Tierschutzverein digitalisieren: Wo fängt man eigentlich an?

Tierdaten in Excel, Absprachen über WhatsApp, Dokumente in der Cloud, Anfragen per E-Mail und vielleicht noch ein gemeinsamer Kalender für Termine.

Eigentlich arbeitet ihr doch längst digital, oder?

Und trotzdem wird regelmäßig gefragt:

„Wo finde ich das nochmal?“

„Hat der Interessent schon eine Antwort bekommen?“

„Wer kümmert sich eigentlich darum?“

„Wo ist der Bluttest von dem Hund?“

„Ist das noch aktuell?“

Genau hier liegt ein wichtiger Unterschied: Digital zu arbeiten bedeutet nicht automatisch, gut organisiert zu sein.

Ein Tierschutzverein kann fast vollständig ohne Papier arbeiten und trotzdem jeden Tag viel Zeit damit verbringen, Informationen zu suchen, Dinge doppelt einzutragen oder sich durch verschiedene Chats und Dateien zu arbeiten.

Wenn ihr euren Tierschutzverein digitalisieren möchtet, sollte es deshalb nicht darum gehen, möglichst viele neue Tools einzuführen.

Es geht darum, euren Alltag einfacher zu machen.

Wo sollte Digitalisierung im Tierschutz anfangen?

Am besten nicht mit der Frage: „Welche Software brauchen wir?“

Sondern mit: „Wo verlieren wir gerade unnötig Zeit und Überblick?“

Denn jeder Verein arbeitet anders. Ein kleiner Verein mit wenigen Tieren und einem eingespielten Team hat andere Anforderungen als eine Organisation mit mehreren Pflegestellen, vielen Vermittlungen und verschiedenen Zuständigkeiten.

Bevor ihr also beginnt, bestehende Abläufe komplett umzustellen, lohnt sich ein Blick auf euren tatsächlichen Alltag.

Fragt euch zum Beispiel:

• Welche Informationen müssen wir regelmäßig suchen?
• Welche Daten tragen wir an mehreren Stellen ein?
• Wo entstehen besonders viele Rückfragen?
• Welche Aufgaben bleiben manchmal liegen?
• Welche Abläufe funktionieren nur, weil eine bestimmte Person genau weiß, was zu tun ist?
• Was passiert, wenn diese Person im Urlaub oder krank ist?
• Wo verlieren wir bei Vermittlungen oder Anfragen besonders viel Zeit?

Oft werden dadurch ziemlich schnell die Stellen sichtbar, an denen Digitalisierung wirklich helfen kann.

Schritt 1: Schaut euch eure wichtigsten Abläufe an

Tierschutz besteht aus vielen einzelnen Aufgaben, die miteinander zusammenhängen.

Ein Tier wird aufgenommen. Informationen zur Herkunft werden dokumentiert. Es wird medizinisch versorgt. Vielleicht kommt es auf eine Pflegestelle. Fotos und Informationen werden für die Vermittlung vorbereitet. Interessenten melden sich. Eine Vorkontrolle wird organisiert. Ein Vertrag wird erstellt. Das Tier zieht um. Später findet vielleicht noch eine Nachkontrolle statt.

Und währenddessen laufen weiterhin Termine, Transporte, Nachrichten, Rechnungen, Dokumente und interne Aufgaben.

Schaut euch einmal an, wie solche Abläufe bei euch tatsächlich funktionieren.

Nicht so, wie sie theoretisch funktionieren sollten. Sondern so, wie sie an einem normalen Dienstag wirklich ablaufen.

Nehmen wir eine Vermittlungsanfrage als Beispiel.

Eine Person schreibt euch über Instagram und interessiert sich für einen Hund.

Was passiert danach?

• Muss jemand zunächst in einer Excel-Tabelle nachsehen, ob der Hund noch verfügbar ist?
• Wird anschließend über WhatsApp nachgefragt, wer aktuell für ihn zuständig ist?
• Liegt der Fragebogen des Interessenten irgendwo im E-Mail-Postfach?
• Und wird später in einem anderen Dokument festgehalten, dass bereits eine Vorkontrolle geplant wurde?

