Wenn im Tierschutzverein alles an einer Person hängt

„Frag am besten Anna, die weiß das.“

Ein Satz, der in vielen Vereinen wahrscheinlich öfter fällt, als er sollte. Anna weiß, welcher Hund bei welcher Pflegestelle lebt. Sie weiß, welche Interessentin schon eine Vorkontrolle hatte. Sie kennt den Tierarzttermin nächste Woche. Sie weiß, wo der aktuelle Vertrag liegt. Und wenn jemand nicht mehr weiterweiß, schreibt man eben kurz Anna. Das funktioniert. Teilweise sogar erstaunlich gut.

Bis Anna Urlaub hat. Oder krank ist. Oder einfach irgendwann keine Kapazität mehr hat, gleichzeitig Tiere zu versorgen, Nachrichten zu beantworten, Informationen weiterzugeben und nebenbei noch dafür zu sorgen, dass alle anderen wissen, was gerade passiert.

Wenn in einem Tierschutzverein sehr viel an einer Person hängt, ist das meistens nicht entstanden, weil jemand bewusst gesagt hat:

„Ab heute soll alles über mich laufen.“

Es passiert Stück für Stück. Und genau deshalb fällt oft erst spät auf, wie abhängig der Verein inzwischen von einzelnen Menschen geworden ist.

Wie entsteht diese Abhängigkeit überhaupt?

Tierschutz ist selten ordentlich planbar.

• Ein Tier muss kurzfristig aufgenommen werden.
• Eine Pflegestelle sagt ab.
• Ein Tierarzttermin wird dazwischengeschoben.
• Ein Interessent hat eine dringende Rückfrage.
• Ein Transport muss organisiert werden.

Und irgendjemand kümmert sich. Meistens die Person, die gerade erreichbar ist, Erfahrung hat und weiß, was zu tun ist.

Mit der Zeit landet bei ihr immer mehr Wissen.

Sie kennt die Abläufe.

Sie kennt die Tiere.

Sie weiß, mit wem gesprochen wurde.

Sie kennt die Besonderheiten einzelner Pflegestellen.

Sie weiß, welche Datei aktuell ist und welche Liste eigentlich niemand mehr benutzt.

Das ist zunächst unglaublich hilfreich. Denn statt lange nach einer Information zu suchen, kann das Team einfach fragen.

Das Problem ist nur: Je häufiger das passiert, desto stärker wird genau diese Person zum Mittelpunkt des gesamten Systems.

Das Problem ist nicht die Person

Das möchten wir ausdrücklich sagen.

Wenn im Verein alles an einer Person hängt, liegt das meistens nicht daran, dass sie keine Aufgaben abgeben möchte.

Im Gegenteil. Oft sind es genau die Menschen, die besonders viel Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass Dinge überhaupt funktionieren.

Sie springen ein.

Sie beantworten Rückfragen.

Sie erinnern andere.

Sie kontrollieren lieber noch einmal selbst, damit nichts verloren geht.

Und irgendwann merken sie: Wenn ich es nicht mache, bleibt es vielleicht liegen.

Das ist im Tierschutz besonders nachvollziehbar. Denn bei vielen Aufgaben geht es eben nicht darum, ob irgendeine Excel-Zeile korrekt ausgefüllt wurde.

Es geht um Tiere.

Um Medikamente.

Um Termine.

Um Vermittlungen.

Um Menschen, die auf Antworten warten.

Da fällt es schwer zu sagen: „Wird schon jemand machen.“

Also übernimmt eine Person immer mehr. Und genau dadurch entsteht langfristig die Abhängigkeit.

Woran merkt ihr, dass zu viel Wissen an einzelnen Personen hängt?

Manchmal ist es offensichtlich. Manchmal zeigt es sich nur in kleinen Situationen.

Zum Beispiel wenn Sätze fallen wie:

„Das weiß nur Anna.“

„Frag Tom, der hat mit der Pflegestelle geschrieben.“

„Ich glaube, Nadine hat den Vertrag irgendwo.“

„Da müssen wir warten, bis sie wieder da ist.“

„Ich mache es lieber schnell selbst.“

Ein weiteres Warnzeichen ist, wenn Teammitglieder zwar grundsätzlich mitarbeiten können, für viele Schritte aber ständig Rückfragen stellen müssen.

