschützt?
• Was passiert mit unseren Daten, wenn wir den Anbieter irgendwann wechseln?

Ihr müsst dafür keine IT-Experten werden. Ein seriöser Anbieter sollte solche Fragen verständlich beantworten können.

7. Was passiert mit euren bisherigen Daten?

Dieser Punkt wird gerne erst nach der Entscheidung interessant. Dann sitzt plötzlich jemand vor mehreren Excel-Dateien und denkt: „Und das tragen wir jetzt alles nochmal ein?“

Deshalb solltet ihr das vorher klären. Welche Daten habt ihr bereits?

• Tierdaten?
• Personen?
• Mitglieder?
• Pflegestellen?
• Dokumente?
• Bestehende Vermittlungen?
• Und welche davon lassen sich übernehmen?

Fragt den Anbieter beispielsweise:

• Können bestehende Daten importiert werden?
• Welche Dateiformate werden unterstützt?
• Müssen wir Daten vorher aufbereiten?
• Bekommen wir Unterstützung beim Umzug?

Nicht jeder Verein hat Tausende Datensätze. Trotzdem kann eine schlecht geplante Datenübernahme aus einer eigentlich sinnvollen Umstellung schnell eine ziemlich unbeliebte Aufgabe machen.

8. Wie sieht der Einstieg konkret aus?

Eine Software kann perfekt zu euren Anforderungen passen und trotzdem schlecht eingeführt werden. Deshalb würde ich beim Vergleich immer fragen: Was passiert nach unserer Entscheidung?

• Bekommt ihr nur einen Login?
• Gibt es eine Einführung?
• Gibt es verständliche Hilfestellungen?
• Habt ihr einen Ansprechpartner?
• Kann die Software zunächst mit einem Teil des Vereins getestet werden?
• Könnt ihr Schritt für Schritt starten?

Gerade im Ehrenamt ist das wichtig. Euer Team hat wahrscheinlich keine Woche Zeit für ein internes IT-Projekt. Die Software sollte möglichst schnell bei einem echten Problem helfen können.

9. Braucht ihr wirklich alle angebotenen Funktionen?

Eine lange Funktionsliste sieht beeindruckend aus. Sie kann aber auch dazu führen, dass ihr für Dinge bezahlt oder Komplexität in den Verein bringt, die ihr überhaupt nicht braucht.

Deshalb würde ich Anforderungen in drei Kategorien einteilen:

Muss vorhanden sein

Ohne diese Funktion löst die Software euer eigentliches Problem nicht.

Zum Beispiel: „Wir brauchen zwingend eine zentrale Tierakte.“

Wäre sehr hilfreich

Die Funktion würde euren Alltag verbessern, ist aber keine Voraussetzung.

Zum Beispiel: „Es wäre praktisch, wenn Dokumente direkt einem Tier zugeordnet werden könnten.“

Vielleicht irgendwann

Klingt interessant, spielt für eure aktuelle Entscheidung aber keine große Rolle.

Diese Unterscheidung schützt euch ziemlich gut vor dem klassischen: „Oh, diese Software kann viel mehr!“

Die bessere Frage lautet: „Kann sie das besonders gut, was wir wirklich brauchen?“

10. Was kostet die Software wirklich?

Natürlich spielt der Preis eine Rolle. Gerade im Tierschutz. Aber vergleicht nicht nur die große Zahl auf der Preisseite.

Schaut genauer hin:

• Wie viele Nutzer sind enthalten?
• Gibt es Grenzen bei Tieren oder Datensätzen?
• Welche Funktionen gehören zum Tarif?
• Welche kosten zusätzlich?
• Braucht ihr kostenpflichtige Erweiterungen?
• Gibt es Einrichtungs- oder Onboardingkosten?
• Ändert sich der Preis, wenn euer Verein wächst?

Und vor allem: Welches Problem spart euch die Software tatsächlich?

25 Euro im Monat können teuer sein, wenn ein System kaum genutzt wird. Dieselben 25 Euro können sehr günstig sein, wenn dadurch jeden Monat viele Stunden Such-, Abstimmungs- und Verwaltungsarbeit wegfallen.

Der Preis sollte deshalb immer gemeinsam mit dem Nutzen betrachtet werden.

11. Kann die Lösung mit eurem Verein mitwachsen?

Vielleicht betreut ihr heute 30 Tiere. In zwei Jahren sind es 100. Vielleicht arbeitet ihr heute zu fünft. Später kommen neue Pflegestellen oder weitere Teams dazu.

Ihr müsst keine Software für einen Verein auswählen, den es noch gar nicht gibt.

Aber es lohnt sich zu fragen: Was passiert, wenn wir wachsen?

• Können weitere Nutzer ergänzt werden?
• Kann die Lösung mehrere Teams oder Standorte abbilden?
• Lassen sich Zugriffsrechte später erweitern?
• Gibt es Begrenzungen, die für euch bald relevant werden könnten?

Ein Wechsel ist natürlich immer möglich. Aber wenn ihr ohnehin gerade eure Daten und Abläufe neu organisiert, ist es sinnvoll, zumindest ein paar Jahre nach vorne zu denken.