Wenn ja, habt ihr bereits einen guten Ansatzpunkt gefunden.

Nicht weil Excel, WhatsApp oder E-Mail grundsätzlich schlechte Werkzeuge wären.

Sondern weil ein einzelner Vorgang über zu viele verschiedene Orte verteilt ist.

Schritt 2: Findet eure Informationsinseln

In vielen Vereinen entstehen mit der Zeit sogenannte Informationsinseln.

Das passiert meistens nicht absichtlich. Ein neues Problem entsteht und dafür wird schnell eine praktische Lösung gefunden.

Tierdaten? Excel.

Absprachen? WhatsApp.

Dokumente? Cloud-Ordner.

Termine? Kalender.

Vermittlungsanfragen? E-Mail und Social Media.

Verträge? Word und PDF.

Jede einzelne Lösung kann für sich vollkommen sinnvoll sein. Schwierig wird es, wenn Informationen zusammengehören, aber getrennt voneinander gepflegt werden.

So kann es zum Beispiel aussehen:

Information	Liegt möglicherweise in
Tierdaten	Excel
Bluttests und Befunde	Cloud oder Ordner
Vermittlungsanfragen	E-Mail, WhatsApp, Instagram
Informationen zur Pflegestelle	Excel und Chat
Aufgaben	WhatsApp oder im Kopf
Verträge	Word, PDF oder Papierordner
Termine	Kalender und Chat

Dann existieren die Informationen zwar. Man muss nur wissen, wo.

Solange ein Verein klein ist und dieselben zwei oder drei Menschen alles organisieren, kann das erstaunlich lange funktionieren.

Mit mehr Tieren, mehr Helfern, mehr Pflegestellen und mehr Vermittlungen wird daraus allerdings schnell ein System, das hauptsächlich deshalb funktioniert, weil einzelne Menschen sehr viel Wissen im Kopf behalten. Und genau das kostet Energie.

Schritt 3: Fangt nicht überall gleichzeitig an

Wenn ihr bei der Bestandsaufnahme feststellt, dass bei euch an vielen Stellen Verbesserungsbedarf besteht, müsst ihr trotzdem nicht den gesamten Verein auf einmal umstellen.

Im Gegenteil.

Der Gedanke „Wir müssen jetzt alles digitalisieren“ macht aus einem sinnvollen Projekt schnell eine riesige zusätzliche Aufgabe.

Sucht euch zunächst einen Bereich aus, der euch im Alltag besonders häufig Zeit kostet.

Zum Beispiel: „Wir möchten alle wichtigen Informationen zu unseren Tieren an einem Ort haben.“

Oder: „Wir möchten Vermittlungsanfragen nicht mehr über mehrere Chats und Postfächer zusammensuchen.“

Oder: „Wir möchten Aufgaben so verteilen, dass nicht ständig nachgefragt werden muss, wer sich um was kümmert.“

Wenn dieser Bereich funktioniert, könnt ihr den nächsten angehen. Digitalisierung muss kein großer Umbruch sein.

Sie kann auch bedeuten, einen nervigen Ablauf nach dem anderen einfacher zu machen.

Wann reichen Excel, WhatsApp und einzelne Tools nicht mehr aus?

Das lässt sich nicht an einer bestimmten Vereinsgröße festmachen.

Auch ein kleiner Verein kann sehr komplex arbeiten. Gleichzeitig kann eine größere Organisation mit guten Strukturen erstaunlich lange mit einfachen Werkzeugen zurechtkommen. Es gibt aber einige typische Warnzeichen.