Nicht weil sie unfähig sind, sondern weil ihnen der Kontext fehlt.

• Was wurde bereits besprochen?
• Was ist der aktuelle Stand?
• Welche Entscheidung wurde getroffen?
• Wo liegen die dazugehörigen Informationen?
• Was passiert als Nächstes?

Wenn diese Antworten hauptsächlich in Chatverläufen, privaten Notizen oder im Kopf einer Person stecken, kann das Team kaum selbstständig handeln.

Ein typisches Beispiel: Eine Vermittlung

Nehmen wir einen Hund, der vermittelt werden soll. Eine Interessentin meldet sich. Eine Person aus dem Verein beantwortet die Anfrage und führt das erste Gespräch. Später übernimmt jemand anderes die Vorkontrolle. Die Pflegestelle liefert zusätzliche Informationen zum Verhalten des Hundes. Eine weitere Person erstellt den Vertrag. Das klingt eigentlich nach guter Teamarbeit.

Aber nur dann, wenn alle Beteiligten nachvollziehen können, was bisher passiert ist.

Wenn das erste Gespräch nur in einem privaten WhatsApp-Chat stattgefunden hat, die Informationen der Pflegestelle per Sprachnachricht kamen und die Vorkontrolle in einer separaten Datei dokumentiert wurde, fehlt plötzlich die Verbindung.

Dann braucht es wieder jemanden, der alles zusammenführen kann. Und sehr häufig ist das dieselbe Person wie immer.

„Aber wir sprechen doch miteinander“

Natürlich. Und Kommunikation ist wichtig.

Das Problem entsteht nicht dadurch, dass Menschen miteinander sprechen. Das Problem entsteht, wenn Weitergabe die einzige Möglichkeit ist, an Informationen zu kommen.

Wenn jedes Teammitglied für einen aktuellen Stand erst jemand anderen fragen muss, kostet das auf beiden Seiten Zeit.

Eine kurze Nachricht klingt harmlos: „Weißt du, ob Luna schon eine Vorkontrolle hatte?“

Aber dann kommt die nächste. „Wer hatte nochmal mit der Interessentin gesprochen?“

Und später: „Wo finde ich ihren Fragebogen?“

Jede einzelne Rückfrage dauert vielleicht nur wenige Minuten. Wenn aber viele Tiere, Vermittlungen und Teammitglieder zusammenkommen, wird eine Person irgendwann zum persönlichen Informationssystem des Vereins.

Und das ist auf Dauer weder für diese Person noch für den Verein besonders gesund.

Was passiert, wenn diese Person ausfällt?

Genau hier zeigt sich, wie stabil eure Organisation wirklich ist.

Stellt euch vor, die Person, die bei euch besonders viele Fäden zusammenhält, wäre ab morgen zwei Wochen nicht erreichbar.

Könnte euer Team trotzdem herausfinden:

welche Tiere aktuell wo untergebracht sind?

welche Medikamente oder Termine anstehen?

welche Interessenten gerade im Vermittlungsprozess sind?

was bereits mit ihnen besprochen wurde?

welche Aufgaben offen sind?

wer für welchen Vorgang zuständig ist?

wo relevante Dokumente liegen?

welche Entscheidungen zuletzt getroffen wurden?

Wenn ihr bei mehreren Punkten denkt:

„Das wäre schwierig.“

dann habt ihr einen ziemlich guten Hinweis darauf, wo Wissen bislang zu stark an Personen statt an Strukturen gebunden ist.

Wissen zu teilen bedeutet nicht, dass jeder alles wissen muss

Eine mögliche Reaktion darauf ist:

„Dann müssen wir eben alle besser informieren.“

Das kann aber schnell ins andere Extrem führen.

Denn niemand im Verein möchte jeden Tag 70 Nachrichten lesen, nur damit theoretisch alle über alles Bescheid wissen.

Das Ziel ist nicht, jede Information an jeden Menschen weiterzugeben.