12. Könnt ihr eure Daten auch wieder herausbekommen?

Ein Punkt, den wir besonders wichtig finden: Eure Vereinsdaten gehören zu eurem Verein. Nicht zu einer Software.

Deshalb solltet ihr vor der Entscheidung wissen:

• Können wir unsere Daten exportieren?
• In welchem Format?
• Was passiert bei einer Kündigung?
• Wie lange können wir anschließend noch darauf zugreifen?

Niemand entscheidet sich für eine Software mit dem Plan, sie bald wieder zu verlassen. Trotzdem sollte ein System euch nicht dadurch binden, dass eure eigenen Daten kaum noch herauszubekommen sind.

13. Testet keinen perfekten Demo-Fall – testet euren Alltag

Wenn ihr die Möglichkeit habt, eine Software auszuprobieren oder euch zeigen zu lassen, würde ich nicht einfach durch alle Menüpunkte klicken.

Nehmt echte Situationen aus eurem Verein.

Zum Beispiel:

Fall 1: Ein neuer Hund kommt auf eine Pflegestelle.

Was müsst ihr erfassen?

Fall 2: Eine Interessentin meldet sich.

Wie wird daraus eine nachvollziehbare Vermittlung?

Fall 3: Die zuständige Person ist krank.

Findet jemand anderes trotzdem alle relevanten Informationen?

Fall 4: Ein Dokument wird in sechs Monaten wieder gebraucht.

Wo liegt es?

Fall 5: Eine neue Helferin kommt dazu.

Welche Informationen und Rechte bekommt sie?

Wenn eine Software solche alltäglichen Situationen gut abbildet, ist das wesentlich aussagekräftiger als eine beeindruckende Demo mit perfekten Beispieldaten.

Eine einfache Checkliste für eure Auswahl

Bevor ihr euch entscheidet, solltet ihr für eure Favoriten mindestens diese Fragen beantworten können:

• Passt die Software zu unseren tatsächlichen Tierschutzabläufen?
• Sind Tiere, Menschen, Vermittlungen und Dokumente sinnvoll miteinander verbunden?
• Können auch weniger technikaffine Teammitglieder damit arbeiten?
• Können wir von den Geräten und Orten darauf zugreifen, die wir im Alltag brauchen?
• Gibt es passende Rollen und Zugriffsrechte?
• Sind Datenschutz und Datensicherheit nachvollziehbar geregelt?
• Können wir bestehende Daten übernehmen?
• Werden wir beim Einstieg unterstützt?
• Bezahlen wir hauptsächlich für Funktionen, die wir wirklich brauchen?
• Kann die Lösung mit unserem Verein wachsen?
• Können wir unsere Daten jederzeit wieder exportieren?
• Konnten wir die Software mit echten Situationen aus unserem Vereinsalltag testen?

Wenn ihr diese Fragen beantworten könnt, seid ihr einer guten Entscheidung meistens schon deutlich näher.

Und welche Tierschutzsoftware ist nun die Beste?

Darauf gibt es keine ehrliche allgemeingültige Antwort.

Ein kleines Pflegestellennetzwerk hat andere Anforderungen als ein großes Tierheim. Ein Verein mit wenigen Vermittlungen braucht andere Prozesse als eine Organisation, die jeden Monat zahlreiche Tiere vermittelt.

Vielleicht reicht für euch aktuell sogar weiterhin Excel. Vielleicht braucht ihr nur eine bessere Tierverwaltung.

Oder ihr seid inzwischen an einem Punkt, an dem Tiere, Kontakte, Vermittlungen, Dokumente und interne Organisation stärker miteinander verbunden werden müssen.

Die beste Software ist deshalb nicht die Lösung mit den meisten Funktionen.

Es ist die Lösung, die zu eurem Verein, euren Menschen und euren tatsächlichen Problemen passt.

Wo Sheltra dabei ansetzt

Genau das ist auch unser Anspruch bei Sheltra.

Sheltra ist speziell für Tierschutzvereine und Rettungsorganisationen gedacht und soll zentrale Bereiche wie Tierverwaltung, Kontakte, Vermittlungen, Dokumente und interne Abläufe miteinander verbinden.

Dabei soll nicht jeder Verein vom ersten Tag an dasselbe Paket und jeden möglichen Prozess nutzen müssen. Für kleinere Vereine ist ein anderer Einstieg sinnvoll als für aktive Organisationen mit vielen Vermittlungen oder größere Verbünde. Auch zusätzliche Funktionen sollen dort ergänzt werden können, wo sie tatsächlich gebraucht werden.

Und genauso würden wir euch auch bei der Entscheidung beraten.

Wenn wir nach einem Gespräch feststellen, dass eure bisherige Lösung für euren aktuellen Vereinsalltag vollkommen ausreicht, ist das ebenfalls eine sinnvolle Antwort.

Eine neue Software sollte schließlich nicht eingeführt werden, weil man jetzt eben „digitalisieren muss“. Sondern weil sie euch tatsächlich Arbeit abnimmt.