Zum Beispiel, wenn:

• dieselben Informationen an mehreren Stellen gepflegt werden,
• regelmäßig nach dem aktuellen Stand gefragt werden muss,
• wichtige Absprachen in langen Chatverläufen verschwinden,
• neue Helfer Informationen nicht selbstständig finden,
• bestimmte Vorgänge nur von einer Person vollständig verstanden werden,
• bei Urlaub oder Krankheit plötzlich wichtiges Wissen fehlt,
• Dokumente regelmäßig gesucht werden müssen,
• Tierdaten, Interessenten und Vermittlungsinformationen getrennt voneinander liegen,
• zusätzliche Tiere oder Helfer automatisch zu deutlich mehr Organisationsaufwand führen.

Spätestens dann lohnt sich die Frage: Brauchen wir wirklich noch ein weiteres einzelnes Tool oder brauchen wir eine zentrale Struktur?

Das ist ein wesentlicher Unterschied.

Ein zusätzliches Werkzeug kann ein einzelnes Problem lösen.

Eine zentrale Lösung versucht dagegen, die Dinge miteinander zu verbinden, die im Vereinsalltag ohnehin zusammengehören.

Digitalisierung sollte euch Arbeit abnehmen – nicht neue machen

Das klingt selbstverständlich, wird bei Digitalisierungsprojekten aber schnell vergessen.

Eine neue Lösung bringt wenig, wenn anschließend noch mehr Daten gepflegt werden müssen als vorher.

Oder wenn nur eine einzige Person versteht, wie das neue System funktioniert.

Oder wenn Helfer aus Angst vor Fehlern lieber weiterhin ihre privaten Excel-Listen führen.

Deshalb sollte eine digitale Lösung zu eurem tatsächlichen Vereinsalltag passen. Nicht andersherum.

Gerade im ehrenamtlichen Tierschutz muss sie einfach genug sein, dass Menschen sie neben Beruf, Familie, Versorgung der Tiere und allen anderen Verpflichtungen tatsächlich nutzen können.

Das Ziel sollte nicht sein, den technisch modernsten Verein zu haben. Das Ziel ist, weniger Zeit mit Suchen, Nachfragen, Übertragen und Organisieren zu verbringen.

Und was hat Sheltra damit zu tun?

Genau diese Fragen waren einer der Gründe, warum Sheltra entstanden ist.

Die Idee dazu kam nicht aus der Theorie, sondern aus der eigenen Arbeit im Tierschutz.

Tierdaten waren teilweise bereits digital vorhanden. Trotzdem mussten Bluttests gesucht, Verträge erstellt, Adoptantendaten verwaltet und Informationen aus verschiedenen Stellen zusammengetragen werden.

Später kamen weitere Themen wie Mitgliederverwaltung, Buchhaltung und Vereinsorganisation hinzu. Dabei wurde immer deutlicher: Nur weil Informationen digital sind, sind sie noch lange nicht sinnvoll miteinander verbunden.

Sheltra soll deshalb Tiere, Kontakte, Vermittlungen, Dokumente, Kommunikation und interne Abläufe an einem Ort zusammenbringen.

Nicht damit ein Verein möglichst viel Software benutzt. Sondern damit im Alltag weniger gesucht, doppelt gepflegt und improvisiert werden muss.

Also: Wo solltet ihr anfangen?

Nicht beim größten Problem, das euer Verein irgendwann einmal lösen könnte. Sondern bei einem Problem, das euch heute regelmäßig Zeit kostet.

Schreibt für euren Verein einmal drei Dinge auf:

1. Wo suchen wir ständig Informationen?

2. Wo müssen wir besonders häufig nachfragen?

3. Welche Aufgabe oder welcher Ablauf hängt zu stark an einer einzelnen Person?

Wenn ihr darauf konkrete Antworten habt, habt ihr bereits einen ziemlich guten Ausgangspunkt für eure Digitalisierung.

Und dann geht ihr Schritt für Schritt weiter. Denn am Ende sollte Digitalisierung im Tierschutz vor allem eines tun: Euch mehr Zeit für die Arbeit geben, wegen der ihr überhaupt angefangen habt – die Tiere.