Das Ziel ist:

Die richtige Information sollte dort liegen, wo die Person sie findet, wenn sie sie braucht.

Wer sich um eine Vermittlung kümmert, sollte sehen können, was bereits passiert ist.

Wer ein Tier versorgt, braucht die relevanten Informationen zu diesem Tier.

Wer eine Aufgabe übernimmt, sollte wissen, was zu tun ist und bis wann.

Und wer Verantwortung abgibt, sollte nicht anschließend trotzdem jede Kleinigkeit kontrollieren müssen.

Das ist etwas anderes als eine große WhatsApp-Gruppe, in der einfach alles geteilt wird.

Schritt 1: Macht unsichtbares Wissen sichtbar

Ein guter Anfang ist, einmal bewusst darauf zu achten, welche Informationen bei euch hauptsächlich im Kopf einzelner Menschen liegen.

Fragt euch:

Welche Dinge werden besonders häufig bei derselben Person nachgefragt?

Das können ganz unterschiedliche Themen sein.

Zum Beispiel:

aktuelle Vermittlungsstände,

Besonderheiten bestimmter Tiere,

Ansprechpartner,

Pflegestellen,

Verträge,

Tierarztinformationen,

Termine,

interne Abläufe,

Zugang zu bestimmten Dokumenten,

Zuständigkeiten.

Schreibt diese Dinge ruhig einmal auf.

Oft erkennt man dabei schnell:

Das eigentliche Problem ist gar nicht, dass eine Person „zu viel macht“.

Sie besitzt schlicht Informationen, die andere für ihre Arbeit brauchen.

Schritt 2: Dokumentiert Vorgänge dort, wo sie hingehören

Nicht jede Information braucht ein eigenes Dokument.

Und bitte legt auch nicht für jede Kleinigkeit eine neue Excel-Liste an.

Entscheidend ist, dass Informationen einen nachvollziehbaren Ort bekommen.

Wenn es um ein Tier geht, sollte die Information möglichst beim Tier zu finden sein.

Wenn es um eine Vermittlung geht, sollte sie zum Vermittlungsvorgang gehören.

Wenn es um eine Aufgabe geht, sollte klar sein, wer verantwortlich ist und was der aktuelle Stand ist.

Damit verändert sich eine wichtige Sache: Menschen müssen Informationen nicht mehr voneinander bekommen.

Sie können sie selbst finden. Das klingt nach einem kleinen Unterschied. Im Alltag ist er riesig.

Schritt 3: Macht Zuständigkeiten sichtbar

Ein weiterer Grund für viele Rückfragen ist fehlende Klarheit darüber, wer eigentlich verantwortlich ist.

„Kann sich jemand darum kümmern?“, funktioniert im Chat manchmal.

Manchmal aber eben auch nicht. Denn fünf Menschen lesen die Nachricht und alle denken:

Bestimmt macht es jemand anderes.

Besser ist eine konkrete Zuständigkeit.

• Wer übernimmt die Vorkontrolle?
• Wer antwortet dem Interessenten?
• Wer vereinbart den Tierarzttermin?
• Wer kümmert sich um den Vertrag?

Das bedeutet nicht, dass Vereinsarbeit plötzlich bürokratisch werden muss.

Im Gegenteil. Eine klare Zuständigkeit erspart häufig genau die Abstimmung, die sonst zusätzlichen Aufwand verursacht.

Schritt 4: Baut Abläufe, die nicht erklärt werden müssen

Je komplizierter ein interner Ablauf ist, desto häufiger braucht es Menschen, die ihn erklären.

Wenn nur eine Person weiß:

welche Datei geöffnet werden muss,

welche Farbe welchen Status bedeutet,

wem anschließend eine Nachricht geschickt werden muss,

wo danach etwas dokumentiert wird,

dann lässt sich dieser Ablauf kaum sinnvoll abgeben.

Ein guter Prozess sollte auch für jemanden verständlich sein, der ihn nicht jeden Tag durchführt.

Das ist besonders im Ehrenamt wichtig. Menschen helfen unterschiedlich häufig.

Sie haben Berufe, Familien und andere Verpflichtungen. Niemand sollte nach zwei Wochen Pause das Gefühl haben, erst 300 Nachrichten nachlesen zu müssen, um wieder zu verstehen, was passiert ist.

Verantwortung abgeben wird leichter, wenn Informationen nicht mit abgegeben werden müssen

Das ist vielleicht einer der wichtigsten Punkte.

Aufgaben zu delegieren ist schwierig, wenn man gleichzeitig sein gesamtes Wissen dazu weitergeben muss. Dann ist es oft schneller, die Sache selbst zu erledigen.

Genau daraus entsteht der bekannte Satz: „Bevor ich das alles erkläre, mache ich es schnell selbst.“

Das funktioniert kurzfristig wunderbar. Langfristig sorgt es dafür, dass immer mehr bei derselben Person landet.

Wenn Informationen, bisherige Schritte und Zuständigkeiten dagegen nachvollziehbar dokumentiert sind, wird Übergabe deutlich einfacher.

Dann bedeutet: „Kannst du diese Vermittlung übernehmen?“

nicht gleichzeitig: „Ich erkläre dir jetzt erst einmal 20 Minuten, was in den letzten drei Wochen passiert ist.“

Genau hier kann Digitalisierung wirklich entlasten

Digitale Organisation sollte nicht dazu führen, dass eure Vereinsleitung anschließend zusätzlich noch eine Software pflegen muss.

Sie sollte das Gegenteil bewirken.

Informationen sollen für das Team dort verfügbar sein, wo sie gebraucht werden.

Genau deshalb ist bei Sheltra nicht nur die Tierverwaltung wichtig.

Tiere, Kontakte, Vermittlungen, Dokumente, Aufgaben und Zuständigkeiten sollen miteinander verbunden sein.

Wenn jemand eine Vermittlung übernimmt, soll der bisherige Verlauf nachvollziehbar sein.

Wenn jemand Informationen zu einem Tier braucht, soll nicht erst die Person angerufen werden müssen, die „alles weiß“.

Und wenn eine Aufgabe abgegeben wird, soll auch klar sein, was bereits passiert ist und was als Nächstes ansteht.

Nicht, weil Software menschliche Abstimmung ersetzen soll.

Sondern weil Menschen ihre begrenzte Zeit nicht damit verbringen sollten, Informationen ständig erneut weiterzugeben.

Vielleicht seid ihr selbst gerade diese Person

Wenn du diesen Artikel liest und bei mehreren Punkten denkst: „Ja. Genau so ist es bei uns.“,

dann bist du möglicherweise selbst die Person, bei der viele Fäden zusammenlaufen.

Vielleicht weißt du bei fast jedem Tier, was gerade los ist.

Vielleicht wirst du im Team ständig gefragt.

Vielleicht denkst du regelmäßig: „Wenn ich es nicht mache, geht es unter.“

Das zeigt vor allem, wie viel Verantwortung du aktuell trägst.

Aber ein Verein sollte nicht darauf angewiesen sein, dass ein Mensch dauerhaft alles auffängt.

Gute Strukturen bedeuten nicht, Verantwortung abzugeben und sich weniger zu kümmern.

Sie sorgen dafür, dass Verantwortung überhaupt sinnvoll auf mehrere Schultern verteilt werden kann.

Ein einfacher Test für euren Verein

Stellt euch zum Schluss eine einzige Frage: Wenn die Person, die bei uns am meisten weiß, ab morgen zwei Wochen nicht erreichbar wäre – was würde schwierig werden?

Schreibt die Antworten auf.

Vielleicht sind es Vermittlungen.

Vielleicht Tierinformationen.

Vielleicht Dokumente.

Vielleicht Aufgaben.

Vielleicht interne Absprachen.

Genau dort solltet ihr anfangen. Nicht mit dem Ziel, einen perfekten Verein aufzubauen. Sondern mit dem Ziel, dass wichtige Informationen und Abläufe nicht davon abhängen, dass immer dieselbe Person erreichbar ist. Denn am Ende sollte ein gutes System eure engagiertesten Menschen unterstützen.

Nicht dafür sorgen, dass ohne sie gar nichts mehr funktioniert.